4 etapas para escolher o cartão bancário de sua empresa para um ótimo gerenciamento de despesas!
Os cartões bancários empresariais são usados por muitas empresas para gerenciar melhor suas despesas e as de seus funcionários. Além de sua função como meio de pagamento, os cartões corporativos se tornaram uma ferramenta essencial para o gerenciamento de contas de despesas.
Eles facilitam consideravelmente o monitoramento e o controle das despesas da empresa e oferecem maior segurança para o processo de pagamento. Seus funcionários são mais autônomos e a gestão financeira é mais otimizada.
No entanto, há vários tipos de cartões com características diferentes. Então, qual é o mais adequado para sua empresa? E quais critérios você deve usar para fazer a escolha certa?
Neste artigo, daremos a você todas as informações necessárias para fazer a escolha certa, para que você possa optar pelo meio de pagamento mais adequado às suas necessidades e às de seus funcionários.
O que é um cartão bancário empresarial?
Um cartão bancário comercial, também conhecido como cartão da empresa, é um meio de pagamento que uma empresa fornece a seus funcionários para pagar despesas comerciais. Ele está diretamente vinculado à conta bancária da empresa.
Legalmente, a grande maioria das empresas é obrigada a abrir uma conta bancária comercial. É nela que elas registram seu capital quando são registradas. No entanto, há exceções:
- comerciantes individuais
- profissionais autônomos
Que tipos de cartão bancário comercial existem?
O cartão comercial ou corporativo
Esse cartão, também conhecido como cartão de débito de "funcionário" ou cartão empresarial, foi especialmente projetado para grandes empresas internacionais em que os funcionários incorrem regularmente em despesas relacionadas a viagens de negócios.
As despesas são, portanto, em moeda estrangeira, de modo que os funcionários precisam ter um cartão que seja adequado para uso internacional. Ele limita a pressão financeira sobre os funcionários e centraliza suas despesas para facilitar o rastreamento.
O cartão virtual
Também conhecido como cartão eletrônico, o cartão virtual é um meio de pagamento desmaterializado que permite o pagamento on-line das despesas da empresa, limitando assim o risco de fraude. Ele tem as mesmas características de um cartão bancário físico, a saber
- número do cartão bancário
- data de validade
- código CVV
O cartão comercial
Também conhecido como cartão de débito de "empresa", foi projetado para pequenas e médias empresas. A conta da empresa é debitada diretamente e esse tipo de cartão é geralmente reservado para os diretores da empresa. No entanto, ele pode ser alocado a departamentos específicos, como :
- o departamento de compras
- o departamento financeiro
- o departamento de pagamentos (para reservas de viagens, por exemplo).
O cartão "locatário"
Esse tipo de cartão é usado para pagar as despesas de viagem de negócios dos funcionários por meio de uma conta de pagamento registrada diretamente no sistema de informações do provedor de serviços em questão.
É um dos principais métodos de pagamento centralizado do mercado. Ele permite que todas as transações relacionadas às viagens de negócios dos funcionários sejam liquidadas e gerenciadas em tempo real a partir de um único local.
O cartão de compras
O cartão de compras permite que os funcionários autorizados pela empresa paguem por bens, serviços e outros custos operacionais de fornecedores pré-identificados.
Quais são as vantagens de um cartão bancário empresarial?
Economia de tempo considerável
O gerenciamento de pedidos de reembolso de despesas geralmente é uma tarefa demorada e repetitiva que consome o tempo de departamentos especializados. Com um cartão bancário comercial, todas as despesas comerciais de seus funcionários são centralizadas em uma única conta comercial.
Cada titular de cartão empresarial tem acesso a um aplicativo móvel de gerenciamento de despesas. Isso facilita as coisas para :
- Os funcionários, que não precisam mais passar horas criando relatórios de despesas no Excel. Todos os recibos de despesas e faturas são armazenados na plataforma.
- Os gerentes, pois a plataforma gerencia automaticamente os relatórios detalhados de despesas e arquiva os recibos em formato digital.
Despesas comerciais seguras
O cartão bancário empresarial oferece maior segurança ao permitir que você mantenha o controle de suas despesas, o que reduz consideravelmente qualquer tentativa de fraude.
Todas as suas informações confidenciais são protegidas por uma plataforma digital segura. Seus dados podem ser criptografados para uma segurança ainda maior.
Além disso, se seu cartão for perdido ou roubado, ele poderá ser bloqueado com o clique de um botão .
Portanto, recomendamos que você distribua cartões pré-pagos à sua equipe para que todos os funcionários não sejam afetados em caso de perda ou roubo.
Evite despesas pessoais
Graças ao cartão bancário comercial, seus funcionários não precisam mais usar a conta bancária pessoal para financiar despesas relacionadas às suas atribuições comerciais. O modelo tradicional de gerenciamento de despesas comerciais pode ser descrito da seguinte forma:
- os funcionários adiantam os custos de suas viagens e missões de negócios,
- em seguida, criam pedidos de reembolso de despesas acompanhados de comprovante de pagamento,
- eles esperam ser reembolsados em alguns dias ou até mesmo em algumas semanas.
Embora esse método tenha sido eficaz no passado, não é mais o caso atualmente. Com a digitalização das empresas, tarefas demoradas e repetitivas são evitadas ou até mesmo eliminadas, e o gerenciamento de despesas é otimizado.
Com um cartão bancário empresarial, você pode pagar aos seus funcionários quantias específicas com base em suas previsões orçamentárias.
Isso evita o incômodo de funcionários que não têm fundos pessoais suficientes para atender às suas necessidades comerciais.
Por fim, os cartões bancários empresariais podem ser muito benéficos quando se viaja a negócios para o exterior , o que geralmente envolve gastos elevados em moedas estrangeiras.
Melhor monitoramento das despesas comerciais
Todas as transações realizadas com um cartão bancário empresarial são registradas e enviadas diretamente para os departamentos relevantes por meio de uma plataforma digital.
Isso otimiza consideravelmente o monitoramento e o controle das despesas.
Essa otimização pode ser ainda mais aprimorada se o seu cartão bancário estiver conectado a uma solução de gerenciamento de despesas para automatizar todos os seus relatórios e monitoramento.
Como você escolhe seu cartão bancário empresarial?
1 - Avalie as necessidades específicas de sua empresa
Optar por um cartão bancário empresarial é uma decisão tomada após o surgimento de uma necessidade. Essas necessidades podem ser diferentes de empresa para empresa. Suas prioridades e expectativas são diferentes, o que pode levá-lo a optar por diferentes tipos de cartão. Para melhor atender à(s) sua(s) necessidade(s), você precisa se fazer as seguintes perguntas:
- Que problema estou tentando resolver com a introdução de um novo método de pagamento?
- Quantos funcionários usarão esses cartões?
- Que tipos de despesas serão pagas com esses cartões?
- Meus funcionários viajam a negócios para o exterior? (Nesse caso, é preferível um cartão internacional ou em moeda estrangeira).
- Qual é o orçamento definido para cada cartão? (Dependendo de suas previsões orçamentárias)
2 - Compare as ofertas do mercado
Dependendo de suas necessidades, há várias ofertas disponíveis. Podem ser bancos, soluções de pagamento on-line ou até mesmo neobancos que lhe dão acesso a uma infinidade de ofertas acompanhadas de inúmeras vantagens:
- seguro de viagem
- programas de fidelidade
- rastreamento personalizado,
- dados criptografados,
- assistência 24 horas, etc.
Cabe a você decidir, de acordo com suas prioridades e seu orçamento, quais serviços seriam mais benéficos para você. Não tenha pressa! É importante estudar cuidadosamente todas as ofertas para que você possa oferecer aos seus funcionários o melhor cartão de pagamento possível.
Preste atenção às taxas cobradas por esses provedores de serviços, tais como :
- taxas de transação estrangeira,
- taxas de criação de cartões
- comissões cobradas por determinados serviços, etc.
3 - Diferencie entre cartões de débito imediato e diferido
Existem dois termos de pagamento para cartões bancários:
- Cartões de débito imediato: debitam automaticamente a conta bancária comercial da empresa no mesmo dia do pagamento, com uma margem de dois dias. Você é notificado em tempo real.
- Cartões de débito diferido : debitam todas as suas despesas no final do mês.
A escolha entre esses dois tipos de cartão de pagamento é essencial. Ela será feita de acordo com seu planejamento orçamentário, bem como com os diferentes tipos de despesas em que você incorre.
Em geral, os cartões de débito imediato são mais baratos do que os cartões de débito diferido.
4 - Mudança para ferramentas digitais
As empresas estão se tornando digitais e entrando cada vez mais na era digital. Uma oferta digital atenderá a todas as suas necessidades e facilitará seu dia a dia. As soluções intuitivas de gerenciamento de despesas têm várias vantagens:
- desmaterialização dos relatórios de despesas
- automatizar os processos de gerenciamento de despesas
- reduzir o número de etapas que os funcionários precisam realizar
- controlar as despesas de seus funcionários
- exportar automaticamente seus relatórios de despesas.
O software on-line para cartões corporativos também é altamente relevante, oferecendo uma visão de 360° de todas as suas despesas para que você possa otimizar seu planejamento orçamentário.
Essas novas soluções intuitivas e ultrapersonalizáveis são um verdadeiro impulsionador de desempenho para as empresas, que podem ver suas tarefas demoradas automatizadas, deixando-as com mais tempo para se concentrarem em seus negócios principais.
Artigo traduzido do francês