Contabilidade para empresas individuais: o arquivo completo para ajudá-lo a entender tudo
Você está à frente de uma empresa individual (EI) e está se perguntando quais são as regras contábeis?
Como as obrigações contábeis aplicáveis dependem do seu regime tributário e do seu negócio... é fácil se perder!
Mas não entre em pânico: seja você uma microempresa, uma empresa regida pelo regime tributário padrão ou uma empresa BIC, nós temos tudo sob controle!
Quais são as obrigações contábeis de um empresário individual?
As obrigações contábeis das empresas individuais (Entreprises Individuelles, ou EI) diferem de acordo com :
- O regime tributário aplicado:
- regime real normal,
- regime tributário simplificado,
- regime de microempresa.
- A atividade empresarial:
- negócios que geram lucros industriais ou comerciais, ou BIC,
- negócios que geram lucros não comerciais, ou BNC.
Obrigações contábeis para empresas privadas limitadas sob o regime real padrão
Empresas envolvidas
- Empresas que geram volume de negócios superior a :
- 818.000 excluindo o IVA para a venda de mercadorias, alimentos a serem levados ou consumidos no local e fornecimento de acomodação,
- 247.000, excluindo o IVA, para atividades de prestação de serviços.
- que estão sujeitas a outro regime tributário, mas que, no entanto, optaram pelo regime tributário real padrão.
Suas obrigações contábeis
- Contabilidade de compromissos 👉 Isso envolve a declaração de todos os movimentos que afetam os ativos da empresa:
- registrar as contas a receber e a pagar em ordem cronológica;
- registrar todos os documentos de apoio no dia em que forem elaborados.
- Produzir livros contábeis, ou seja, :
- o diário: registra as transações contábeis em ordem cronológica;
- o razão geral: lista todas as transações, classificando-as por conta contábil.
- Centralizar mensalmente os diários subsidiários no livro diário.
- Elaborar as contas anuais e registrá-las no Tribunal de Comércio:
- Balanço patrimonial: mostra os ativos e passivos da empresa em uma data específica;
- a conta de lucros e perdas: mostra as receitas e despesas do exercício financeiro;
- os apêndices: ajudam a entender o balanço patrimonial e a conta de lucros e perdas.
- Faça um inventário pelo menos uma vez a cada doze meses.
Obrigações contábeis para empresas privadas limitadas sob o esquema real simplificado
Empresas envolvidas
- Para a venda de mercadorias, alimentos a serem levados ou consumidos no local e o fornecimento de acomodação 👉 empresas com um volume de negócios entre €176.200 e €818.000, excluindo o IVA.
- Para atividades de prestação de serviços 👉 empresas com um volume de negócios entre €72.600 e €247.000, excluindo o IVA.
Nos casos acima, as empresas são automaticamente cobertas pelo regime real simplificado e se beneficiam da isenção contábil. Elas podem, entretanto, optar pelo regime real normal.
Suas obrigações contábeis
- Manter contabilidade de caixa 👉 Esse tipo de contabilidade leva em conta apenas as receitas recebidas e as despesas pagas. As contas a receber e a pagar são registradas somente no final do exercício financeiro.
- Centralizar os lançamentos contábeis (especialmente em um livro diário) a cada trimestre.
- Realizar uma avaliação fixa dos estoques e do trabalho em andamento.
- Deduzir os custos de combustível em uma base fixa, calculada de acordo com as escalas das autoridades fiscais.
- Elaborar as contas anuais e registrá-las no Tribunal de Comércio:
- um balanço simplificado: mostrando os principais ativos e passivos;
- uma conta de lucros e perdas simplificada, mostrando as principais receitas e despesas.
Obrigações contábeis das IEs cobertas pelo esquema de microempresas
Empresas em questão
- Para a venda de mercadorias, comida para viagem ou comida a ser consumida no local e fornecimento de acomodação 👉 empresas com um volume de negócios inferior a €176.200 sem IVA.
- Para atividades de prestação de serviços 👉 empresas com um volume de negócios inferior a €72.600, excluindo o IVA.
As empresas abrangidas por esse regime se beneficiam de uma contabilidade altamente simplificada, cujo principal objetivo é determinar os lucros tributáveis pelas autoridades fiscais.
Suas obrigações contábeis
- Manter um livro de recibos, no qual todos os recibos ao longo de um ano são registrados em ordem cronológica.
- Produzir um registro de compras nos seguintes casos:
- venda de mercadorias
- venda de gêneros alimentícios para consumo no local ou para levar,
- serviços de hospedagem.
- Elaborar faturas.
As microempresas não precisam manter uma contabilidade anual.
Obrigações contábeis de comerciantes individuais sob o regime BNC
Empresas envolvidas
O regime do BNC aplica-se a rendimentos de :
- profissões liberais
- encargos e escritórios (por exemplo, cartórios),
- direitos autorais,
- agentes que atuam em nome de seus clientes, etc.
No entanto, as obrigações contábeis das sociedades anônimas de capital fechado registradas no BNC diferem dependendo do regime tributário ao qual estão sujeitas:
- o regime de micro-BNC 👉 para empresas com volume de negócios inferior a €72.600 ;
- o regime de declaração controlada 👉 para empresas com faturamento superior a € 72.600.
A Lei de Finanças de 2022 agora permite que você opte por sair do regime de declaração controlada dentro do mesmo prazo que optou por entrar.
Obrigações contábeis para EIs cobertas pelo esquema micro-BNC
Essas obrigações são as mesmas que para as microempresas no regime BIC (veja acima).
Requisitos de contabilidade para empresas limitadas sob o regime de declaração controlada
- Manter contas de caixa 👉 Como visto acima, isso exige a manutenção de um livro de receitas e despesas.
- Elaborar um registro de ativos fixos 👉 essa é uma característica específica do BNC sob o regime de declaração controlada e envolve a indicação de :
- a data de aquisição e alienação do ativo fixo,
- sua natureza
- seu custo e preço de venda.
- Produzir uma demonstração de resultados para fins fiscais (declaração nº 2035). Entretanto, as contas anuais não são obrigatórias.
Como manter a contabilidade de um comerciante individual?
Usando os serviços de um contador credenciado
Muitos comerciantes individuais, principalmente os que operam com o sistema de contabilidade padrão, optam por usar os serviços de um contador credenciado:
- terceirizar sua contabilidade, mesmo que parcialmente,
- contratando seu próprio contador profissional.
A contratação de um contador credenciado pode representar uma despesa significativa, mas oferece três vantagens principais:
- economia de tempo para a empresa
- redução do risco de erros e conformidade com as normas contábeis vigentes,
- consultoria especializada, principalmente em questões tributárias.
Em última análise, são as habilidades disponíveis internamente, o orçamento e, acima de tudo, o tipo de contabilidade a ser aplicada que determinam se deve ou não usar um contador credenciado.
Observe que você também pode optar pelos serviços de um contador registrado on-line!
Manter sua própria contabilidade
Manter sua própria contabilidade permite que você :
- economizar dinheiro,
- ter uma visão mais clara de suas despesas, receitas e negócios em geral.
Contabilidade baseada em Excel para comerciantes individuais
É possível manter sua contabilidade da maneira tradicional, usando uma planilha do Excel, especialmente se você tiver uma contabilidade simplificada (o registro de compras e recebimentos da microempresa, por exemplo).
Entretanto, assim que as obrigações contábeis do comerciante individual se tornarem mais complexas e exigirem a produção de contas anuais, recomenda-se o uso de um software de contabilidade.
Software de contabilidade para comerciantes individuais
A principal vantagem do software de contabilidade é que há uma variedade tão grande no mercado que é fácil encontrar a solução que atenda às suas necessidades:
- a natureza de suas obrigações contábeis
- a estrutura e as habilidades presentes na empresa
- o orçamento que você pode alocar para isso. Você pode até encontrar um software de contabilidade gratuito para comerciantes individuais, uma solução adaptada às necessidades de pequenas organizações.
E há outras vantagens também:
- É uma ferramenta de gerenciamento que oferece uma visão geral da situação financeira de sua empresa;
- Ele centraliza as informações, tornando-as acessíveis a qualquer momento e em qualquer lugar;
- Economiza tempo;
- Reduz erros, como a entrada de dados;
- É uma boa ferramenta para a comunicação entre os funcionários, mas também com o contador.
Qual é a sua solução para cumprir as obrigações contábeis de sua empresa individual? Conte-nos sobre sua experiência na seção de comentários.