O que é uma conta de cliente na contabilidade e como você a incorpora ao seu balanço patrimonial?
O que é uma conta a receber na contabilidade? Entre os muitos termos usados na área, as contas a receber, registradas na conta 411 do balanço patrimonial, são um termo comum.
Mas como funcionam as contas a receber e como elas se encaixam no plano de contas? O que deve ser registrado para estar em conformidade com os princípios contábeis? E como você pode manter o controle de suas contas a receber? Explicamos tudo neste artigo.
O que é uma conta a receber na contabilidade?
Contas a receber na contabilidade: definição
A conta do cliente é uma das contas da classe 4 das contas do balanço patrimonial no plano de contas geral.
Ela registra todos os encargos que são faturados aos clientes após a venda de mercadorias ou a prestação de serviços, por exemplo:
- inclui faturas emitidas, mas ainda não pagas;
- permite que você rastreie com precisão o valor exato faturado.
Você pode criar quantas contas quiser; a prática comum é criar uma para cada cliente.
Essas contas fornecem uma visão geral dos fluxos financeiros de seus clientes e identificam todas as contas a receber pendentes. Uma ferramenta essencial para manter suas contas atualizadas.
Diferenças entre contas de crédito e débito de clientes
O que são débito e crédito na contabilidade? Em poucas palavras, há duas colunas em uma conta de cliente:
- A coluna "débito" refere-se aos valores faturados aos clientes que ainda não foram pagos. A ideia é cobrar os valores devidos por seus clientes dentro do prazo. Isso permitirá que você pague suas obrigações atuais.
- A coluna "crédito" registra os valores pagos pelos clientes e, portanto, recebidos pela sua empresa. A ideia é fazer com que o valor exato na coluna de débito corresponda ao valor exato na coluna de crédito.
Contas a receber e a pagar em 2024: um entendimento aprofundado
Com as recentes mudanças na contabilidade, tornou-se ainda mais relevante entender claramente as distinções e os vínculos entre as contas a receber (411) e as contas a pagar (401).
Distinções fundamentais:
- Natureza das contas:
- Conta do cliente (411): Representa as contas a receber da empresa de seus clientes. Aparece no lado do ativo do balanço patrimonial, pois é uma fonte potencial de caixa para a empresa.
- Conta do fornecedor (401): Representa as dívidas da empresa com seus fornecedores. Aparece no lado do passivo do balanço patrimonial, mostrando os valores que a empresa tem de pagar.
Semelhanças e gerenciamento conjunto:
- Interdependência no fluxo de caixa: em 2024, o software de contabilidade oferecerá uma visão integrada dessas contas, destacando sua interdependência e seu impacto conjunto no fluxo de caixa da empresa.
- Gerenciamento automatizado: as funcionalidades avançadas permitem o gerenciamento simultâneo e consistente dessas contas, facilitando o monitoramento dos fluxos financeiros de entrada e saída.
Impacto das inovações tecnológicas:
- Análise precisa e preditiva: as modernas ferramentas de contabilidade fornecem análises detalhadas dessas contas, permitindo a previsão das necessidades de capital de giro e a otimização das estratégias de pagamento e cobrança.
O que é a conta 411 no plano de contas?
Foco na conta 411 de contas a receber
Em termos contábeis, as contas a receber de clientes são anexadas à conta 411 no balanço patrimonial, sob o título "Contas a receber de clientes" .
A conta 411 é, na verdade, uma subconta, ou seja, uma subcategoria das contas de classe 4 no balanço patrimonial. Essas contas de classe 4 são chamadas de contas de terceiros .
Observação: na contabilidade, a conta do fornecedor também é uma conta de terceiros. Ela é conhecida como conta 401 "Contas a pagar".
Entretanto, a conta de "contas a receber" e a conta de "contas a pagar" não aparecem nas mesmas partes do balanço patrimonial:
- As contas a receber aparecem no lado do ativo do balanço patrimonial, na seção de contas a receber:
Dougs
- As contas a pagar aparecem no lado do passivo do balanço patrimonial, no passivo operacional:
A conta do cliente no balanço patrimonial
ℹ️ Observe: O balanço patrimonial é composto de :
- Contas de classe 1 a 5, que correspondem às contas do balanço,
- contas de classe 6 a 7, correspondentes às contas de receitas e despesas
- contas de classe 8, que são contas especiais.
Para entender as contas listadas no plano de contas, consulte o Plano Geral de Contas, mais conhecido como PCG. O PCG reúne as normas contábeis aplicadas na França e formaliza a forma como as empresas e organizações mantêm suas contas.
Como você controla as contas de seus clientes?
Registro de faturas na conta do cliente
Em primeiro lugar, você deve estar ciente de que a venda de serviços ou mercadorias é faturada sem impostos (excluindo o IVA) se a sua empresa estiver sujeita ao IVA.
Como registrar uma fatura em suas contas?
- Emita uma fatura de vendas.
- Debite a conta 4181 em seu livro contábil. Essa conta 4181 corresponde à conta "Clientes - faturas a serem emitidas", que é debitada pelo valor das mercadorias ou serviços entregues, excluindo o IVA,
- Credite o valor da fatura na conta 44 587 intitulada "Imposto sobre vendas em faturas a serem emitidas" e em uma das duas contas a seguir:
- conta 706 "Serviços prestados", ou
- ou na conta 707 "Vendas de mercadorias".
Os lançamentos contábeis são feitos :
- manualmente, se você usar uma planilha do Excel para sua contabilidade,
- ou automaticamente, se você usar um software de contabilidade.
Nem todas as empresas estão autorizadas a fazer sua contabilidade no Excel. Você é uma delas?
Letras em uma conta de cliente
Como vimos anteriormente, o objetivo de uma conta de cliente é fazer a correspondência entre o valor do crédito e o valor do débito. É exatamente para isso que o lettering é usado na contabilidade.
O lettering é uma técnica que atribui uma letra do alfabeto a uma única transação. A mesma letra é atribuída à transação na coluna de débito e à transação na coluna de crédito.
Exemplo:
- Uma fatura foi emitida para um cliente.
- O valor aparece somente na coluna de débito. Esse valor corresponde à dívida do cliente.
- Quando o pagamento é feito, outra linha é criada automaticamente com um valor que aparece na coluna "crédito".
O sistema de letras então associa as duas linhas com os valores correspondentes de "débito" e "crédito".
O lettering tem várias vantagens:
- identificar possíveis erros
- descobrir se um cliente está em dia com seus pagamentos
- acompanhar e fazer o acompanhamento dos clientes, se necessário.
É bom saber: Em 2024, haverá avanços significativos no registro de contas a receber, graças às tecnologias avançadas de automação. A maior parte dos softwares atuais é capaz de realizar o registro automático, atribuindo letras às transações e combinando débitos e créditos com precisão.
Gerenciando suas contas a receber com o software certo: desenvolvimentos em 2024
Se você gerencia suas contas sem um contador e gostaria de automatizar o monitoramento de suas contas a receber, alguns softwares de contabilidade podem ser úteis no dia a dia.
Entre outras coisas, o software de contabilidade permite que você
- monitorar as contas a receber de seus clientes e os pagamentos de faturas,
- cobrar os clientes, se necessário,
- coletar todas as faturas de seus fornecedores em sua caixa de entrada de e-mail, em suas áreas de clientes ou até mesmo no Slack,
- realizar reconciliações bancárias em tempo real,
- automatizar os lançamentos contábeis e reduzir a quantidade de entrada de dados e os erros humanos associados.
Alguns exemplos de software:
- iPaidThat
- ISACOMPTA - AGIRIS
- Sinao
- Faturas SumUp
Em 2024, adotar um software de contabilidade de última geração não é mais um luxo, mas uma necessidade para qualquer empresa que deseje otimizar sua gestão financeira e olhar para o futuro com confiança. Adaptar-se e adotar essas mudanças é fundamental para manter as contas a receber eficientes e atualizadas.
O papel fundamental da conta do cliente
A conta do cliente é uma conta importante em sua contabilidade. Ela lhe dá uma visão precisa das contas a receber de seus clientes, bem como dos fluxos de entrada que lhe permitirão financiar seus passivos atuais.
Agora cabe a você usar as melhores práticas listadas neste artigo para monitorar suas contas a receber diariamente.
Artigo traduzido do francês