Por que trabalhamos de forma mais eficaz com um sistema de mensagens colaborativo?
As mensagens colaborativas são uma parte essencial de qualquer empresa, autoridade local ou organização, pois são, de longe, o aplicativo mais usado diariamente. Atualmente, o uso de uma caixa de correio comercial vai além das questões tradicionais de simples troca de e-mails.
Embora o e-mail tenha se tornado o meio universal de comunicação entre empresas (envio de documentos, faturas, marcação de compromissos etc.), as PMEs e as PMIs precisam de um serviço de e-mail que realmente permita que suas equipes trabalhem juntas de forma eficaz: o e-mail colaborativo. Quando você trabalha em conjunto, é imediatamente mais produtivo, pois economiza o bem mais precioso de todos: o tempo. Então, quais são esses recursos extras e que benefícios eles trazem para sua empresa? Vamos falar sobre como usar melhor o e-mail!
Quais são os desafios de um sistema de e-mail profissional?
O e-mail convencional é um meio de trocar informações quase instantaneamente, facilitando a comunicação à distância sem ter que se preocupar com o equipamento dos destinatários. No entanto, em nível profissional, as equipes de trabalho precisam de uma ferramenta versátil que possa facilitar a participação em um projeto conjunto. É por isso que as mensagens profissionais se transformaram em um verdadeiro canivete suíço, a serviço da organização da empresa: as mensagens colaborativas.
Há muitos servidores de e-mail, de código aberto ou não, instalados internamente ou no modo SaaS, mas nem todos oferecem as mesmas funcionalidades. E são esses recursos que fazem toda a diferença. As mensagens colaborativas são groupwares que oferecem várias soluções de comunicação para a equipe que trabalha na mesma empresa. Pode ser uma autoridade local que agrupa diferentes atores, um centro de coworking ou até mesmo um grande grupo com presença internacional. Mas, acima de tudo, esse sistema de mensagens compartilhadas também é uma forma de reunir o máximo de dados possível: contatos, agendas, informações e arquivos.
Como as mensagens colaborativas podem ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência?
Organizar a migração para uma solução de mensagens colaborativas em sua empresa é um estímulo à produtividade. Ao reunir dados, todos ficam mais bem informados. Suas equipes rapidamente se tornam mais eficientes e ágeis. Esse agrupamento de informações é possível graças a essas cinco ferramentas práticas e essenciais que podem atender às suas necessidades:
#1 Os recursos que ajudam você a se comunicar
A comunicação é uma parte vital de qualquer empresa. É por isso que ela precisa ser incentivada o máximo possível, multiplicando os meios de troca entre os parceiros.
Com um serviço de mensagens colaborativas, o envio de e-mails é simplificado e imediato. A maioria das ofertas inclui um canal de conversa instantânea (ou bate-papo) para discussões em tempo real. Esse tipo de caixa de correio eletrônico também permite delegar contas de e-mail, enquanto um colega está de férias, por exemplo.
#2 Uma solução de mensagens para um melhor planejamento
Trabalhar em equipe significa ter que coordenar tudo constantemente: uma reunião, uma chamada, a implementação de um projeto...
Graças ao seu calendário compartilhado integrado, seu aplicativo de mensagens colaborativas economiza um tempo precioso no planejamento de tarefas. Você pode ver os compromissos dos seus colegas diretamente no seu PC, tablet ou smartphone e saber quando eles estão livres sem incomodá-los. Você também pode usar uma agenda de recursos compartilhados para reservar um quarto ou um veículo, por exemplo, com apenas um clique.
#3 Acesse contatos úteis por meio do seu sistema de mensagens compartilhadas
Os clientes e outras partes externas se comunicam com diferentes setores da empresa, às vezes com muito pouca conexão entre eles.
O uso de um sistema de mensagens colaborativo permite racionalizar o gerenciamento de contatos, reunindo diferentes catálogos de endereços. Não há mais necessidade de procedimentos demorados entre a equipe de vendas e o atendimento ao cliente, por exemplo.
#4 Quais recursos o ajudarão a se organizar?
Para otimizar seu tempo, os funcionários da empresa geralmente precisam ser capazes de planejar suas tarefas com facilidade.
Escolha um sistema de mensagens compartilhadas com um gerenciador de tarefas diretamente integrado. Isso facilita para cada membro da equipe gerenciar seu tempo e trabalhar em grupo, pois as tarefas ficam visíveis na agenda compartilhada e são agrupadas com os contatos em questão usando tags.
#5 A vantagem do groupware para o trabalho em grupo
A equipe que trabalha no mesmo projeto precisa constantemente compartilhar arquivos grandes, às vezes grandes demais para o e-mail convencional.
Recursos como os oferecidos pelo BlueMind facilitam essa tarefa. Você pode anexar um documento a uma mensagem sem se preocupar com seu peso: se for muito grande, ele será automaticamente hospedado e seu link será integrado ao e-mail. Basta um clique para acessar o arquivo.
3 critérios essenciais para ajudá-lo a escolher seu groupware
1º critério: compatibilidade com o Microsoft Outlook
Talvez você já use o servidor de e-mail Exchange e esteja procurando uma solução alternativa para a sua empresa. Você não está sozinho: cerca de 80% dos profissionais usam o cliente de e-mail Outlook. E poucos deles querem mudar de cliente para não causar transtornos aos usuários. No entanto, nenhuma outra solução de mensagens além do Exchange permite usar o Outlook em seu modo nativo avançado (Exchange via MAPI) ou sem um plug-in...
Finalmente, está surgindo uma solução: a BlueMind Collaborative Messaging desenvolveu uma ferramenta revolucionária que facilita a substituição do servidor Exchange, mantendo o Outlook sem adicionar nada a ele. Assim, suas equipes não são prejudicadas pela mudança de interface. Se você estava esperando sua empresa crescer para fazer a migração, é aconselhável fazer a transferência o mais rápido possível. Essa ferramenta estará disponível durante 2018.
2º critério: a possibilidade de uma solução de e-mail no modo SaaS
Você deve estar se perguntando: SaaS ou On Premise? O software como serviço é cada vez mais a solução preferida das empresas. Os custos de instalação e manutenção geralmente são mais baixos, e você pode ter certeza de que as atualizações serão distribuídas para toda a sua equipe de TI.
Em todos os casos, coloque a acessibilidade e a mobilidade no centro de suas preocupações. Todas as suas equipes precisam ter acesso à sua solução de mensagens, de qualquer lugar e em qualquer tipo de terminal.
3º critério: a vantagem de um aplicativo de código aberto flexível baseado em APIs
A escolha de um software de código aberto estabelecido é um critério que garante um ecossistema dinâmico e responsivo. A abertura do software de mensagens, o bloco de construção central das comunicações, significa que ele pode ser integrado de forma flexível em um sistema de informações completo.
Atualmente, as APIs (geralmente serviços da Web) são tão importantes quanto o próprio software. Um sistema de mensagens de código aberto como o BlueMind foi desenvolvido com base em APIs para oferecer maior flexibilidade. Você pode interconectá-lo facilmente com outras soluções, como o software CRM e ERP habitual. Também é possível ampliar sua funcionalidade para atender às suas necessidades, graças a um sistema de plugins.
Adote um canal de comunicação para aumentar sua produtividade
Quando se trata de implantar uma nova solução de mensagens colaborativas para sua empresa, o conceito principal que deve reger sua escolha é a sincronização. Esse compartilhamento instantâneo de dados, contatos, agendas e mensagens eletrônicas compensa a falta de comunicação entre colegas e atende aos interesses de toda a equipe.
Quando você ganha tempo e eficiência graças às funcionalidades do seu sistema de e-mail, você aumenta sua produtividade. Com um serviço de mensagens colaborativas baseado na Web e fácil de usar, como o BlueMind, acessível a partir de qualquer terminal, sua equipe pode continuar com o trabalho, sem barreiras de mobilidade.
Artigo traduzido do francês