Instruções de uso do FEC: nunca mais tenha medo de uma auditoria fiscal!

Como parte da digitalização das práticas, há a questão das auditorias fiscais. As empresas têm várias obrigações a cumprir. Uma delas é a geração de um FEC, um arquivo computadorizado que lista todos os lançamentos contábeis, a ser enviado às autoridades fiscais em caso de auditoria.

Mas o que exatamente é o FEC, para que ele é usado e como pode ser gerado em total conformidade? Quando e como ela deve ser enviada às autoridades fiscais?

Respondemos a todas as suas perguntas para tornar o FEC uma simples formalidade.

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O que é a FEC?

Para que serve o FEC?

O FEC, ou arquivo de lançamentos contábeis, é um documento de computador que contém todos os registros do sistema contábil da sua empresa relacionados à sua atividade comercial.

Como parte de sua contabilidade desmaterializada, você pode estar sujeito a uma auditoria das autoridades fiscais. É provável que a Direção Geral de Finanças Públicas (DGFiP) lhe envie :

• um aviso de verificação contábil (verifique no site da sua empresa),
• ou um aviso de exame contábil (controle remoto),

ao qual você deve responder com o FEC. Esse arquivo deve transcrever todos os lançamentos contábeis dos exercícios financeiros indicados no aviso que você recebeu.

☝️ Ele também deve estar em conformidade com normas específicas, em vigor desde 1º de janeiro de 2014 e atualizadas em 1º de janeiro de 2017.

Informações a serem incluídas no FEC

O arquivo de lançamentos contábeis deve mostrar todos os diários existentes, incluindo lucros acumulados e estoques, ou seja, :

• lançamentos de depreciação
• entradas para a alienação de ativos fixos
• lançamentos de depreciação
• entradas de inventário
• entradas de provisão,
• transações de ajuste.

Para ajudá-lo a entender melhor, aqui está uma lista dos campos específicos e padronizados que devem aparecer no seu arquivo de lançamentos contábeis:

Outros campos podem ser adicionados, como a data de pagamento e a forma de pagamento, por exemplo.

Dica: no caso de dados desconhecidos, é importante deixar os campos vazios em seu arquivo de lançamentos contábeis (FEC). Não os preencha com zeros ou espaços.

Exemplo de um arquivo FEC

Aqui está um exemplo de um arquivo de lançamentos contábeis:

FEC: os requisitos contábeis para conformidade

Quais empresas são afetadas pelo FEC?

O FEC diz respeito a todas as empresas sujeitas a um regime tributário real, ou seja, aquelas :

• sujeitas ao imposto sobre as sociedades (IS) ou ao imposto de renda (IR),
• BIC (lucros industriais e comerciais),
• BNC (lucros não comerciais),
• ou agrícolas.

☝️ Os microempresários são as únicas pessoas que estão isentas da obrigação de manter registros contábeis.

Quais são as penalidades?

Se uma empresa não apresentar sua FEC, ela estará sujeita a uma multa de € 5.000.

E se a empresa apresentar uma FEC que não esteja em conformidade, estará sujeita a pagar 10% dos impostos devidos pelo contribuinte. Esses 10% são reduzidos para um mínimo de € 5.000.

Quando e como o arquivo de registros contábeis deve ser apresentado?

• No caso de uma auditoria no local, o arquivo de registros contábeis deve ser fornecido ao auditor durante a visita no local em formato eletrônico, em uma mídia física: chave USB, disco rígido externo, DVD ou CD.
  
• No caso de uma auditoria remota, a empresa envia o FEC ao auditor dentro de 15 dias do recebimento da notificação de exame por meios eletrônicos ou por correio registrado, em um pen drive, por exemplo.

ℹ️️ As autoridades fiscais têm um período de três meses para realizar o exame e decidir se é necessário ou não um ajuste. Se for feito um ajuste, a multa será cobrada.

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Dicas para produzir uma FEC padrão

• Gere a FEC no final de cada ano fiscal, ao mesmo tempo em que você apresenta sua declaração de imposto de renda, independentemente de ser solicitado a fazê-lo ou não. Como os prazos no caso de uma auditoria são relativamente curtos, você terá menos estresse.
  
  
• Teste a conformidade de seu FEC, ou seja, analise seu arquivo antes da auditoria ou do exame pelo auditor. Há ferramentas disponíveis para essa finalidade:
• A DGFiP oferece um software gratuito para download, Test Compta Demat, para verificar a validade de sua FEC e sua conformidade com os padrões codificados no Artigo A.47 A-1 do Livro de Procedimentos Fiscais.
  
  
• A FEC também pode ser verificada por meio de um software de controle contábil , como o Alto 2, para destacar quaisquer anomalias. É importante cumprir rigorosamente o formato solicitado para evitar qualquer risco de multa por não conformidade.
  
  
• Alguns pacotes de software de contabilidade e ERP permitem que você use um "modo de neblina" para verificações internas. Como isso funciona? Para produzir contas "provisórias", inserindo registros "provisórios" (e, portanto, extraindo um FEC). Essa é uma boa maneira de a empresa verificar antecipadamente as anomalias contábeis e corrigi-las.
  
• Certificar-se de cumprir todas as possíveis exigências inerentes à CFCI (inspeção fiscal da contabilidade computadorizada):
  • documentação do sistema de informações
  • identificação de fluxos críticos
  • retenção de dados, etc.
    
• Se você faz sua própria contabilidade, certifique-se de que sua ferramenta de contabilidade seja capaz de gerar o FEC na primeira solicitação, ou que seu contador o gere, se necessário. As soluções adequadas incluem:
  • O Sage 50cloud Ciel, que está em conformidade com os requisitos legais, é dedicado a VSEs e PMEs. A solução permite que a contabilidade computadorizada seja controlada, que a FEC seja gerada e que a lei antifraude do IVA seja cumprida.
  
  
  

Errar é humano, portanto, confie sua contabilidade ao software certo!

E gaste o tempo que você economiza desenvolvendo sua empresa, conhecendo seus clientes e usando o potencial de seus funcionários em tarefas que geram valor agregado.