Como posso fazer minha contabilidade on-line? Conselhos e software

Fazer sua contabilidade on-line: não veja isso como uma contradição. A contabilidade também é afetada pela transformação digital das empresas. Em resumo, trata-se de modernizar a escrituração contábil de uma empresa usando um software de contabilidade on-line.

Por que fazer sua contabilidade on-line? Para automatizar, simplificar e, por fim, economizar tempo!

Como fazer a contabilidade on-line? Essa é a pergunta respondida neste artigo: conselhos, escolha de software e seleção de ferramentas de contabilidade.

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O que é contabilidade on-line?

Definição

A contabilidade on-line está se tornando uma parte cada vez mais importante do mercado de software. Simplificando, é uma ferramenta que permite manter as contas da sua empresa on-line, no modo SaaS. Em outras palavras, não é necessário instalar o software de contabilidade em seu computador local. Tudo o que você precisa é de uma conexão com a Internet para acessá-lo.

Os principais recursos do software de contabilidade on-line

Uma ferramenta de contabilidade on-line permite que você :

• criar e configurar seu plano de contas geral,
• criar diários
• inserir seus lançamentos contábeis (débitos e créditos),
• monitorar seu fluxo de caixa,
• centralizar todos os seus lançamentos,
• conciliar suas contas bancárias,
• gerenciar seu faturamento, etc.

Contabilidade on-line, ideal para pequenas empresas

Essas soluções de gerenciamento contábil são particularmente populares entre empreendedores autônomos e empresas muito pequenas por vários motivos:

• elas são econômicas. As soluções gratuitas podem até ser suficientes para os autônomos, pois seu escopo é limitado;
• são muito fáceis de usar, e você não precisa necessariamente de um diploma de contabilidade para usá-las;
• Podem ser acessadas em qualquer lugar , a qualquer momento, o que é uma grande vantagem para os empresários que estão sempre em movimento;
• Fornecem relatórios simples e claros;
• facilitam a comunicação com seu contador.

As vantagens da contabilidade on-line

Há muitas vantagens em usar o software de contabilidade on-line, seja para CFOs, contadores credenciados, empresas de contabilidade ou empresários.

Economize tempo

Esqueça a demorada entrada de dados necessária para a contabilidade no Excel, por exemplo. Seus dados são registrados e a ferramenta automatiza as tarefas. Você não precisa reinserir todos os seus dados a cada novo exercício financeiro.

Elimine o risco de erros

Menos entrada de dados também significa menos risco de erros. Você se livra de todas aquelas microtarefas demoradas que aumentam o risco de irregularidades em suas contas. Recortar e colar e a entrada manual de dados, por exemplo, serão coisas do passado.

Proteja seus dados

As soluções de contabilidade on-line garantem os mais altos níveis de segurança para seus dados. Você pode continuar com suas atividades contábeis de forma simplificada graças a uma solução SaaS, sem ter que se preocupar com a questão da segurança.

Garanta que sua contabilidade esteja em conformidade

O software de contabilidade incorpora as normas atuais, para que você possa trabalhar sempre dentro da lei. Esse é particularmente o caso da lei antifraude que entrou em vigor em 1º de janeiro de 2018.

Como manter suas contas on-line?

Etapa 1: antecipar sua gestão contábil

A contabilidade exige que você respeite os prazos e a nomenclatura das contas estabelecidas no Plano Geral de Contas (PCG). Suas contas financeiras, contas de lucros e perdas, balanços e relatórios devem seguir regras contábeis precisas.

Se a contabilidade não for sua área de especialização, não espere até o último momento para analisar o assunto, caso contrário, você poderá ficar em uma situação ruim com as autoridades fiscais.

Etapa 2: Determine suas necessidades para escolher o software de contabilidade correto

Nem todas as empresas têm as mesmas necessidades , e o mesmo se aplica às ferramentas que elas usam. Seu tamanho ou setor de atividade são dois fatores determinantes.

Mais adiante neste artigo, sugerimos uma lista de perguntas a serem respondidas para restringir sua pesquisa e encontrar o software mais adequado para você.

Etapa 3: Adote um software adequado à sua empresa

Alguns softwares de contabilidade são projetados especificamente para atender às necessidades de pequenas empresas ou de autônomos. Eles também podem ser adaptados à sua empresa para levar em conta situações específicas.

Os requisitos de mobilidade e colaboração podem ser fatores decisivos na escolha da ferramenta que melhor o ajudará.

Etapa 4: Configure e personalize seu software de contabilidade on-line

Para fazer o melhor uso possível, seu software de contabilidade on-line precisa atender às suas expectativas. Não apenas em termos das funções que você escolher, mas também em termos da interface:

• preencha todos os campos relacionados à sua empresa: nome da empresa, forma jurídica, número SIRET, datas de abertura e fechamento do exercício financeiro, status fiscal etc.
• defina seu plano de contas e personalize suas contas,
• definir e personalizar suas contas de sub-livros,
• configurar os diários contábeis, como o diário de compras e o diário de vendas,
• escolha o modo de entrada: entrada por quilômetro, entrada tradicional, entrada assistida e entrada pré-configurada, e economize tempo,
• Se a ferramenta permitir, configure a interface para que, por exemplo, você tenha acesso a painéis personalizados em sua página inicial e visibilidade clara de suas contas e fluxo de caixa sempre que fizer logon,
• crie perfis de usuário, adaptando os direitos de acesso (leitura, gravação, comentário), se necessário.

Etapa 5: Compartilhe seus dados contábeis com seu contador... ou não

As empresas podem optar por terceirizar sua contabilidade para um contador. Entretanto, isso não é obrigatório.

A contabilidade on-line é uma solução ideal para empreendedores e pequenas empresas reduzirem o custo de terceirização para um contador:

• você pode gerenciar sua contabilidade de forma independente usando uma ferramenta on-line;
• você só precisa chamar um contador para apresentar suas contas anuais.

O contador atuará mais como um consultor, aconselhando-o sobre questões fiscais, contábeis e estratégicas.

O software de contabilidade on-line lhe dá acesso direto ao seu contador para facilitar a comunicação e a troca de informações e documentos.

Como escolher o software de contabilidade certo para suas necessidades?

Para ajudá-lo a fazer a escolha certa, faça a si mesmo estas perguntas:

• De quais funções eu preciso?
  • somente contabilidade de custos,
  • gerenciamento de orçamentos e faturas
  • gerenciamento de relatórios de despesas,
  • gerenciamento de caixa,
  • contas anuais, balanços patrimoniais, declarações de lucros e perdas, etc.
• qual é o status da minha empresa? Empresários autônomos e associações, por exemplo, têm obrigações contábeis diferentes.
• qual é o meu orçamento?
• Quantos usuários o software de contabilidade tem?
• preciso que meu software de contabilidade se interconecte com outras ferramentas (faturamento, CRM, HRIS, ERP, etc.)?
• Preciso dar acesso ao meu contador?

Qual é a solução de contabilidade on-line ideal para você?

Software de contabilidade on-line gratuito

• O Azopio simplifica o gerenciamento de documentos contábeis: ele permite importar, classificar e ordenar seus documentos contábeis para colocar ordem em suas contas. Desmaterialização de documentos facilitada.
• A Compta.com oferece todas as funções contábeis necessárias para gerenciar sua empresa: impressões contábeis com a opção de exportar em vários formatos, entrada rápida de dados, registro de dados, importação e exportação do razão geral, etc.
• O Kiwili é uma solução de gerenciamento 100% on-line para administrar sua empresa, incluindo contabilidade: adição de despesas (únicas e recorrentes), acompanhamento de receitas e despesas, monitoramento de datas de vencimento e fluxo de caixa, administração de itens de despesas, cotações e faturas etc.

Programas profissionais de contabilidade on-line

• O iPaidThat coleta automaticamente suas faturas diretamente da sua caixa de entrada de e-mail e dos sites dos seus fornecedores, extrai os dados (data, valor, IVA etc.), faz a conciliação bancária sincronizando com a sua conta, identifica faturas pendentes ou transações com documentos faltando.
• O Itool Compta é um pacote de software de gerenciamento e contabilidade on-line que oferece funções de contabilidade geral (controle de despesas e receitas, orçamento em tempo real etc.), gerenciamento de cotações e faturas e cálculo de declaração de impostos.
• O Numm é uma ferramenta de contabilidade compatível com o Salesforce que gerencia: entrada contábil, reconciliação bancária, previsão usando painéis, fluxo de caixa e gerenciamento de ativos fixos, etc.

Ferramentas de contabilidade para empreendedores autônomos

Você é autônomo e está procurando um software on-line barato, ou até mesmo gratuito, para ajudá-lo com a contabilidade? Aqui estão duas alternativas ao Zefyr:

• O Clic & Tag cuida da contabilidade, do faturamento, dos painéis de controle e das estatísticas para acompanhar as finanças da sua empresa.
• O Indy elimina a necessidade de entrada manual de dados, sincroniza com o seu banco e classifica automaticamente os lançamentos bancários nas contas contábeis apropriadas; para profissionais autônomos sob o regime BNC.

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Software de contabilidade on-line ou contabilidade terceirizada?

Você ainda está indeciso entre um software de contabilidade on-line e a terceirização da sua contabilidade com um contador? Por que não dividir a diferença e optar por um contador registrado on-line?

Esse serviço, que fica no meio do caminho entre o software e a consultoria, facilita a automatização da sua contabilidade a um custo menor.