Por que não automatizar sua contabilidade?
Um robô para fazer sua contabilidade para você ou para substituir seu contador? A contabilidade automatizada é uma tendência que está ganhando terreno nas empresas, incentivada pela transformação digital.
A evolução da profissão contábil é uma realidade, mas a contabilidade automatizada não substitui de forma alguma a função do contador.
Ela simplesmente elimina a necessidade de entrada manual de dados e aproveita a análise de dados para dar às empresas uma visão geral de sua saúde financeira.
Ao contador, por sua vez, é confiada uma função de consultoria: ele se torna o ponto de referência contábil para a tomada de decisões empresariais.
Como você pode ver, o fim dos contadores não está à vista. Saiba mais sobre os desafios da automação dos processos contábeis e como o software de contabilidade on-line está ajudando as empresas a se tornarem digitais.
Automação contábil: definição
A automação contábil consiste em eliminar os processos manuais e substituí-los por processos automáticos, usando um software dedicado e seguro.
A automação contábil abrange :
- entrada de contabilidade: entrada de faturas, entrada de lançamentos contábeis, entrada de extratos bancários, entrada de lançamentos de folha de pagamento,
- impressão de orçamentos e faturas,
- desmaterialização de faturas, que agora é uma exigência legal,
- gerenciamento da folha de pagamento,
- elaboração de balanços e contas de lucros e perdas,
- gerenciamento do IVA.
Também se fala em "digitalização da contabilidade", "robotização da contabilidade " ou RPA (Robotic Process Automation). O objetivo é aproveitar os avanços tecnológicos da robotização e da inteligência artificial (IA) e aplicá-los à contabilidade.
A automação de processos repetitivos evita erros de entrada manual e libera tempo para tarefas de maior valor agregado.
Exemplo: o robô lê uma fatura digitalizada, identifica as informações relevantes, como o valor, o cliente, a data e o IVA, para automatizar o processamento da fatura.
Por que automatizar sua contabilidade e escolher um software?
Os benefícios da contabilidade automatizada para as empresas
Por que automatizar sua contabilidade? Quais são as vantagens do software de contabilidade automatizado?
Em resumo, o software de contabilidade on-line :
- automatiza os processos contábeis;
- otimiza os custos ao evitar tarefas repetitivas e demoradas com pouco valor agregado;
- reduz o número de erros (fórmulas, lançamentos incorretos, duplicação, confusão, etc.);
- garante a conformidade legal graças às atualizações regulares e automáticas da ferramenta: você pode ter certeza de que sua contabilidade está sendo gerenciada em total conformidade com a lei;
- facilita o intercâmbio com seu contador, que tem acesso direto à ferramenta para monitorar suas contas em tempo real;
- fornece acesso móvel aos dados contábeis por meio de um aplicativo móvel, para alguns pacotes de software.
Os benefícios da automação contábil para contadores
De acordo com a Exact pour Experts-Comptables, há 5 vantagens em uma solução de produção contábil 100% em nuvem:
- mobilidade e liberdade: acesso a dados atualizados, mesmo quando em trânsito com um cliente;
- colaboração e consultoria: mais tempo para consultoria e melhor relacionamento com o cliente, compartilhando uma interface comum;
- ganhos de produtividade por meio de tarefas e processos automatizados;
- gerenciamento dos negócios da empresa: dados contábeis seguros, painéis de controle personalizados, rastreamento de casos, etc.
- interatividade : conexão de aplicativos comerciais com a ferramenta de produção contábil.
☝️ Em resumo, o software de contabilidade on-line é tão benéfico para um gerente de negócios quanto para um contador.
Como você pode automatizar seus processos contábeis?
Os softwares estão cada vez mais equipados com funções de automação contábil, tais como:
- Reconhecimento de documentos e dados usando a tecnologia OCR (reconhecimento óptico de caracteres),
- arquivamento
- verificações de conformidade,
- processos de validação, etc.
Como a contabilidade tem um impacto multifuncional em praticamente todos os departamentos de uma empresa, os benefícios da automação dos processos contábeis estão se tornando cada vez mais difundidos.
Veja a seguir alguns exemplos de processos contábeis que podem ser automatizados.
Pré-contabilidade
Esse termo abrange todo o trabalho realizado antes da contabilidade, ou seja, tudo o que o gerente ou contador de uma empresa precisa preparar antes de chamar o contador, se houver.
As tarefas pré-contábeis incluem a coleta, o arquivamento e o arquivamento de todos os dados contábeis:
- faturas de fornecedores
- faturas de clientes
- relatórios de despesas
- extratos bancários
- recibos de pagamento,
- contribuições para a seguridade social, etc.
Exemplos de software :
- O Dext é um pacote de software pré-contábil pronto para uso, destinado a VSEs e PMEs, que pode lidar com um volume muito grande de faturas de compra (número ilimitado de fornecedores).
Tire uma foto do documento ou importe-o da sua caixa de correio, e o Dext se encarrega de excluir as duplicatas, extrair os dados e convertê-los em lançamentos contábeis.
- O Spendesk é um software de gerenciamento de compras corporativas que oferece uma interface única para centralizar automaticamente todas as suas despesas e relatórios de despesas. Isso lhe dá visibilidade confiável e em tempo real de todos os seus dados. Ele automatiza seus processos contábeis, desde a recuperação de recibos até a entrada de contas, incluindo reconciliação bancária e lembretes para funcionários.
- O Sage Business Cloud Compta, software de contabilidade 100% na nuvem para pequenas empresas, gera automaticamente seus lançamentos importando todos os seus dados bancários, de compras e de vendas. Não há mais erros de digitação! Além disso, graças à sincronização com sua conta bancária e à geração automática de painéis de controle, você pode monitorar seu fluxo de caixa em tempo real, proporcionando maior controle.
Processos de aquisição
A compra de fornecedores desencadeia um grande número de fluxos de informações e documentos que precisam ser rastreados e arquivados.
Por exemplo, você pode automatizar :
- gerar pedidos de compra
- atualizar os níveis de estoque em tempo real assim que as mercadorias forem recebidas,
- gerar uma fatura de compra a partir do pedido de compra,
- criar lançamentos contábeis a partir de faturas,
- arquivar faturas no software de contabilidade,
- levar em conta o pagamento de impostos.
Exemplo de software: O Azopio automatiza a recuperação de faturas, recibos e transações bancárias de diferentes fontes (aplicativo móvel, foto de uma fatura, e-mail etc.). Em seguida, ele as classifica antes de depositá-las em seus serviços de armazenamento em nuvem apropriados. Esse software de contabilidade automatiza a reconciliação com seu banco e sincroniza automaticamente suas contas com a plataforma.
Processos de vendas
Assim como as compras, os processos de vendas envolvem a criação de vários procedimentos, documentos e lançamentos contábeis.
Por exemplo, você pode automatizar
- rastrear uma cotação até a aprovação do cliente,
- gerar um pedido de compra a partir de uma cotação,
- gerar uma fatura de cliente a partir de um pedido de compra,
- criar lançamentos contábeis a partir de faturas,
- arquivar faturas no software de contabilidade,
- alertas para faturas vencidas.
Gerenciamento da folha de pagamento
A folha de pagamento é uma atividade que, além de ser recorrente e obrigatória, não gera valor. Portanto, automatizá-la oferece muitos benefícios.
Por exemplo, você pode automatizar
- calcular salários (bruto, líquido a pagar, deduções na fonte),
- a criação de contracheques
- o registro de entradas contábeis relacionadas à folha de pagamento,
- o arquivamento eletrônico das contribuições para a seguridade social usando a Déclaration Sociale Nominative (DSN),
- verificação da consistência dos registros, etc.
Consulte nosso diretório para ver exemplos de software de folha de pagamento.
Gerenciamento financeiro
Se você mantém contas convencionais, de caixa ou de compromisso, conectar seu software de contabilidade à sua conta bancária pode ser de grande ajuda.
Por exemplo, você pode automatizar
- recuperar extratos bancários
- fazer lançamentos contábeis no diário de caixa
- monitorar o fluxo de caixa em tempo real
- reconciliação bancária.
Exemplos de software:
- O IPaidThat recupera automaticamente as faturas de uma caixa de entrada de e-mail ou da área do cliente e importa os dados diretamente para o software. Em seguida, ele executa a conciliação bancária para comparar seus documentos com as transações bancárias. Você pode monitorar seu fluxo de caixa detalhadamente usando relatórios e gráficos precisos, em tempo real ou durante um determinado período.
- O Superindep.fr é o software de contabilidade perfeito se você for um empresário autônomo. Graças aos seus recursos personalizados, ele antecipa problemas administrativos, como atrasos de pagamento ou declarações esquecidas, para que você possa se concentrar totalmente nos negócios com total tranquilidade. Sem mais longas horas gastas no gerenciamento de suas contas, a plataforma automatiza o faturamento e as declarações de IVA para aumentar ainda mais a eficiência!
Ferramentas para automatizar sua contabilidade
A transformação digital das empresas não está poupando a contabilidade e está mudando gradualmente a maneira como os contadores trabalham. Como isso pode ser feito? Embora o software de contabilidade instalado localmente venha auxiliando os gerentes de empresas e contadores há muito tempo, a novidade está em outro lugar. O software on-line, ou software SaaS, permite :
- Atualizações de dados em tempo real,
- acesso às contas a qualquer momento e de qualquer lugar com apenas uma conexão à Internet ou um aplicativo móvel, tudo graças à nuvem,
- melhor monitoramento geral graças aos painéis de monitoramento.
Há uma grande variedade de softwares on-line para ajudar as empresas e seus contadores a gerenciar suas contas. Além dos exemplos ilustrados neste artigo, eles incluem :
- O Indy Comptabilité foi desenvolvido para os autônomos sob o regime BNC: acabe com a entrada de dados bancários e automatize sua contabilidade com uma ferramenta intuitiva e moderna.
- O Mister Compta economiza seu tempo e lhe dá tranquilidade com uma solução on-line segura (para VSEs e autônomos).
- O Sinao elimina o supérfluo em uma ferramenta que se concentra nas funções essenciais para start-ups, VSEs e PMEs.