Contabilidade do comércio eletrônico: faturamento, IVA, software... siga nosso guia para estar em conformidade!
Como gerenciar a contabilidade do comércio eletrônico? Se você deseja criar um site de comércio eletrônico ou já lançou sua loja on-line, essa é uma pergunta que você deve estar se fazendo.
Sim, você quer fazer as coisas direito, e a contabilidade é uma parte importante do seu negócio. Do ponto de vista jurídico, há obrigações legais a serem cumpridas, como abrir uma conta bancária, emitir faturas para os clientes e manter a contabilidade para determinadas empresas.
Vamos dar uma olhada em alguns dos pontos que você precisa ter em mente se quiser gerenciar adequadamente suas contas de comércio eletrônico.
Abertura de uma conta bancária
Esse é o ponto de partida para a venda on-line. Todas as empresas são obrigadas a abrir uma conta bancária para seus negócios. Isso se deve ao fato de que você precisará receber o pagamento pelos pedidos que seus clientes fizerem a você.
Agora, você é obrigado a abrir uma conta bancária comercial ? Isso dependerá do status de sua empresa:
- para empresas com capital social, é obrigatório;
- para empresários autônomos e comerciantes individuais, uma conta bancária padrão é suficiente, desde que seja dedicada ao negócio e separada das contas pessoais.
Gerenciamento de faturamento
Faturamento: uma etapa essencial
As faturas formam a base da contabilidade do comércio eletrônico. A lei é muito clara:
"Qualquer compra de produtos ou prestação de serviços para uma atividade profissional deve ser faturada" Art. L441-3 do Código Comercial Francês.
Sua loja on-line não é exceção a essa regra! Além disso, no comércio eletrônico, a fatura deve ser emitida quando o pedido é despachado, e não quando o pagamento é recebido.
"O vendedor é obrigado a emitir a fatura assim que a venda for concluída ou o serviço prestado" - Art. L441-3 do Código Comercial Francês.
Ela deve incluir todas as informações obrigatórias exigidas.
Para cumprir essa obrigação, você pode :
- gerar uma fatura eletrônica quando o pedido for feito, que seus clientes receberão por e-mail em formato PDF e/ou por meio da área do cliente;
- gerar e imprimir a fatura para incluir no pacote quando ele for despachado;
- ou optar por ambos, desde que as duas faturas sejam rigorosamente idênticas.
Se você deseja automatizar a emissão de faturas para economizar tempo e evitar erros humanos:
- verifique se a plataforma de comércio eletrônico ou o marketplace em que você vende permite que você gerencie isso nativamente ou por meio de módulos adicionais;
- use um software de faturamento que faça interface com sua plataforma de comércio eletrônico.
Faça o download das faturas dos clientes regularmente (semanal ou mensalmente) para reunir documentos de suporte para suas contas, caso sua solução não gerencie isso automaticamente.
Emissão de uma nota de crédito
Nas vendas on-line, os clientes têm 14 dias para retirar o pedido, seja qual for o motivo. Você inevitavelmente se deparará com essa situação em algum momento.
Nesse caso, você pode oferecer ao cliente uma nota de crédito, que ele pode decidir aceitar ou não. Em seguida, você precisará gerar uma fatura de nota de crédito, que corrigirá a primeira fatura recebida.
Novamente, você pode automatizar a emissão de uma fatura de nota de crédito usando seu software de faturamento ou por meio de sua plataforma de comércio eletrônico, se ela permitir que você gerencie isso diretamente.
Gerenciamento do IVA
Faturamento e cobrança de IVA: quem é afetado?
O IVA, ou imposto sobre valor agregado, é um imposto a ser pago por quase todas as empresas.
De fato, algumas empresas são automaticamente isentas de IVA, enquanto outras podem optar por isso sob certas condições:
- com o status de auto-empreendedor, a isenção do IVA se aplica automaticamente;
- as empresas individuais (EI, EIRL etc.) podem optar pelo esquema de microempresa e, portanto, pela isenção de IVA;
- todas as empresas com um volume de negócios que não exceda 85.800 euros com a venda de mercadorias também podem optar pela isenção.
Nesse caso, não será necessário faturar o IVA para seus clientes, mas será necessário emitir uma fatura sem IVA, declarando claramente "IVA não aplicável, art. 293 B do Código Geral Tributário".
IVA sobre vendas na França
Se você estiver sujeito ao IVA, precisará adicioná-lo ao preço de venda para que possa recolhê-lo e redistribuí-lo às autoridades fiscais. A alíquota varia de acordo com o tipo de mercadoria vendida.
A alíquota geral aplicável na França é de 20%, independentemente de a venda ser B2B ou B2C. Taxas reduzidas de IVA de 10%, 5,5% e até 2,1% se aplicam a determinados tipos de produtos, como :
- livros
- gêneros alimentícios
- alimentos para animais de estimação
- medicamentos
- obras de arte
- equipamentos para deficientes, etc.
Para saber mais, consulte a lista completa das diferentes alíquotas de IVA em vigor em 2024.
Portanto, não se esqueça de definir a taxa de IVA correta para cada um de seus produtos em sua solução de comércio eletrônico.
IVA para vendas de comércio eletrônico na UE
O sistema de IVA intracomunitário, anteriormente muito complexo, foi simplificado a partir de 1º de julho de 2021.
A regra é a seguinte: se você vender mercadorias com valor superior a € 10.000 (sem IVA) em um país da UE, estará sujeito ao IVA de acordo com as regras em vigor no país destinatário.
Para pagar o valor devido, vá até o balcão único do IVA (OSS).
Aqui está um exemplo ilustrado para ajudá-lo a se orientar:
Uma empresa francesa vende roupas de banho em sua loja on-line e precisa recolher o IVA. Ela entrega somente na França e na Espanha, onde seus clientes estão localizados. Em 2024, ela gerou vendas de € 45.000 sem IVA na Espanha e excedeu o limite de € 10.000 em 1º de julho.
Portanto, ela deve :
- faturar, cobrar e pagar o IVA francês a 20% sobre o faturamento de €10.000 na Espanha,
- faturar, cobrar e pagar o IVA espanhol a 21% (no balcão único) sobre os 35.000 euros acima do limite.
IVA sobre vendas no Reino Unido
Como você sabe, a partir de 1º de janeiro de 2021, o Reino Unido não fará mais parte da União Europeia. Como resultado, cada venda por meio do seu site de comércio eletrônico agora é uma exportação e vem com seu próprio conjunto de formalidades.
Você precisará obter um número EORI e se registrar no HMRC para declarar e pagar o IVA do Reino Unido.
Aqui estão as formalidades:
- se a sua venda não exceder £135: você deve pagar o IVA do Reino Unido diretamente;
- se sua venda exceder £135: não há IVA a pagar, da mesma forma que as exportações para fora da UE.
Verifique se a sua plataforma de comércio eletrônico leva em conta essa especificidade do Reino Unido ou se um plug-in, módulo ou software pode fazer isso.
Equipe-se com um software de contabilidade de comércio eletrônico
É claro que você pode gerenciar suas faturas e contas com um arquivo do Excel. Isso é perfeito quando você está apenas começando o seu negócio e as vendas ainda são baixas. Mas assim que o ritmo dos pedidos aumentar (que é a má notícia que desejamos), realizar essas tarefas manualmente pode rapidamente se tornar demorado.
Muitas soluções de comércio eletrônico permitem que você produza faturas e notas de crédito e, possivelmente, exporte suas vendas, mas não permitem que você registre os fluxos financeiros de sua empresa em sua contabilidade.
Portanto, é altamente recomendável que você recorra a um software de gerenciamento de vendas que inclua um módulo de contabilidade, como o Lundi Matin Business, ou a um software de contabilidade profissional.
Além de economizar seu tempo, eles permitem que você :
- automatizar fluxos de trabalho
- evitar reentradas e erros humanos,
- cumprir a legislação,
- acompanhar suas despesas para controlar seu fluxo de caixa e sua lucratividade.
É obrigatório usar um contador?
É obrigatório usar um contador para fazer a contabilidade do seu site de comércio eletrônico? A resposta é não.
Muitas vezes, devido à falta de dinheiro no início do seu negócio, você pode relutar em terceirizar sua contabilidade. Isso é compreensível, mas você deve saber que , muitas vezes, esse é um investimento lucrativo por vários motivos (consultoria sólida para otimizar custos, economia de tempo, evitar multas por não conformidade com a legislação fiscal etc.).
Portanto, recomendamos que, assim que você tiver dinheiro suficiente e um volume de vendas suficientemente grande, chame um contador para levar seu site de comércio eletrônico para o próximo nível.
Artigo traduzido do francês