Noções básicas de diário contábil
Você está se perguntando exatamente o que o diário contábil da sua empresa, ou livro diário, deve conter?
A contabilidade é uma disciplina que permite codificar e manter um registro das operações contábeis realizadas todos os dias no curso de seus negócios. E o diário contábil garante que todas essas operações possam ser rastreadas.
É por isso que ele é um documento contábil obrigatório para a grande maioria das organizações. Portanto, vamos dar uma olhada mais de perto no que ele é.
O que é um diário contábil?
Diário contábil: definição
O diário contábil (também conhecido como livro diário, diário geral ou diário centralizador) é um documento obrigatório para empresas e sociedades comerciais:
- registrar todas as transações contábeis da empresa em ordem cronológica, tanto do lado do crédito quanto do lado do débito,
- ordenar os lançamentos do período contábil atual de acordo com sua natureza (compra, venda, fluxo de caixa etc.).
Diário contábil: débito e crédito
O diário é apresentado na forma de uma tabela, que inclui o seguinte:
- A coluna de débito 👉 o débito corresponde ao que é devido, às saídas de caixa. Para uma empresa, isso significa, por exemplo
- valores devidos a fornecedores,
- o empréstimo contraído junto ao banco.
- A coluna de crédito 👉 Por outro lado, o crédito é definido como entradas de caixa. No lado da empresa, isso inclui
- faturas de clientes recebidas
- ativos fixos ou estoques ainda em posse da empresa.
☝️ Importante: para obedecer ao princípio da escrituração contábil de partidas dobradas, as transações devem ser equilibradas: a soma dos débitos = a soma dos créditos.
Exemplo de um diário contábil
Em termos práticos, como é um livro de registro contábil?
Aqui está um exemplo para ajudá-lo:
Este exemplo de diário contábil oferece uma visão geral das informações obrigatórias que devem ser inseridas, ou seja, :
- o número da conta da transação,
- a data em que a transação foi realizada
- o nome da transação ou o registro contábil ☝️ Observe que ele deve ser acompanhado pelo número do documento contábil correspondente,
- o valor (na moeda nacional do país em que a sede da empresa está localizada), na coluna de débito ou crédito.
Os diferentes tipos de diário contábil subsidiário
Para registrar os lançamentos contábeis e os documentos de suporte associados, uma empresa pode usar diferentes diários, dependendo do tipo de contabilidade. Eles são chamados de diários subsidiários e são agrupados no diário centralizador.
Algumas empresas optam por fazer isso para facilitar o gerenciamento do fluxo de informações no diário principal.
Veja a seguir os diferentes tipos de diários contábeis subsidiários:
- Diários de contabilidade de caixa. Na contabilidade de caixa, há no máximo dois tipos diferentes de diários:
- o diário de caixa, que inclui o diário de caixa e o diário bancário;
- o diário de transações diversas (para outras transações não incluídas no diário de caixa).
- Diários de contabilidade de compromissos. Na contabilidade de exercício, geralmente são estabelecidos vários diários subsidiários, sendo os principais
- o diário de compras, que inclui registros contábeis de faturas recebidas de fornecedores e fornecedores de ativos fixos;
- o diário de vendas, que inclui os lançamentos contábeis das faturas enviadas aos clientes;
- o diário de caixa, para lançamentos relacionados a movimentações bancárias e de caixa;
- o diário de transações diversas (ou diário OD), para lançamentos não registrados nos diários mencionados acima.
Como manter um diário contábil?
Para manter seu diário contábil corretamente, lembre-se de aplicar as seguintes boas práticas!
Escolha o método mais adequado, dependendo da quantidade de informações a serem processadas. Em outras palavras, pergunte a si mesmo se vai manter um único diário contábil ou se vai considerar diários subsidiários.
Escolha o meio em que deseja manter o livro diário. A lei permite que os diários contábeis sejam mantidos em formatodigital ou em papel (em um registro, por exemplo). Entretanto, eles não podem conter espaços em branco ou rasuras. Portanto, é melhor usar um arquivo de computador do tipo Excel ou até mesmo um software dedicado:
- O Indy automatiza e simplifica o gerenciamento contábil para autônomos, sincronizando com o banco em tempo real para recuperar seus dados, transformá-los em linhas contábeis e classificá-los nas contas certas. Como resultado, você se beneficia de um diário contábil que o Indy preenche automaticamente ao longo do ano! A Indy o orienta passo a passo no processo de fechamento de impostos, para que você possa enviar facilmente sua declaração de impostos eletronicamente às autoridades fiscais ou à sua AGA.
- O Sellsy Facturation & Gestion simplifica a pré-contabilidade para VSEs e PMEs, automatizando a produção de lançamentos contábeis (compras, vendas etc.). Economia de tempo garantida! Seu contador ou revisor oficial de contas tem acesso à sua conta e a essas informações para gerenciar transações mais complexas.
Não se esqueça de nenhuma informação obrigatória. Como lembrete, elas são
- o número da conta à qual o lançamento contábil se refere,
- a data da transação
- o nome do lançamento contábil,
- o número do documento contábil associado,
- o valor da transação, no lado do crédito ou do débito.
Por fim, o diário contábil é usado para controlar os lançamentos contábeis. É por isso que você deve garantir que ele seja mantido por pelo menos 10 anos, a partir do final do exercício financeiro em questão.
Para saber mais sobre como manter um diário contábil, leia nosso artigo sobre como manter um diário contábil.
Artigo traduzido do francês