Reduza seu DSO e aumente seu fluxo de caixa com uma gestão de caixa eficaz!

Toda empresa adora ver o dinheiro entrando em seus cofres 🤑. Mas antes de o dinheiro entrar, é preciso vender (vamos deixar isso para nossos amigos vendedores) e também embolsar o dinheiro no prazo. Esse último imperativo exige um processo bem elaborado no qual a automação, mas também a cobrança, desempenham um papel importante.

Isso é o que chamamos de gerenciamento de cobrança.

Qual é a definição de um procedimento de cobrança? Como a tecnologia facilita as operações e aumenta a eficiência da equipe?

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O que é um procedimento de cobrança?

Gerenciamento de cobranças: definição

O gerenciamento de cobranças, também conhecido como procedimento de cobrança, consiste em processar proativamente os pagamentos de seus clientes, em vários estágios:

• criação e transmissão de faturas
• monitoramento de pagamentos pendentes
• Recebimento de pagamentos por qualquer meio (dinheiro, cheque, cartão bancário, pagamento on-line, etc.),
• resolução de problemas,
• manutenção de registros de transações financeiras,
• aplicar políticas de crédito.

O objetivo? Receber os pagamentos devidos por seus clientes o mais rápido possível, de modo a não prejudicar o fluxo de caixa da empresa.

Nesse sentido, a gestão de cobranças e a gestão de recuperação de dívidas, embora distintas, estão intimamente ligadas:

• Enquanto o primeiro visa processar e acelerar os pagamentos em geral (tarefas relacionadas ao envio de faturas, por exemplo);
• o segundo entra em ação quando os pagamentos estão atrasados e a cobrança de dívidas é necessária.

☝️ Observe que estamos falando aqui de procedimentos de cobrança de clientes. No entanto, a questão surge porque, na contabilidade, o conceito de cobrança também se aplica a outras entradas de caixa, como empréstimos, subsídios, reembolsos de créditos fiscais, etc.

Por que você deve ter uma boa gestão de caixa?

Para começar, a gestão de caixa é a chave para muitos problemas de fluxo de caixa.

Quanto mais rápido sua empresa for paga, mais ela reduzirá seu DSO. E essa redução no tempo médio de pagamento ajuda a melhorar as necessidades de capital de giro. Em outras palavras, a organização é capaz de financiar suas despesas em tempo hábil antes de entrar em déficit.

Outro objetivo de uma boa gestão de caixa é manter boas relações comerciais com seus clientes.

Ao trabalhar metodicamente, você pode fornecer faturas claras, oferecer opções de pagamento flexíveis... e implantar um processo de cobrança que seja eficiente e progressivo. Para satisfazer seus clientes, uma solução amigável é sempre preferível!

Como você pode gerenciar melhor as cobranças? Nossas 5 dicas

#1 Faça um balanço da situação da sua empresa

Você está planejando otimizar o gerenciamento de cobranças em dinheiro?

Para identificar áreas de melhoria, você precisa saber exatamente qual é a sua situação.

Portanto, comece analisando

• A eficiência dos procedimentos atuais. Por exemplo, quão automatizado você é?
  
  
• O comportamento de seus clientes. Quais cenários de pagamento você encontra com mais frequência? Quais são os métodos de pagamento preferidos? Você identificou algum cliente problemático ou mau pagador?
  
  
• Seus KPIs. Por exemplo, se quiser saber se seus prazos de pagamento são preocupantes, observe seu DSO. Em seguida, compare o resultado com as médias em vigor em seu setor e com os prazos legais de pagamento.

☝️ O objetivo dessas observações? Implementar um plano de ação concreto para melhorar seu desempenho e garantir seu fluxo de caixa.

#2 Monitore de perto o status de suas faturas

Não pode haver uma boa gestão de caixa sem um monitoramento meticuloso do seu faturamento.

Esse monitoramento serve para identificar :

• faturas que vencem em breve, para antecipar atrasos;
• pagamentos atrasados e faturas a serem cobradas, para iniciar o procedimento de cobrança;
• faturas a serem cobradas.

Ao mesmo tempo, esse trabalho o ajuda a prever fluxos de caixa futuros, para que você possa gerenciá-los com mais eficiência.

Simplifique a tarefa contando com um software que centraliza os dados em tempo real e automatiza as operações!

#3 Segmente sua base de clientes

Outra prática recomendada para otimizar o processamento de recebimentos de caixa é segmentar sua base de clientes de acordo com seus hábitos de pagamento e, em seguida, estabelecer diferentes cenários.

Dessa forma, você pode identificar mais facilmente os indivíduos que provavelmente serão maus pagadores e agir de acordo. Por exemplo, por que não enviar a eles um lembrete preventivo (e-mail, carta, notificação etc.) antes do prazo final para o pagamento da conta?

Em resumo, tudo se resume a gerenciar o risco do cliente.

#4 Estabeleça e siga um procedimento de cobrança bem elaborado

Como vimos, cobrança e recuperação são conceitos intimamente relacionados. Em ambos os casos, é importante receber o pagamento o mais rápido possível.

No entanto, muitas empresas ainda não implementaram um procedimento sistemático de cobrança. E, no entanto, quanto mais estruturados e ágeis forem os funcionários na execução dessa tarefa, menores serão os prazos de pagamento.

Esse procedimento varia de uma organização para outra. Cabe a cada organização estabelecer aquele que melhor lhe convier. No entanto, geralmente são seguidas as seguintes etapas

• Lembretes amigáveis (por correio, e-mail, etc.),
• notificação formal
• Cobrança legal de dívidas.

Saiba todos os detalhes em nosso artigo dedicado a lembretes de faturas.

Em todos os casos, recomendamos que você inicie um diálogo antes de recorrer a uma ação legal. Não se esqueça de que o gerenciamento de cobranças também tem um impacto no relacionamento com os clientes!

#5 Automatize!

Obviamente, todos os conselhos dados acima serão mais fáceis de aplicar se você usar sistemas que :

• Automatizem as várias tarefas envolvidas no gerenciamento de cobranças (conciliação de pagamentos e faturas, por exemplo);
• Ofereçam visibilidade em tempo real de vários dados.

Como saber se a solução de gerenciamento de cobranças realmente atende às suas necessidades? Depois de escolhê-la e testá-la, meça os resultados. Para isso, observe seus KPIs previamente definidos, como a taxa de automação de cobrança de dinheiro ou DSO.

Quais ferramentas podem simplificar e automatizar seu gerenciamento de cobrança de caixa?

Como você já deve ter percebido, uma boa gestão de cobrança de numerário requer o uso de soluções dedicadas.

Vários tipos de ferramentas podem ajudar a simplificar seus processos, começando pelo software de faturamento. Esses softwares permitem que você :

• enviar faturas aos clientes com apenas alguns cliques;
• monitorar o status da fatura em tempo real;
• automatizar lembretes.

Há também plataformas de gerenciamento de pagamentos, que são úteis para :

• processar pagamentos on-line ;
• gerenciar diferentes métodos de pagamento (útil para dar aos clientes uma opção, para que você possa receber seu dinheiro mais rapidamente!
• proteger transações.

Por fim, há soluções completas para gerenciar o processo do pedido ao caixa, desde o processamento dos pedidos dos clientes até a cobrança.

🛠️ Esse é o caso doEsker, uma solução completa de software order-to-cash para pequenas e médias empresas e grandes contas. Com o Esker, você pode automatizar totalmente o gerenciamento de cobranças (recebimento de várias fontes e formatos de pagamento, rastreamento de cobranças etc.), além de gerenciar exceções e pagamentos parciais. E graças à inteligência artificial, os dados de pagamento são automaticamente extraídos e reconciliados com as faturas correspondentes para economizar tempo e evitar erros.

Há também a Flowie, uma plataforma unificada para equipes de compras e finanças que trabalham em empresas com processos complexos, independentemente do tamanho. Com sua tecnologia avançada, incluindo a integração de um Copiloto de IA, a Flowie centraliza todo o gerenciamento do pedido ao caixa, especialmente os recebimentos de caixa. Você economiza um tempo precioso ao automatizar uma ampla gama de operações, desde a geração de suas faturas (de acordo com os pedidos de compra recebidos) até a cobrança.

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Visão geral do gerenciamento de caixa

O gerenciamento de cobranças é uma das principais atividades da sua empresa, pois diz respeito ao momento exato (e tão esperado!) em que você reabastece seus cofres.

Faturamento, monitoramento de pagamentos, recebimento de dinheiro, cobrança... gargalos podem se formar rapidamente se você não otimizar todas essas operações. E sua saúde financeira pode estar em risco.

Felizmente, a tecnologia ainda está vindo em socorro das empresas. Ao usar o software certo, elas podem automatizar os processos de cobrança e economizar tempo. É assim que você pode reduzir seu DSO... e aumentar seu fluxo de caixa!