Contas anuais: quais documentos devem ser arquivados para encerrar o ano fiscal corretamente?
Quais são as contas anuais obrigatórias de uma empresa? Em resumo, os documentos contábeis em questão são o balanço patrimonial, a conta de lucros e perdas e as notas explicativas. Mas qual é a finalidade real desses documentos?
Nosso artigo explica a composição das contas anuais e o orienta no processo de elaboração e aprovação das mesmas. Você sabia que, sob certas condições, é possível fazer uma apresentação simplificada?
Definição de contas anuais em contabilidade
As contas anuais são um dos documentos contábeis obrigatórios que uma empresa deve apresentar uma vez por ano.
Essas contas anuais, ou contas da empresa, compreendem :
- o balanço patrimonial
- a conta de lucros e perdas
- e as notas das contas.
Vamos examiná-las em mais detalhes.
Composição e conteúdo das contas anuais de uma empresa
O balanço anual
O balanço patrimonial é baseado no plano geral de contas e tem a forma de uma tabela. Ele lista :
- os ativos (ou usos) de uma empresa, ou seja, o que ela possui: esses são os ativos da empresa;
- os passivos (ou recursos disponibilizados para ela).
Para que o balanço patrimonial seja correto e válido, os ativos devem ser sempre iguais aos passivos.
O balanço patrimonial também faz parte da declaração de imposto de renda, onde é dividido em duas partes: o balanço patrimonial do ativo e o balanço patrimonial do passivo.
A conta de lucros e perdas
A conta de lucros e perdas é a segunda demonstração financeira das contas anuais.
Ela se baseia nas receitas e despesas da empresa para mostrar o lucro líquido no final do ano fiscal:
- positivo: a empresa é lucrativa;
- negativo: a empresa está em déficit.
A conta de lucros e perdas também faz parte da declaração de imposto de renda.
Notas explicativas da contabilidade
As notas explicativas são um documento informativo que fornece detalhes sobre a posição contábil da empresa, conforme apresentada no balanço patrimonial e na demonstração de resultados.
Certas informações devem ser incluídas, como explicações sobre :
- despesas comerciais, ativos fixos e fundo de comércio, que são necessários para a operação da empresa,
- despesas acumuladas e receitas acumuladas,
- quaisquer alterações nos cálculos contábeis, etc.
ℹ️ Exceção: as empresas que atendem a pelo menos duas das seguintes condições estão isentas de elaborar notas explicativas:
- balanço total menor ou igual a €350.000,
- vendas líquidas menores ou iguais a €700.000,
- número de funcionários menor ou igual a 10.
Contas anuais para associações
As associações devem elaborar contas anuais se :
- forem reconhecidas como sendo de interesse público ou forem aprovadas,
- estiverem sujeitas a imposto comercial,
- receberem mais de 50% de seu orçamento em financiamento público.
Caso contrário, elas podem manter uma forma mais simples de contabilidade de associação, conhecida como contabilidade de fluxo de caixa.
Apresentação simplificada das contas anuais
Em certos casos, as empresas podem apresentar um balanço patrimonial e uma conta de lucros e perdas simplificados. O artigo D123-200 do Código Comercial Francês estabelece os limites totais que não devem ser excedidos para cada porte de empresa:
- Microempresas
- um balanço patrimonial menor ou igual a 350.000 euros,
- vendas menores ou iguais a 700.000 euros,
- não mais do que 10 funcionários.
- Pequenas empresas
- balanço patrimonial menor ou igual a 6 milhões de euros,
- vendas menores ou iguais a 12 milhões de euros,
- não mais do que 50 funcionários.
ℹ️ Novo em 2019: a Lei PACTE simplifica a publicação de contas anuais para empresas de médio porte.
- Empresas de médio porte
- um balanço patrimonial menor ou igual a 20 milhões de euros,
- vendas inferiores ou iguais a 40 milhões de euros,
- 250 funcionários ou menos.
Elaboração e arquivamento de contas anuais
Quem é obrigado a elaborar as contas anuais?
A elaboração de contas anuais é uma das obrigações contábeis das empresas comerciais sujeitas ao imposto sobre as sociedades (IS):
- sociedades anônimas: SA, SAS e sociétés en commandite par actions,
- SARLs e EURLs,
- sociedades de pessoas, exceto SNCs em que pelo menos um sócio seja uma pessoa física,
- empresas cuja sede social esteja localizada no exterior, mas que tenham aberto pelo menos um estabelecimento na França,
- empresas de profissões liberais,
- certas empresas agrícolas.
Aprovação das contas
Antes de serem apresentadas, as contas anuais devem ser aprovadas da seguinte forma:
- convocação de uma assembleia geral de acionistas,
- comunicação das contas anuais aos participantes antes da reunião,
- apresentação das contas pelo auditor ou presidente na reunião,
- votação para aprovar as contas,
- elaboração da ata de aprovação das contas (não obrigatória para empresas SASU ou EURL).
Quando as contas devem ser registradas?
As contas anuais devem ser arquivadas no escritório do escrivão do tribunal comercial, juntamente com a ata de aprovação:
- no prazo de 6 meses após o final do ano fiscal,
- em um mês após a aprovação das contas.
ℹ️ Se as contas forem arquivadas eletronicamente, o prazo será estendido para 2 meses.