Desmaterialização: um ponto de virada para sua empresa

A desmaterialização é mais do que apenas uma tendência: é um dos principais desafios na transição digital de empresas e departamentos governamentais.

De que forma ela pode ser implementada nas empresas? Quais são os benefícios de implementá-la em sua organização?

Para ajudá-lo a entender melhor os desafios da desmaterialização, suas vantagens e desvantagens e o impacto da transformação digital em seus negócios, veja a seguir o que você precisa saber:

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O que é desmaterialização?

Definição de desmaterialização

A desmaterialização é definida como o processo de substituição de suportes físicos de informações (geralmente papel) por um formato digital.

Aplicada a documentos, ela envolve várias fases:

• digitalização
  
• indexação
  
• arquivamento
  
• controle de versão
  
• certificação.
  

Mas ela não se limita apenas aos documentos e representa uma mudança mais profunda para as organizações, como você está prestes a descobrir.

Tipos de desmaterialização e os desafios enfrentados pelas empresas

Embora a desmaterialização de documentos seja frequentemente a porta de entrada para um ambiente de trabalho sem papel, ela também faz parte de um processo mais amplo de transformação digital:

• atividades
  
• procedimentos
  
• trocas,
  
• ferramentas
  
• A desmaterializaçãode documentos costuma ser a porta de entrada para um ambiente de trabalho sem papel, mas também faz parte de um processo mais amplo de transformação digital: atividades, procedimentos, intercâmbios, ferramentas.
  

Atualmente, as empresas enfrentam vários desafios, incluindo

• a desmaterialização de documentos, incluindo :
  
• desmaterialização de contratos
  
• desmaterialização de pedidos de compra,
  
• desmaterialização de ordens de serviço;
  
  
• desmaterialização da contabilidade, incluindo
  
• desmaterialização de faturas de clientes e fornecedores,
  
• desmaterialização fiscal;
  
  
• desmaterialização de RH, desde o gerenciamento de férias até os recibos de pagamento;
  
  
• desmaterialização de trocas deEDI (intercâmbio eletrônico de dados),
  que diz respeito principalmente a documentos comerciais no setor de logística, mas também à transmissão de documentos para as autoridades, como declarações de impostos.
  

A lei e a desmaterialização: o que isso significa?

De acordo com a lei de 13 de março de 2000, os documentos em formato eletrônico têm o mesmo valor de prova, ou valor legal, que os originais em papel, "sujeito às seguintes condiçõesdesde que a pessoa de quem ele emana possa ser devidamente identificada e que seja redigido e armazenado em condições que garantam sua integridade."

Quais são as vantagens e desvantagens da desmaterialização?

As vantagens

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Além dessas quatro vantagens principais:

• custos mais baixos
• aumento da produtividade
• comunicação simplificada,
• segurança de dados,

há também :

• Economia de espaço por meio do armazenamento digital,
• acesso móvel e em tempo real aos dados,
• os benefícios ambientais da redução de papel e viagens.

As desvantagens

No lado negativo, aqui estão os obstáculos que você pode encontrar:

• resistência à mudança por parte de seus funcionários, que precisarão de tempo para se adaptar e receber suporte;
  
  
• um investimento financeiro para cobrir os custos:
  • técnicos
  • manutenção
  • hospedagem
  • treinamento de usuários;
    
• o risco de perda de documentos devido a falha de hardware, atos maliciosos, vírus ou erro humano.

Ferramentas de desmaterialização

☝️ O recrutamento de um Chief Digital Officer pode ser um fator decisivo para apoiar a transição digital de uma empresa. Há também uma grande variedade de softwares on-line para atender a todas as necessidades.

• Para armazenar arquivos desmaterializados, garantir a integridade dos dados e lidar com dados confidenciais:
  um cofre digital permite proteger os dados, conferindo-lhes valor legal.
  
  ☝️ O RGPD exige um sistema de arquivamento de dados com anonimização, bem como um alto grau de confidencialidade e segurança.
  
• Para segurança de acesso e gerenciamento adequado dos direitos do usuário:
  usar um gerenciador de senhas é realmente uma boa ideia. O LastPass, por exemplo, pode ser usado para gerar senhas complexas, armazenadas em um cofre digital que pode ser acessado por meio de logon único.
  
• Para o valor legal da assinatura eletrônica:
  • usar uma autoridade de certificação significa que você pode atender aos mais rigorosos padrões de segurança europeus;
  • softwares como DocuSign, Universign e Yousign oferecem assinaturas eletrônicas e garantem seu valor probatório.
    
• Para compartilhamento de documentos, comunicação e colaboração:
  • uma plataforma de compartilhamento de documentos , como a Easydrop, torna a colaboração mais eficaz como parte de uma abordagem sem papel;
    
    
  • uma plataforma de colaboração on-line, como o Netframe, facilita o compartilhamento de informações internamente, a comunicação e a coordenação de seus projetos baseados em documentos;
    
    
  • uma solução de EDM (gerenciamento de documentos eletrônicos), como o Zeendoc, permite armazenar, pesquisar e disponibilizar todas as informações da sua empresa graças a um poderoso mecanismo de pesquisa e análise inteligente de dados.
    
    
• Para padronizar sua documentação desmaterializada:
  Uma ferramenta como o Kizeo Forms permite que você crie formulários personalizados on-line para todas as suas atividades comerciais, desde folhas de trabalho de construção e engenharia civil até pedidos de compra, folhas de ponto e vistorias de propriedades.

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Rumo a (quase) zero papel

Com a desmaterialização, toda a sua organização está fazendo a transição para um mundo sem papel. O objetivo final é gerenciar seus dados e fluxos de dados de forma totalmente eletrônica.

Mas você também precisa repensar os processos envolvidos: finanças, contabilidade, gerenciamento de recursos humanos e assim por diante.

Cada fluxo de trabalho precisa ser reexaminado antes de ser automatizado nas melhores condições possíveis, principalmente com o uso de ferramentas profissionais.

Até onde você chegou com seu projeto de desmaterialização?