Quais são os documentos contábeis? Lista completa e obrigações a serem observadas
Para que sua contabilidade seja mantida adequadamente, toda empresa precisa registrar suas transações financeiras e manter um registro delas.
Esse é o objetivo dos documentos contábeis: listar todos os fluxos financeiros, tanto de entrada quanto de saída, e associá-los a um comprovante.
Esses documentos precisam ser elaborados e mantidos, para que você possa apresentá-los ao seu contador, à Urssaf ou às autoridades fiscais quando solicitado.
Vamos dar uma olhada nos principais documentos contábeis que você precisa conhecer, suas características específicas e suas obrigações.
Os livros contábeis
Os livros contábeis obrigatórios, que são os registros usados para anotar os lançamentos contábeis, incluem o diário e o razão geral.
O livro diário
O livro diário, também conhecido como diário contábil, é obrigatório para empresas comerciais. Sua principal função é registrar todas as transações contábeis de débito e crédito da empresa em ordem cronológica. Ele também é usado para categorizar os lançamentos contábeis de acordo com sua natureza.
O razão geral
O razão geral baseia-se nas mesmas informações do diário contábil, mas é apresentado de forma diferente. Ele registra todas as transações da empresa em ordem cronológica e por conta.
ℹ️ O livro de inventário não é mais um livro contábil obrigatório desde 1º de janeiro de 2016, mas todos os documentos elaborados anteriormente devem ser mantidos por 10 anos.
Contas anuais
As contas anuais, também conhecidas como contas da empresa, devem ser elaboradas uma vez por ano. Elas compreendem :
- o balanço patrimonial
- a conta de lucros e perdas
- e as notas explicativas das contas.
O balanço patrimonial
O balanço patrimonial é um documento elaborado no final do exercício financeiro, que apresenta um balanço dos ativos e passivos da empresa. Ele tem a forma de uma tabela de duas colunas que mostra :
- de um lado, os ativos, que mostram tudo o que a empresa possui;
- o passivo, que mostra o que a empresa deve.
A conta de lucros e perdas
A conta de lucros e perdas relaciona as receitas e despesas da empresa em um exercício financeiro, cuja diferença é o lucro líquido. Isso indica se a empresa é lucrativa (resultado positivo) ou deficitária (resultado negativo). Os balanços gerenciais intermediários (IMB) são usados para analisar o lucro líquido, dividindo-o em detalhes mais minuciosos.
Notas explicativas
As notas explicativas fornecem informações adicionais para facilitar a leitura do balanço patrimonial e da demonstração de resultados, e também podem ser abreviadas ou simplificadas. As empresas menores estão isentas dessa exigência.
O arquivo de lançamentos contábeis (FEC)
O arquivo de lançamentos contábeis (FEC) é um documento contábil computadorizado que lista todas as transações do ano fiscal atual. Ele é exigido pelas autoridades fiscais quando uma notificação de auditoria contábil ou uma notificação de exame contábil é enviada a você e, portanto, deve ser mantido rigorosamente atualizado.
Documentos contábeis de apoio
Os documentos contábeis de apoio são a base para a elaboração das demonstrações financeiras de uma empresa.
Eles são obrigatórios e incluem todos os documentos que registram uma transação financeira, seja receita ou despesa:
- faturas (para compras e vendas),
- extratos bancários
- recibos
- recibos de pagamento
- relatórios de despesas
- declarações de seguridade social, etc.
☝️ Todo lançamento contábil deve ser acompanhado de um comprovante contábil, que comprove sua existência nas contas. Sem documentos comprobatórios, não é possível registrar nenhuma transação nas contas.
Quais são as obrigações relacionadas aos documentos contábeis?
Manutenção de documentos contábeis
Seus documentos contábeis devem ser mantidos de acordo com regras precisas. O período de retenção legal para livros contábeis e documentos de apoio é de 10 anos, a partir da data de encerramento do ano fiscal.
Arquivamento de documentos contábeis
Não há exigências quanto ao sistema de arquivamento de documentos contábeis ou sua forma (documentos originais ou versões desmaterializadas).
A melhor prática simples é usar um sistema lógico que lhe permita encontrar facilmente qualquer documento contábil. Você deve ser capaz de apresentar os documentos necessários às autoridades fiscais ou à Urssaf a qualquer momento.
Se a sua contabilidade não utiliza papel ou se você está em processo de migração para uma contabilidade sem papel, há várias soluções de software disponíveis para você. Então, por que não dar uma olhada em :
- software de contabilidade,
- ou contadores on-line?
Todas essas ferramentas podem ajudar a facilitar a administração de sua contabilidade. Não hesite em dar uma olhada no que cada uma delas tem a oferecer!