Contabilização da conta pro rata: como você faz isso?
Quando se trata de contabilidade, o setor de construção e engenharia civil tem suas próprias características e técnicas especiais.
A conta pro rata é uma dessas técnicas. Criada quando várias empresas compartilham um único local de trabalho, ela é usada para dividir as despesas comuns (água, eletricidade, segurança etc.) entre as partes envolvidas.
Quando deve ser configurada e como funciona? Aqui estão as informações essenciais que você precisa saber sobre a contabilização da conta pro rata.
Contabilização da conta pro rata: definição e funcionamento
O que é a conta pro rata?
A conta pro rata é uma conta específica no plano de contas de uma construtora. Ela é criada assim que um local é gerenciado por vários participantes. Sua criação não é obrigatória, mas é altamente recomendada para evitar conflitos entre as empresas.
Em termos contábeis, a conta pro rata é usada para registrar as despesas conjuntas incorridas no local, ou seja, os custos necessários para o bom andamento do trabalho. Esses custos são imprevisíveis e difíceis de calcular antes do início do trabalho.
Como funciona a conta pro rata?
A conta pro rata é usada para registrar todos os encargos e pagamentos por conta recebidos e para contabilizar o IVA. Geralmente, ela é financiada em uma base pro rata de acordo com o tempo gasto por cada empresa no local, daí o termo "conta pro rata".
É usado para contratos de construção públicos e privados e também pode ser usado para subcontratados.
Um orçamento provisório é elaborado no início das obras e cada empresa paga um depósito.
Contabilização da conta pro rata: como ela é configurada e gerenciada?
Organização da conta pro rata
A conta pro rata deve ser estabelecida antes do início da obra. Não há disposições legais ou regulamentares relativas à sua criação. Ela emana da vontade comum das empresas de construção e é objeto de um acordo de gerenciamento entre todos os participantes do canteiro de obras.
Nos termos desse acordo, os participantes concordam com a criação da conta pro rata, sua organização, a alocação de despesas e os termos de pagamento.
☝️ O acordo de gerenciamento da conta pro rata é importante porque cria um vínculo legal entre todas as empresas participantes.
- Nos contratos públicos, o Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) Travaux não faz menção à conta pro rata do site. Portanto, ela só pode ser estabelecida por acordo entre as empresas.
- Para contratos privados, a norma AFNOR NF P03-001 faz referência explícita às despesas de interesse comum e à conta pro rata no artigo 14 e nos apêndices A, B e C. Ela propõe disposições para facilitar a configuração e o gerenciamento da conta pro rata.
Quem deve gerenciar a conta pro rata?
O gerenciamento da conta pro rata é confiado a um gerente, o proprietário do maior lote (geralmente o shell).
Esse gerente é responsável pela elaboração das faturas da conta pro rata ou pela solicitação de fundos. Muitas vezes, o gerente também adianta fundos para cobrir despesas comuns.
☝️ Os lançamentos contábeis são validados por um comitê de controle.
Contabilização da conta pro rata
As despesas incorridas em conjunto por empresas de construção que trabalham no mesmo local, também conhecidas como despesas de interesse comum, são cobradas na conta pro rata assim que os preços são concedidos.
Despesas cobertas pela conta pro rata
As despesas da conta pro rata são despesas de consumo conjunto, incluindo :
- limpeza e manutenção das instalações ;
- custos de água, eletricidade e gás
- limpeza do escritório do local e das instalações de higiene; e
- tornar o local seguro...
☝️ Suprimentos ou trabalhos destinados a serem recebidos pelo proprietário do projeto, bem como custos que não tenham sido determinados nos documentos do contrato, não constituem despesas de interesse comum.
Alocação de encargos em uma conta pro rata
O gerente do projeto lista todas as despesas e as aloca entre todos os participantes de acordo com os métodos de alocação previamente definidos.
As despesas comuns podem ser rateadas com base em uma taxa fixa ou em um extrato de conta. A última opção é a mais comum.
- Se as despesas forem alocadas com base em um detalhamento, o gerente elaborará uma tabela de monitoramento de contas pro rata. Ele registra as despesas reais e as divide entre os participantes proporcionalmente ao valor de seu contrato. No final do projeto, o gerente elabora a declaração final e a envia a cada empresa. As despesas são então deduzidas proporcionalmente ao valor da fatura de cada empresa. Dependendo dos pagamentos antecipados feitos pelas empresas e da conta final, quaisquer valores excedentes são reembolsados.
- Se a distribuição for feita com base em uma taxa fixa, os custos cobertos pela conta pro rata são especificados no início dos trabalhos. Cada parte paga sua própria parte. O gerente não precisa justificar as despesas registradas na conta pro rata.
Contabilização da conta pro rata: como você contabiliza uma fatura?
A contabilização da conta pro rata varia de acordo com o status da empresa (gerente ou usuário).
- Para o gerente, as despesas são incluídas na conta de despesas usual. Os pedidos de fundos são registrados em uma conta de classe de receita (701).
- Para os usuários, as solicitações de fundos são registradas em uma subdivisão da conta 604000 (compras de estudos e serviços).
Dica: recomenda-se o uso de software específico para o setor de construção para contabilizar facilmente a conta pro rata.
Um exemplo é o Graneet, uma solução de gestão comercial e financeira voltada para PMEs do setor de construção. Ele oferece a esses profissionais maior visibilidade de todos os custos associados ao local, para que possam acompanhar com precisão as despesas compartilhadas. Além disso, o Graneet integra a conta pro rata ao cálculo automático das diversas faturas. Em resumo, este é um pacote de software que certamente tornará seus processos financeiros mais confiáveis!
Fechamento da conta pro rata para fins contábeis
Depois que o trabalho é entregue, o gerente da propriedade fecha a conta pro rata. Ele envia a cada profissional as cobranças a serem pagas a esse respeito. Os empreiteiros têm então 15 dias para enviar suas observações.
Para equilibrar a conta pro rata nas contas, a receita excluindo impostos deve ser igual à despesa excluindo impostos. O comitê de controle (ou comitê de gestão) verifica e valida o saldo da conta pro rata, bem como a alocação das despesas.
Depois que a conta pro rata é aprovada, o gerente emite faturas para cada empresa. O gerente é responsável pela cobrança de quaisquer valores restantes ou pela devolução de quaisquer fundos excedentes.
Outras características contábeis específicas do setor de construção
Além de contabilizar a conta pro rata, o setor de construção e engenharia civil tem outras características específicas quando se trata de faturamento.
- Os pagamentos por conta são adiantamentos de fundos solicitados antes da execução do trabalho. Eles podem chegar a até 40% do custo total.
- Relatórios intermediários de progresso são emitidos à medida que o trabalho avança.
- Três taxas são aplicáveis, dependendo da natureza do trabalho. É possível ter duas alíquotas diferentes na mesma fatura:
- a taxa reduzida de IVA de 5,5% se aplica a melhorias de energia;
- IVA intermediário de 10% para trabalhos de renovação;
- a taxa padrão de IVA de 20% se aplica a trabalhos de construção nova.
- Quando o trabalho é aceito, o cliente tem o direito de deduzir uma quantia do total da fatura. Isso é conhecido como " retenção de garantia ". Essa quantia, que geralmente corresponde a 5% do custo do trabalho, permite que o cliente garanta que o trabalho foi realizado corretamente. A retenção de garantia deve ser devolvida após um ano se nenhum defeito for encontrado.
Conta pro-rata e contabilidade: um resumo
A conta pro rata é estabelecida quando várias empresas estão trabalhando no mesmo local. Ela é usada para dividir os custos do trabalho (eletricidade, água, limpeza do local, etc.) entre todos os participantes, com base em uma taxa ou montante fixo, e proporcionalmente ao tempo gasto no trabalho. Ele é administrado por um gerente (geralmente a empresa de fachada) que registra os custos e emite as faturas, e é validado por um comitê de controle.
A contabilidade da conta pro rata é uma característica específica do setor de construção e engenharia civil, da mesma forma que os pagamentos antecipados, as declarações intermediárias de trabalho, as taxas de IVA e a dedução de garantia.
Artigo traduzido do francês