Migre com sucesso seu sistema de mensagens profissionais para o Zimbra
Você escolheu a suíte de mensagens ou de produção que atende a todas as necessidades da sua empresa. As POCs (Prova de Conceito) foram um verdadeiro sucesso com a equipe de gerenciamento. Agora só falta migrar todos os dados (e-mail, calendário, contatos, notas etc.) para que você possa aproveitá-los. Como você pode evitar que o projeto se transforme em um pesadelo? Neste tutorial de mensagens corporativas, mostraremos as etapas envolvidas nessa mudança, usando o exemplo da suíte colaborativa Zimbra oferecida pelo provedor de hospedagem francês Ovea.
Estudo do sistema existente
Essa primeira etapa é crucial para analisar os requisitos e antecipar quaisquer restrições técnicas. Os sistemas de mensagens on-line atuais fazem mais do que apenas enviar mensagens. Diários, contatos e, às vezes, até anotações são vinculados para facilitar o gerenciamento das trocas de mensagens. Como resultado, a migração a ser realizada deverá abranger toda essa gama.
O desafio é antecipar os problemas para não atrasar o processo e cumprir os prazos. Em casos simples, apenas o sistema de mensagens precisa ser migrado. Em casos mais complexos, do MS Exchange Online, Google Apps for Work, Office 365 ou Lotus Notes, é necessário migrar todas as contas, incluindo calendários, contatos e notas, além de gigabytes de e-mail.
O maior trabalho na migração de e-mail é a preparação. A migração de seu e-mail empresarial para o Zimbra com a Ovea é uma garantia de segurança e serviço contínuo para sua empresa. A garantia de que você não perderá nenhum dado é essencial, especialmente agora que os e-mails têm valor legal real.
Criação de conta e pré-migração
Antes de realizar a migração, o POC foi validado pela equipe técnica e, em seguida, a proposta comercial foi validada pela equipe de gerenciamento. O sistema existente foi totalmente estudado e todas as etapas foram planejadas. A próxima etapa é a realização de um teste em escala real, chamado pela Ovea de pré-migração. Isso nos permitirá validar todo o processo e o conteúdo para que o cliente possa ver como ele funcionará antes de estendê-lo a toda a empresa.
Uma vez validado o processo, testado em algumas pessoas, é necessário consolidar todos os dados para criar as contas de usuário: nomes de usuário, endereços e, possivelmente, senhas e informações sobre o acesso a funções específicas (volumes diferentes, sincronização em várias mídias etc.).
O provedor de hospedagem da Ovea se adapta a cada cliente. Ele migrará os e-mails recebidos para outro servidor durante o período da migração. A configuração de uma infraestrutura como essa só é possível com especialistas como a Ovea. Chamar especialistas com um conhecimento profundo do complexo processo de migração de dados garante que todos os dados sejam protegidos.
O e-mail é o dado mais importante na transferência de mensagens colaborativas. Contatos, agendas e anotações podem ser exportados do sistema de mensagens antigo e, em seguida, facilmente importados para o novo sistema, graças ao seu formato, que é compatível com todos os sistemas de mensagens. O problema com essa técnica é o grande volume envolvido: é fácil fazer isso manualmente para uma dúzia de funcionários, mas, além disso, você precisa recorrer a profissionais para automatizar o processo.
Migração final
A pré-migração é validada, todas as contas são criadas e os e-mails são gerenciados em um servidor separado para garantir que todos os dados sejam mantidos. Agora é hora de começar a trabalhar!
Após uma série de testes adicionais, os campos MX (Mail eXchanger) no DNS (Domain Name System) são alterados para direcionar os novos e-mails recebidos para sua nova caixa postal do Zimbra.
A migração final deve ser a mais curta possível. É por isso que a Ovea oferece a seus clientes a opção de migrar suas caixas de correio durante o fim de semana, para que tudo esteja disponível para os funcionários na segunda-feira de manhã. No caso de migrações para grandes organizações, elas são realizadas em vários lotes de 1.000 usuários, por exemplo.
A migração de um sistema de e-mail pode ser uma etapa importante no desenvolvimento de sua empresa. Portanto, não é algo que deva ser feito levianamente. A fase de preparação é crucial, por isso é importante contar com o apoio de especialistas em e-mail como a Ovea. Eles fornecem assistência, treinamento e suporte ao cliente para que você e suas equipes possam se familiarizar com a ferramenta sem dificuldades. A reversibilidade completa dos dados e a transferência de contas de e-mail são possíveis a qualquer momento, se você desejar. Uma vez que seus dados tenham sido totalmente migrados para o novo sistema de e-mail Zimbra, tudo o que você precisa fazer é personalizar sua assinatura de e-mail!
Artigo traduzido do francês