Como você escolhe sua caixa postal? Seleção das melhores caixas postais para empresas
O e-mail está no centro dos negócios, seja ele externo, interno ou de mensagens instantâneas. Considerado a maneira mais rápida e fácil de se comunicar, ele se tornou parte integrante de nossas vidas diárias. Algumas caixas de correio são gratuitas, outras precisam ser pagas. Qual é a melhor solução para sua empresa? Leia todos os nossos artigos sobre o uso do e-mail comercial.
Caixas de correio profissionais: mais ferramentas e status de especialista
Criação de um endereço de e-mail comercial em nome de sua empresa: uma chave para profissionais
Com uma conta de e-mail gratuita, não é possível criar um endereço de e-mail comercial no nome da sua empresa: digite x@entreprise.com. Como alternativa, algumas pessoas optam por uma variante como entreprise@yahoo.fr ou gmail.com, hotmail.fr etc., dependendo do software de e-mail.
Além de prejudicar sua imagem, esse tipo de e-mail o priva de determinados serviços. Em redes sociais profissionais como o Linkedin, por exemplo, você não pode criar uma página da empresa. Esses são dois pontos que falam a favor de uma caixa de correio comercial.
A correspondência certificada substitui as cartas registradas dos Correios
As funções de confirmação de recebimento (hotmail, por exemplo) e confirmação de leitura não estão disponíveis nas caixas de correio gratuitas. Elas estão disponíveis nas melhores caixas de correio profissionais. Essa é uma forma de comprovar, se necessário:
- que o e-mail foi enviado,
- que o e-mail foi notificado como entregue.
Até agora, o valor legal do e-mail não era claro. Mas a estrutura jurídica está mudando. Hoje, os melhores serviços de e-mail, como o Legalbox, permitem o envio dos chamados e-mails certificados. A um custo de 0,32 centavos por item, o aviso de recebimento é equivalente ao de uma carta registrada enviada pelos Correios. Isso é :
- mais rápido: porque o e-mail é enviado instantaneamente, em comparação com o tempo de entrega de 1 a 2 dias dos Correios,
- menos disruptivo: porque você envia o e-mail certificado do seu computador. Não há necessidade de ir até a agência dos Correios para pegar sua correspondência,
- mais barato: porque um aviso de recebimento dos Correios vale pelo menos € 1,15.
Portanto, não há necessidade de hesitar, para :
- correspondências contábeis simples, como lembretes, faturas e orçamentos,
- correspondências mais polêmicas, como cartas de advogados e avisos formais,
- correspondências básicas de RH, como contratos, recibos de pagamento e certificados.
Confirmação de recebimento: uma ferramenta para facilitar as operações também
Descobrir após o evento que seu e-mail não foi entregue pode causar atrasos. Se o seu sistema de e-mail o alertar imediatamente, isso será evitado. O que se aplica ao e-mail tradicional também se aplica a outras formas de mensagem escrita (mensagens instantâneas, SMS). Há profissões em que os funcionários precisam se comunicar com rapidez e facilidade. A comunicação móvel tornou-se um grande desafio, e o Team on the run está respondendo a essa necessidade. Os usuários sabem se sua mensagem foi recebida e lida. Eles podem enviar uns aos outros links da Internet, arquivos armazenados no telefone ou na nuvem se usarem o Drive ou o Dropbox, por exemplo. Todos têm acesso aos seus contatos e dados, e a função de geolocalização significa que as tarefas podem ser distribuídas de forma rápida e mais eficiente.
Muitas vezes imaginamos que a Internet estará disponível em todos os lugares. No entanto, algumas áreas ainda estão mal equipadas, tanto em termos de conexão quanto de cobertura de rede. Mas, em algumas profissões, é essencial que as pessoas possam se comunicar umas com as outras. O Team on the run possibilita a mobilização de outros canais. Sua função de voz sobre IP está disponível em uma rede com fio ou compatível com IP. Seu walkie-talkie é ideal sempre que o alcance permitir. Usando uma frequência comum, ele permite que várias pessoas se comuniquem facilmente.
Caixas de correio profissionais: as caixas de correio mais seguras e práticas para seus funcionários
Maior proteção contra vírus para as caixas de correio da empresa
E-mails, bate-papos e mensagens de texto representam um risco para a sua empresa: se forem hackeados, você estará divulgando todas as suas informações. Softwares como o BitDefender protegem suas mensagens. Uma vez criptografadas, os robôs não podem mais examiná-las. O software antivírus analisa seus anexos. As tentativas de malware e phishing são detectadas antes. A proteção abrange sua nuvem e seus servidores locais, incluindo as estações de trabalho e os telefones comerciais de seus funcionários.
Spam: a batalha diária nas caixas de entrada
Embora a maioria dos spams seja filtrada no upstream, alguns ainda passam despercebidos. São 12 mensagens de spam por dia poluindo as caixas de entrada de seus funcionários. É uma perda de tempo classificá-las, e há um risco real de perder e-mails importantes, que são abafados pela massa. Os sistemas de mensagens profissionais estão redobrando seus esforços para mantê-lo longe de problemas.
Caixas de correio menos saturadas com mais espaço de armazenamento
Com um serviço de e-mail gratuito (como o hotmail.fr, uma caixa de correio gratuita), você atinge rapidamente o limite de saturação. Se você tiver guardado e-mails com anexos pesados, sua caixa de correio ficará em stand-by. Você não receberá mais nada até que a esvazie. Atualmente, os funcionários passam mais de um quarto do dia examinando a caixa de entrada. Uma quantidade enorme de tempo para uma tarefa que é tudo menos produtiva.
Se hoje você pode se contentar com uma caixa de correio gratuita para a sua empresa, está se privando de uma série de funções úteis para o seu negócio. Seja por motivos de imagem, legais ou operacionais, o webmail profissional oferece vantagens reais. Cabe a você identificar suas prioridades.
Artigo traduzido do francês