9 etapas para um plano de comunicação eficaz
Esta é a primeira vez que você cria um plano de comunicação e está se perguntando o que está envolvido?
Como em qualquer atividade usada para gerenciar e expandir um negócio, um projeto de comunicação externa requer visibilidade: saber para onde você está indo, por que está indo para lá e como chegará lá.
Nesse sentido, o plano de comunicação é um auxílio estratégico e uma estrutura operacional valiosa... desde que seja elaborado corretamente!
Então, como você faz isso? Que elementos você deve considerar e incorporar em suas ações?
Veja a seguir um exemplo de como elaborar um plano de comunicação da empresa, em 9 etapas.
Definição de um plano de comunicação
Assim como qualquer projeto de marketing, vendas ou RH, um projeto de comunicação requer um plano de ação para garantir que ele permaneça no caminho certo, de acordo com a política geral da empresa.
Portanto, ele fornece uma estrutura para as equipes operacionais, definindo a natureza e o planejamento das várias operações de comunicação.
Também oferece visibilidade para a gerência sênior da empresa, de modo que ela possa avaliar e ajustar a estratégia conforme necessário.
☝️ Embora um plano de comunicação envolva a criação de um documento que define as várias ações a serem realizadas, esse termo significa, acima de tudo, sua implementação, como veremos no desenvolvimento deste artigo.
Por que elaborar um plano de comunicação?
Há várias vantagens em seguir um plano de comunicação bem ajustado:
- Definição precisa dos requisitos da estratégia de comunicação,
- estimativa e controle dos custos dos projetos de comunicação
- organização e coordenação de atividades
- avaliação do desempenho das ações realizadas.
Entretanto, para ser totalmente eficaz, um plano de comunicação deve incluir várias etapas. Vamos dar uma olhada nelas em detalhes.
Um exemplo concreto de um método de 9 etapas para produzir um plano de comunicação
Etapa 1: Defina claramente seu mandato
Para se comunicar de forma inteligente com seu público, você precisa definir com precisão o que deseja alcançar.
O objetivo de um plano de comunicação, ou mandato, é o ponto de partida do projeto e orientará todas as operações e tomadas de decisão.
Por exemplo, pode ser
- divulgar um novo produto ou serviço
- aumentar seu perfil em um segmento específico,
- aumentar o número de vendas,
- mudar a imagem de sua marca,
- influenciar o comportamento de seus consumidores,
- resolver um problema de comunicação,
- aumentar a fidelidade do cliente, etc.
☝️ Além de sua meta, um mandato geralmente inclui um cronograma, um prazo. Por exemplo, ele pode ter o seguinte formato: produzir um plano de comunicação para dobrar as vendas do produto X entre abril de 2020 e dezembro de 2021.
Etapa 2: Identifique seu alvo
Assim como no marketing, a segmentação é a chave para o sucesso de suas campanhas de comunicação.
Identificar quem é o seu alvo significa saber como falar com ele e por meio de quais canais.
☝️ Tenha cuidado para não confundir alvos de marketing com alvos de comunicação. O primeiro representa as pessoas para as quais você deseja vender, e o segundo, aquelas para as quais você deseja se tornar conhecido. Consequentemente, o alvo de comunicação é maior em volume do que o alvo de marketing.
Quais critérios?
Como regra geral, os critérios usados para determinar seu alvo de comunicação podem ser divididos em três categorias:
- Critérios sociodemográficos (idade, gênero, critérios geográficos, classe social etc.),
- critérios psicológicos (personalidade, estilo de vida, etc.),
- critérios relacionados ao comportamento de compra (hábitos de consumo, comportamento de compra etc.).
emarketing.fr
Dependendo de seus objetivos, determine quais critérios são os mais interessantes para explorar.
Qual método?
Para fazer isso, pense em quem é o verdadeiro alvo de sua mensagem.
☑️ Determine quem é seu público-alvo em teoria: o novo produto sobre o qual você quer se comunicar é mais voltado para jovens profissionais? Ou a uma população mais velha e estabelecida? Seu público-alvo é predominantemente masculino, feminino ou ambos?
Faça a si mesmo as perguntas certas, aquelas que lhe dirão qual segmento da população é mais adequado para atingir seu objetivo inicial.
☑️ Determine quem é o seu público-alvo na prática: você sabe quais são os perfis típicos da sua mensagem? Agora é hora de correlacionar esses dados com os dados coletados em seu site ou em seu ponto de venda físico.
Sua empresa já possui um software de CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente)? Essa ferramenta foi projetada para otimizar o relacionamento com seus clientes potenciais e clientes, com o objetivo de aumentar as taxas de conversão e fidelidade. Consequentemente, a eficácia das soluções de CRM depende, em grande parte, da coleta e da análise de dados relacionados a esses mesmos clientes potenciais e clientes. Idade, gênero, histórico do cliente, áreas de interesse... não hesite em usar esse tipo de software para identificar os alvos dos seus planos de comunicação.
Etapa 3: Encontre o foco de suas comunicações
Depois de definir seu mandato e identificar seu público-alvo, você precisará identificar seu foco de comunicação. Esse é o seu ponto de referência, a ideia central em torno da qual todo o seu plano girará.
Mas o que é exatamente?
Um eixo de comunicação é a promessa que sua mensagem transmite. Por exemplo:
- um produto mais barato,
- um sentimento de prestígio associado ao uso do produto,
- pertencimento a uma comunidade,
- considerações ecológicas, etc.
As possibilidades são infinitas, e o único limite é a sua criatividade. Entretanto, deve-se observar que uma boa estratégia de comunicação geralmente deve :
- responder a uma necessidade ou desejo de seu público-alvo,
- diferenciá-lo de seus concorrentes
- garantir que você seja lembrado.
Etapa 4: estimar seus orçamentos e recursos
Para saber para onde está indo e não ser pego de surpresa, sempre estime com antecedência o orçamento e os recursos que serão alocados para o seu plano de comunicação.
Essa estimativa ajudará a determinar a natureza e o escopo das ações que serão realmente executadas, bem como os objetivos operacionais.
Etapa 5: defina seus objetivos operacionais
Embora o plano de comunicação dependa de um objetivo estratégico geral (o famoso mandato), ele também requer um conjunto de objetivos operacionais para monitorar sua implementação.
O método SMART é o mais comumente usado para definir esses objetivos, principalmente porque ele tem um efeito positivo na motivação dos funcionários.
Um objetivo SMART deve ser :
- Específico e simples,
- Mensurável
- Aceitável
- Realista,
- Definido temporalmente.
Etapa 6: Determine seus KPIs
Para saber se o seu plano de comunicação está indo bem e se os objetivos operacionais de cada um estão sendo alcançados, é importante determinar os KPIs (indicadores-chave de desempenho) com antecedência. Eles atendem à condição "Mensurável" do método SMART.
Como parte de um plano de comunicação, esses KPIs são determinados com base em :
- seus objetivos: por exemplo, se quiser aumentar seu perfil, monitore o desenvolvimento de sua comunidade nas redes sociais e o envolvimento dela, ou o aumento do tráfego em seu site. Se, por outro lado, seu objetivo for aumentar as vendas, analise as taxas de conversão de suas campanhas.
- A partir dos canais de comunicação que você escolher.
Etapa 7: Planeje suas ações
Você tem sua mensagem e seu alvo. Como fazer com que sua mensagem chegue ao público-alvo?
Elaborando uma estratégia de distribuição baseada essencialmente nas duas perguntas a seguir:
☑️ Como faço para divulgar minha mensagem?
Há muitos canais de distribuição:
- redes sociais
- sites
- blogs,
- influenciadores
- mídia impressa
- rádio, etc.
Em última análise, a pergunta que deve ser feita a si mesmo é: quais canais de comunicação têm maior probabilidade de atingir meu público-alvo?
☑️ Com que frequência devo disseminar minhas mensagens?
Elabore um cronograma, um calendário de suas ações.
☝️ O conceito de um plano de comunicação é frequentemente associado ao de uma tabela.
Uma tabela facilita a visualização clara das coisas e o cumprimento dos prazos usando a técnica de retroplanejamento. Isso envolve começar com o prazo do projeto e planejar as atividades voltando no tempo e definindo marcos.
Exemplo de uma tabela de plano de comunicação:
Comunicação amorosa
Etapa 8: Tome uma atitude
Agora você precisa tomar medidas concretas:
- determinando com precisão a função de cada membro da equipe ou prestador de serviços na implementação do seu plano de comunicação.
- produzindo as várias mídias de comunicação necessárias. Mensagem, recursos visuais, formato... tenha sempre em mente as características específicas de seu público-alvo e de seus objetivos. Acima de tudo, seja criativo!
- distribuindo esses materiais por meio dos canais que você determinou com antecedência, respeitando o cronograma.
O software de gerenciamento de projetos, bem como o software de gerenciamento de tarefas, será de grande valia para a conceituação e a execução do seu plano de comunicação. Planejar ações, alocar recursos, controlar o orçamento, monitorar o progresso das operações, colaborar, reajustar ações... todas essas são possibilidades oferecidas por esse tipo de ferramenta, e isso de forma eficiente.
Etapa 9: Avalie seus resultados
Por fim, use os KPIs para monitorar o desempenho do seu plano de comunicação e ajustá-lo, se necessário.
Não há plano de comunicação... sem um plano de comunicação interna
No final das contas, a vida de uma empresa é amplamente baseada na execução de planos, independentemente dos objetivos ou departamentos envolvidos.
E a comunicação não é uma exceção à regra, tanto que a disciplina exige uma visão estratégica clara e uma implementação rigorosa das ações. É por isso que um plano de comunicação bem elaborado continua sendo uma ferramenta sólida na qual se pode confiar e que, juntamente com o uso do software certo, garantirá o sucesso de seus projetos.
Entretanto, embora o plano de comunicação ofereça visibilidade a todos os participantes, sejam eles internos ou externos à empresa, ele não pode funcionar adequadamente sem uma forte política de colaboração. É por isso que também ouvimos o termo plano de comunicação interna. Seu objetivo? Manter todos os protagonistas do projeto devidamente informados, com o objetivo de melhorar a coordenação geral, mas, acima de tudo, aumentar o comprometimento e a motivação!
Artigo traduzido do francês