Como posso fazer minha contabilidade on-line? Conselhos e software
Fazer sua contabilidade on-line: não veja isso como uma contradição. A contabilidade também é afetada pela transformação digital das empresas. Em resumo, trata-se de modernizar a escrituração contábil de uma empresa usando um software de contabilidade on-line.
Por que fazer sua contabilidade on-line? Para automatizar, simplificar e, por fim, economizar tempo!
Como fazer a contabilidade on-line? Essa é a pergunta respondida neste artigo: conselhos, escolha de software e seleção de ferramentas de contabilidade.
O que é contabilidade on-line?
Definição
A contabilidade on-line está se tornando uma parte cada vez mais importante do mercado de software. Simplificando, é uma ferramenta que permite manter as contas da sua empresa on-line, no modo SaaS. Em outras palavras, não é necessário instalar o software de contabilidade em seu computador local. Tudo o que você precisa é de uma conexão com a Internet para acessá-lo.
Os principais recursos do software de contabilidade on-line
Uma ferramenta de contabilidade on-line permite que você :
- criar e configurar seu plano de contas geral,
- criar diários
- inserir seus lançamentos contábeis (débitos e créditos),
- monitorar seu fluxo de caixa,
- centralizar todos os seus lançamentos,
- conciliar suas contas bancárias,
- gerenciar seu faturamento, etc.
Contabilidade on-line, ideal para pequenas empresas
Essas soluções de gerenciamento contábil são particularmente populares entre empreendedores autônomos e empresas muito pequenas por vários motivos:
- elas são econômicas. As soluções gratuitas podem até ser suficientes para os autônomos, pois seu escopo é limitado;
- são muito fáceis de usar, e você não precisa necessariamente de um diploma de contabilidade para usá-las;
- Podem ser acessadas em qualquer lugar , a qualquer momento, o que é uma grande vantagem para os empresários que estão sempre em movimento;
- Fornecem relatórios simples e claros;
- facilitam a comunicação com seu contador.
As vantagens da contabilidade on-line
Há muitas vantagens em usar o software de contabilidade on-line, seja para CFOs, contadores credenciados, empresas de contabilidade ou empresários.
Economize tempo
Esqueça a demorada entrada de dados necessária para a contabilidade no Excel, por exemplo. Seus dados são registrados e a ferramenta automatiza as tarefas. Você não precisa reinserir todos os seus dados a cada novo exercício financeiro.
Elimine o risco de erros
Menos entrada de dados também significa menos risco de erros. Você se livra de todas aquelas microtarefas demoradas que aumentam o risco de irregularidades em suas contas. Recortar e colar e a entrada manual de dados, por exemplo, serão coisas do passado.
Proteja seus dados
As soluções de contabilidade on-line garantem os mais altos níveis de segurança para seus dados. Você pode continuar com suas atividades contábeis de forma simplificada graças a uma solução SaaS, sem ter que se preocupar com a questão da segurança.
Garanta que sua contabilidade esteja em conformidade
O software de contabilidade incorpora as normas atuais, para que você possa trabalhar sempre dentro da lei. Esse é particularmente o caso da lei antifraude que entrou em vigor em 1º de janeiro de 2018.
Como manter suas contas on-line?
Etapa 1: antecipar sua gestão cont��bil
A contabilidade exige que você respeite os prazos e a nomenclatura das contas estabelecidas no Plano Geral de Contas (PCG). Suas contas financeiras, contas de lucros e perdas, balanços e relatórios devem seguir regras contábeis precisas.
Se a contabilidade não for sua área de especialização, não espere até o último momento para analisar o assunto, caso contrário, você poderá ficar em uma situação ruim com as autoridades fiscais.
Etapa 2: Determine suas necessidades para escolher o software de contabilidade correto
Nem todas as empresas têm as mesmas necessidades , e o mesmo se aplica às ferramentas que elas usam. Seu tamanho ou setor de atividade são dois fatores determinantes.
Mais adiante neste artigo, sugerimos uma lista de perguntas a serem respondidas para restringir sua pesquisa e encontrar o software mais adequado para você.
Etapa 3: Adote um software adequado à sua empresa
Alguns softwares de contabilidade são projetados especificamente para atender às necessidades de pequenas empresas ou de autônomos. Eles também podem ser adaptados à sua empresa para levar em conta situações específicas.
Os requisitos de mobilidade e colaboração podem ser fatores decisivos na escolha da ferramenta que melhor o ajudará.
Etapa 4: Configure e personalize seu software de contabilidade on-line
Para fazer o melhor uso possível, seu software de contabilidade on-line precisa atender às suas expectativas. Não apenas em termos das funções que você escolher, mas também em termos da interface:
- preencha todos os campos relacionados à sua empresa: nome da empresa, forma jurídica, número SIRET, datas de abertura e fechamento do exercício financeiro, status fiscal etc.
- defina seu plano de contas e personalize suas contas,
- definir e personalizar suas contas de sub-livros,
- configurar os diários contábeis, como o diário de compras e o diário de vendas,
- escolha o modo de entrada: entrada por quilômetro, entrada tradicional, entrada assistida e entrada pré-configurada, e economize tempo,
- Se a ferramenta permitir, configure a interface para que, por exemplo, você tenha acesso a painéis personalizados em sua página inicial e visibilidade clara de suas contas e fluxo de caixa sempre que fizer logon,
- crie perfis de usuário, adaptando os direitos de acesso (leitura, gravação, comentário), se necessário.
Etapa 5: Compartilhe seus dados contábeis com seu contador... ou não
As empresas podem optar por terceirizar sua contabilidade para um contador. Entretanto, isso não é obrigatório.
A contabilidade on-line é uma solução ideal para empreendedores e pequenas empresas reduzirem o custo de terceirização para um contador:
- você pode gerenciar sua contabilidade de forma independente usando uma ferramenta on-line;
- você só precisa chamar um contador para apresentar suas contas anuais.
O contador atuará mais como um consultor, aconselhando-o sobre questões fiscais, contábeis e estratégicas.
O software de contabilidade on-line lhe dá acesso direto ao seu contador para facilitar a comunicação e a troca de informações e documentos.
Como escolher o software de contabilidade certo para suas necessidades?
Para ajudá-lo a fazer a escolha certa, faça a si mesmo estas perguntas:
- De quais funções eu preciso?
- somente contabilidade de custos,
- gerenciamento de orçamentos e faturas
- gerenciamento de relatórios de despesas,
- gerenciamento de caixa,
- contas anuais, balanços patrimoniais, declarações de lucros e perdas, etc.
- qual é o status da minha empresa? Empresários autônomos e associações, por exemplo, têm obrigações contábeis diferentes.
- qual é o meu orçamento?
- Quantos usuários o software de contabilidade tem?
- preciso que meu software de contabilidade se interconecte com outras ferramentas (faturamento, CRM, HRIS, ERP, etc.)?
- Preciso dar acesso ao meu contador?
Qual é a solução de contabilidade on-line ideal para você?
Software de contabilidade on-line gratuito
- O Azopio simplifica o gerenciamento de documentos contábeis: ele permite importar, classificar e ordenar seus documentos contábeis para colocar ordem em suas contas. Desmaterialização de documentos facilitada.
- A Compta.com oferece todas as funções contábeis necessárias para gerenciar sua empresa: impressões contábeis com a opção de exportar em vários formatos, entrada rápida de dados, registro de dados, importação e exportação do razão geral, etc.
- O Kiwili é uma solução de gerenciamento 100% on-line para administrar sua empresa, incluindo contabilidade: adição de despesas (únicas e recorrentes), acompanhamento de receitas e despesas, monitoramento de datas de vencimento e fluxo de caixa, administração de itens de despesas, cotações e faturas etc.
Programas profissionais de contabilidade on-line
- O iPaidThat coleta automaticamente suas faturas diretamente da sua caixa de entrada de e-mail e dos sites dos seus fornecedores, extrai os dados (data, valor, IVA etc.), faz a conciliação bancária sincronizando com a sua conta, identifica faturas pendentes ou transações com documentos faltando.
- O Itool Compta é um pacote de software de gerenciamento e contabilidade on-line que oferece funções de contabilidade geral (controle de despesas e receitas, orçamento em tempo real etc.), gerenciamento de cotações e faturas e cálculo de declaração de impostos.
- O Numm é uma ferramenta de contabilidade compatível com o Salesforce que gerencia: entrada contábil, reconciliação bancária, previsão usando painéis, fluxo de caixa e gerenciamento de ativos fixos, etc.
Ferramentas de contabilidade para empreendedores autônomos
Você é autônomo e está procurando um software on-line barato, ou até mesmo gratuito, para ajudá-lo com a contabilidade? Aqui estão duas alternativas ao Zefyr:
- O Clic & Tag cuida da contabilidade, do faturamento, dos painéis de controle e das estatísticas para acompanhar as finanças da sua empresa.
- O Indy elimina a necessidade de entrada manual de dados, sincroniza com o seu banco e classifica automaticamente os lançamentos bancários nas contas contábeis apropriadas; para profissionais autônomos sob o regime BNC.
Software de contabilidade on-line ou contabilidade terceirizada?
Você ainda está indeciso entre um software de contabilidade on-line e a terceirização da sua contabilidade com um contador? Por que não dividir a diferença e optar por um contador registrado on-line?
Esse serviço, que fica no meio do caminho entre o software e a consultoria, facilita a automatização da sua contabilidade a um custo menor.