Por que migrar para a contabilidade sem papel: 5 benefícios + as melhores ferramentas!
Você já mudou para a contabilidade sem papel?
Se não, este artigo o convencerá.
A contabilidade sem papel oferece muitos benefícios, especialmente quando se trata de processar faturas de fornecedores e clientes: redução de custos, aumento da produtividade, melhor rastreabilidade das transações, etc.
Daremos uma olhada mais de perto nesses benefícios neste artigo.
E como a desmaterialização do processamento contábil anda de mãos dadas com o uso de software apropriado, descubra uma seleção de ferramentas para ajudá-lo a realizar o trabalho.
Definição e objetivos da contabilidade sem papel
A contabilidade sem papel é um processo que envolve a redução ao máximo do uso de documentos em papel (faturas, pedidos de compra etc.) na contabilidade e na pré-contabilidade, graças às possibilidades oferecidas pela tecnologia digital.
Para isso, são usadas duas tecnologias principais:
- ADR (leitura automática de documentos): permite que os dados sejam lidos e recuperados automaticamente quando digitalizados;
- OCR (reconhecimento óptico de caracteres) ou codificação de vídeo: um arquivo de texto é criado a partir da digitalização de um documento em papel ou de uma imagem digital.
Ao mesmo tempo, a contabilidade desmaterializada significa que os fluxos de informações (de seus clientes ou fornecedores, por exemplo) e as atividades se tornam mais fluidas e automatizadas, graças a determinadas ações possibilitadas pelas soluções de desmaterialização.
Essas ações incluem
- digitalização e transferência de documentos em papel
- arquivamento de documentos em uma plataforma,
- facilitar a busca por esses documentos na mesma plataforma,
- recuperação automática de dados usando as tecnologias LAD e OCR mencionadas acima, etc.
Os 5 benefícios da contabilidade sem papel
Benefício nº 1: redução de custos
De acordo com a Comissão Europeia, as empresas estabelecidas na Europa poderiam economizar 64,5 bilhões de euros por ano se optassem pela contabilidade sem papel.
Gestimum
O custo do papel e da impressão, o aluguel de instalações grandes o suficiente para acomodar sistemas de arquivamento, tempos de processamento mais longos por fatura... O manuseio manual de suas contas representa um custo, que é bastante reduzido graças à desmaterialização.
Benefício nº 2: economia de tempo
De acordo com a Spendesk, a contabilidade sem papel e as tecnologias associadas reduzem o tempo gasto com uma fatura em um fator de 5. Isso se deve ao fato de que elas evitam, ou pelo menos facilitam, uma série de operações. Estamos pensando especialmente na entrada manual de dados (faturas, declarações de despesas, etc.), que consome muito tempo!
Além disso, graças à desmaterialização, a busca de um documento em seu sistema de arquivamento também se torna mais rápida e fácil.
☝️ Essa economia de tempo é inestimável para as equipes de contabilidade. Livres das tarefas manuais, elas têm mais tempo para se dedicar a atividades de maior valor agregado, como a estratégia contábil e financeira.
Benefício nº 3: menos erros e perdas
A contabilidade manual significa pilhas de papel acumuladas na sua mesa ou na mesa do seu contador... o que significa que você precisa ser muito bem organizado para se orientar e não perder nada. Além disso, incidentes e desastres (incêndio, danos causados pela água etc.) também podem danificar ou até mesmo apagar seus documentos contábeis.
Além disso, errar é humano! E o processamento manual de muitos dados às vezes leva a erros de entrada.
Com a contabilidade sem papel, os dados são processados automaticamente usando as tecnologias LAD e OCR, e os documentos são arquivados com segurança em um cofre digital.
Benefício nº 4: melhores relações com os clientes
Quando você muda para a contabilidade sem papel, você se beneficia... e seus clientes também!
Graças à economia de tempo mencionada acima, você poderá dedicar mais tempo a tarefas estratégicas, posicionando-se como um consultor em vez de um mero executor operacional.
Além disso, a contabilidade sem papel dá aos seus serviços uma imagem moderna e proporciona um valor agregado real para seus clientes.
As transações de seus clientes também são simplificadas, pois eles não precisam mais ir ao seu escritório, à sua empresa ou aos Correios para enviar os documentos.
Em alguns casos, até mesmo um scanner se torna desnecessário: a maioria das soluções de desmaterialização permite que os documentos sejam transferidos usando uma única fotografia tirada com um smartphone.
Vantagem nº 5: benefícios ambientais
A desmaterialização significa menos uso de papel e menos viagens para circular documentos.
Portanto, a contabilidade desmaterializada se encaixa perfeitamente na política de CSR (Responsabilidade Social Corporativa) de sua empresa. Ao reduzir o seu impacto ambiental, você está ajudando a transmitir uma imagem positiva aos seus clientes, parceiros e futuros contratados.
Convencido com as vantagens da contabilidade sem papel? É hora de descobrir qual software permitirá que você obtenha todos os benefícios.
Qual software de desmaterialização contábil?
Quais são os requisitos para a contabilidade sem papel?
É importante observar que a transição para a contabilidade sem papel significa o cumprimento de determinadas obrigações legais.
Os documentos desmaterializados devem ter valor probatório, ou seja, constituir prova admissível, especialmente aos olhos das autoridades fiscais.
Observe, por exemplo, que uma fatura eletrônica deve atender a vários critérios, incluindo
- validade e integridade do documento
- a legibilidade do documento
- a autenticidade da identidade dos signatários,
- o registro de data e hora certificado dos documentos.
É por isso que você precisa selecionar soluções de desmaterialização compatíveis.
Desde 1º de janeiro de 2020, qualquer empresa que forneça serviços ou bens ao serviço público é obrigada a usar o faturamento eletrônico, por meio do portal Chorus pro.
IRISPowerscan: desmaterialização de faturas para PMEs
Ao digitalizar e capturar dados, o IRISPowerscan ajuda PMEs de todos os tipos a processar sua pré-contabilidade.
Embora o software seja destinado a uma ampla gama de setores e possa ser usado para desmaterializar vários tipos de documentos, ele oferece um módulo de faturas perfeitamente adequado às necessidades das pequenas e médias empresas.
O IRISPowerscan permite digitalizar e importar documentos de várias ferramentas (scanners, e-mail, etc.).
Em seguida, esses documentos são classificados automaticamente, eliminando a necessidade de codificação manual das faturas. Por fim, os dados são transferidos e salvos diretamente no seu aplicativo de contabilidade.
Banco de Recibos: desmaterialização e automação para contadores, VSEs e PMEs
Com o Receipt Bank, contadores, VSEs e PMEs podem automatizar a coleta, a extração de dados e a publicação de faturas de compras e relatórios de despesas.
Essa solução baseada em SaaS facilita muito a coleta de dados de faturas de compras e de pedidos de reembolso de despesas. Os clientes simplesmente enviam seus documentos por foto (por meio de um aplicativo móvel), por e-mail ou usando conectores.
Para o departamento de contabilidade, os dados são extraídos automaticamente, usando tecnologias que oferecem uma taxa de reconhecimento de 98%. Tudo o que resta a fazer é integrar os dados em seu software de gerenciamento (Quickbooks ou Ibiza, por exemplo) e processá-los com apenas alguns cliques.
Uma solução em que todos saem ganhando, tanto o departamento de contabilidade quanto o cliente.
Spendesk: da desmaterialização de despesas à automação contábil
O Spendesk é uma solução que permite visualizar e controlar todas as despesas da sua empresa a partir de uma única interface.
A solução reduz o número de entradas manuais automatizando o maior número possível de tarefas. Isso evita a entrada dupla de informações (e os erros que a acompanham), garante que todos os recibos relacionados a compras e pedidos de reembolso de despesas estejam presentes e automatiza a reconciliação bancária e a entrada de contas. Quando tudo estiver em ordem, você poderá importar os dados diretamente para o seu software de contabilidade com um único clique!
Isso economiza tempo, que pode ser alocado para tarefas de maior valor agregado, e lhe dá tranquilidade no que diz respeito à confiabilidade dos seus dados.
Streamline for Invoices: desmaterializando os processos dos fornecedores
A promessa do Streamline for Invoices da ITESOFT? Digitalizar os processos de aquisição para pagamento, ou seja, o ciclo do fornecedor.
Graças a um banco de dados de fornecedores compartilhado e constantemente enriquecido, a tecnologia de captura e extração de dados de faturas é confiável, com uma taxa de reconhecimento de 85%.
O processamento contábil (reconciliação de pedidos, por exemplo) é então automatizado diretamente no aplicativo.
Por fim, graças à sua arquitetura BPM (Business Process Management), o Streamline for Invoices é flexível para se adaptar à sua organização e ao seu ambiente de trabalho.
Você já optou por desmaterializar alguns ou todos os seus processos contábeis? Quais ferramentas você usa? Não hesite em nos contar sobre sua experiência na seção de comentários.
Artigo traduzido do francês