A comunicação unificada é o segredo para melhorar a colaboração e a disseminação de informações?

As comunicações unificadas atendem a uma necessidade crescente de se comunicar de forma eficaz e rápida dentro de uma empresa, às vezes em tempo real e remotamente.

Empresário, gerente, funcionário: seja qual for o seu cargo ou nível hierárquico, essa dimensão do seu trabalho não pode lhe escapar. Sem uma comunicação eficiente, a colaboração e a produtividade são impossíveis!

Ao centralizar todos os meios de comunicação de uma empresa em uma única plataforma, com uma única interface (obrigado, Internet!), a comunicação é simplificada e o número de ferramentas usadas é limitado.

Cansado de fazer malabarismos com bate-papo, e-mail, telefone e videoconferência? Sua empresa tem vários sites e funcionários móveis? Está procurando o canivete suíço das comunicações internas?

Saiba mais sobre comunicações unificadas, os desafios envolvidos e uma seleção de soluções adaptadas para VSEs e PMEs.

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Comunicações unificadas: definição

A comunicação unificada refere-se a todas as ferramentas de uma empresa que permitem que os funcionários se comuniquem e colaborem com mais facilidade. Geralmente ouvimos esse conceito no plural, derivado de comunicações unificadas (UC): comunicações unificadas.

Mas a noção de comunicações unificadas vai além da simples troca de informações entre os funcionários por meio de soluções dedicadas. Ela também envolve

• acesso fácil aos vários canais de comunicação, independentemente de onde o funcionário esteja localizado (teletrabalho em casa, por exemplo) ou do meio que esteja usando (computador, tablet, smartphone),
• a interconexão dos diferentes canais utilizados, de modo a ter todos os meios de comunicação necessários sem multiplicar as ferramentas,
• a unificação das comunicações síncronas (tempo real, como uma chamada telefônica) e assíncronas (instantes diferentes, como e-mail).

A revolução na telefonia comercial tradicional, graças à tecnologia de telefonia em nuvem, está na raiz do surgimento das comunicações unificadas. Descubra todos os benefícios oferecidos por esse tipo de solução com nosso White Paper Por que você deve mudar para a telefonia na nuvem? Os 9 principais benefícios, escrito em conjunto com a Ubefone.

Os diferentes canais de comunicação unificada

Graças a uma solução da Web, vários canais de comunicação podem ser reunidos em uma interface comum e acessados de diferentes terminais (estação de trabalho, smartphone, tablet):

• Comunicações de voz e vídeo (síncronas):
  • Telefonia IP,
  • videoconferência,
  • conferência de áudio etc.
    
    
• Comunicação escrita (geralmente assíncrona) :
  • e-mail
  • MENSAGENS DE TEXTO
  • mensagens instantâneas ou bate-papo, etc.
    
    
• Ferramentas de trabalho colaborativo:
  • software de gerenciamento de projetos,
  • soluções de gerenciamento e compartilhamento de documentos
  • diários compartilhados, etc.
    
    
• Redes sociais, sejam elas :
  • públicas (Facebook, LinkedIn, etc.)
  • ou internas (redes sociais corporativas).
    
    
• Monitoramento de presença e ocupação em tempo real (status indicando se o funcionário está disponível, ocupado ou ausente).

Podemos ver que 4 dimensões principais são levadas em conta dessa forma:

• voz
• mensagens
• conferência
• vídeo.

Como você pode ver, as ferramentas de comunicação unificada e de trabalho colaborativo podem ter recursos em comum. Por exemplo, uma plataforma de gerenciamento eletrônico de documentos (EDM) ou uma rede social corporativa (CSN) pode incluir uma função de bate-papo.

Da mesma forma, as comunicações unificadas podem ser encontradas nas tecnologias de call center, por meio do envio de mensagens automáticas por SMS ou e-mail, ou no servidor de voz interativo.

Os benefícios das comunicações unificadas

Benefícios para a empresa

A comunicação unificada oferece uma série de vantagens, incluindo

• Adotar uma única ferramenta para gerenciar as comunicações internas,
• aumentar a produtividade economizando tempo em reuniões, viagens e busca de documentos,
• incentivar o trabalho móvel, o teletrabalho e os intercâmbios para empresas com vários locais,
• Eliminar a necessidade de equipamentos telefônicos,
• reduzir os custos (consumo) de telefonia e soluções colaborativas,
• monitorar ou recuperar conversas facilmente,
• atrair e reter talentos,
• comunicar-se com clientes e prestadores de serviços externos.
• Facilitar a adoção da ferramenta pelos funcionários e gerentes (uso intuitivo).

Benefícios para os funcionários

Graças às comunicações unificadas, a experiência do funcionário e o conforto no trabalho são aprimorados:

• distribuição simplificada, compartilhamento de informações e colaboração,
• melhor organização do tempo de trabalho graças aos status que permitem que você se torne disponível ou não, dependendo de suas necessidades de concentração,
• uso de qualquer tipo de terminal de computador,
• teletrabalho e mobilidade.

Como fazer a mudança para as comunicações unificadas?

A mudança para as comunicações unificadas deve, antes de tudo, considerar a adoção dessas novas soluções e processos pelos funcionários. Para isso, o projeto precisa ser comunicado com bastante antecedência, para demonstrar seus méritos e os vários benefícios que trará.

Além disso, os usuários finais também precisarão ser treinados para garantir que estejam total e facilmente atualizados com suas novas ferramentas de trabalho.

Então, você precisa encontrar o software de comunicações unificadas certo para suas necessidades, objetivos e estrutura de negócios. Para facilitar sua escolha, aqui está uma seleção de soluções em nuvem para comunicações unificadas.

Soluções de comunicações unificadas na nuvem

Vamos nos concentrar aqui no software de comunicações adaptado para VSEs e PMEs, pois ele atende às suas necessidades de interconexão, agilidade e capacidade de resposta, os principais desafios das comunicações unificadas.

Uma plataforma de comunicações unificadas pode ser instalada internamente na empresa ou ser acessada na nuvem (computação em nuvem) por meio de um navegador da Web. Essas soluções são conhecidas como UCaaS: Unified Communications as a Service (Comunicações unificadas como serviço).

Para que você tenha todas as cartas na mão antes de implantar uma solução, apresentamos os líderes do mercado de SaaS, bem como plataformas alternativas que vale a pena conhecer.

Nosso banco de dados inclui muitas outras soluções de software de comunicação e colaboração com funcionalidades interdisciplinares. Não hesite em consultá-lo.

Os gigantes americanos

Skype for business, chamadas e reuniões on-line

O Skype for business é a versão corporativa do software usado em muitos lares para fazer chamadas gratuitas. No entanto, ele exige a compra de créditos para chamadas feitas para telefones fixos ou celulares.

A ferramenta oferece recursos como videoconferência (até 250 participantes), compartilhamento de documentos, chamadas VoIP e mensagens instantâneas.

Observação: uma solução americana, tenha cuidado com a proteção de seus dados. Os dados hospedados por uma empresa americana estão sujeitos ao American Cloud Act e não ao RGPD.

Slack, bate-papo e compartilhamento de documentos

O objetivo principal do Slack é eliminar o uso de e-mail e reunir várias ferramentas de comunicação em uma única plataforma para trocas em tempo real.

É principalmente uma solução de bate-papo para compartilhamento de documentos, com conversas organizadas em cadeias de discussão (ou tópicos). O software se integra e sincroniza com outras ferramentas, como Twitter, Google Drive, Dropbox, Asana, GitHub, Zendesk, Mailchimp, Trello, Skype, Nagios, Google+, Facebook etc.

Observação: idem, solução americana, tenha cuidado com a proteção de seus dados.

Algumas alternativas para dar uma olhada

FrontApp, mensagens unificadas

A Front é uma start-up francesa sediada nos Estados Unidos. Essa plataforma de comunicações unificadas foi projetada para facilitar o gerenciamento colaborativo das mensagens da empresa.

Todos os canais de comunicação - e-mail, bate-papo, mídia social, SMS e correio de voz - são centralizados em uma única caixa de entrada. Como bônus, ela é interoperável com suas ferramentas de negócios (gerenciamento de projetos, CRM). No entanto, ele não oferece chamadas VoIP.

Observação: idem, solução baseada nos EUA, tenha cuidado com a proteção de seus dados.

Ringover, telefonia comercial e muito mais

O Ringover é uma solução de comunicação completa voltada especialmente para as PMEs. Embora o software seja perfeitamente adequado à telefonia corporativa (números internacionais, números virtuais, etc.) e ao gerenciamento de call center (filas prioritárias, etc.), o Ringover é uma solução de comunicação completa voltada especialmente para PMEs.) e gerenciamento de call center (filas prioritárias, grupos de chamadas etc.), ele também é uma excelente ferramenta para comunicações unificadas dentro da empresa. Com recursos como videoconferência, mensagens instantâneas e compartilhamento de tela, ele contribui para a colaboração e a produtividade da equipe.

O Ringover pode ser integrado a uma ampla gama de ferramentas de negócios, como sua solução de CRM ou de Helpdesk.

Spoka, a nova plataforma francesa de UC

Especialmente projetado para pequenas empresas, start-ups e freelancers, o Spoka foi desenvolvido por três especialistas em telecomunicações, TI e redes: Arkadin, NTT e Cisco.

Uma boa alternativa ao Skype for Business, a solução oferece uma nova maneira de trabalhar e se comunicar graças ao Spoka Connect, um pacote que combina telefonia em nuvem (Spoka Talk) com uma ferramenta de comunicações unificadas.

Esta última inclui mensagens instantâneas (chat), mensagens persistentes (tópicos de discussão, compartilhamento de documentos, etc.) e ferramentas de colaboração, como reuniões on-line e compartilhamento de tela.

Talkspirit, a rede social corporativa francesa

O Talkspirit merece uma menção aqui como uma plataforma de colaboração e comunicação interna. Ela não oferece chamadas VoIP, mas seus recursos podem atender às necessidades de comunicações unificadas.

Ela oferece uma rede social como um espaço para trocas e trabalho colaborativo estruturado, com compartilhamento de documentos e um recurso de bate-papo para comunicação instantânea e facilidade de uso. Sem mencionar as conferências de áudio e vídeo e os diários compartilhados.

Tabela de comparação

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Fluidez, eficiência, velocidade

Como você viu, as comunicações unificadas são um campo vasto, abrangendo todos os tipos de serviços que facilitam principalmente a comunicação interna.

Quanto maior for o crescimento de sua empresa, mais ela precisará de soluções colaborativas avançadas, integrando suas ferramentas de CRM, uma rede social ou um gerenciamento de documentos mais avançado, por exemplo.
No caso das pequenas e médias empresas, as comunicações unificadas representarão inicialmente um ativo real, permitindo que elas continuem a se desenvolver de forma coerente, com um forte espírito de equipe.

O futuro? De acordo com um estudo de 2017 da IDC (International Data Corporation), o uso de tecnologias de UC&C (soluções de colaboração e comunicações unificadas) chegará a 88% em 2019.