Aumente sua produtividade com um portal colaborativo
O que é um portal colaborativo? Quais são seus benefícios e o que ele pode fazer por sua empresa? Gerenciamento otimizado de projetos, comunicação mais fácil internamente e com os clientes, centralização de dados na Web... esses são apenas alguns dos efeitos positivos que você pode esperar ver depois de configurar uma plataforma colaborativa.
Responderemos às suas perguntas e o orientaremos na escolha da solução em nuvem, mostrando como o uso de uma rede social corporativa (CSN) pode impulsionar os negócios da sua empresa.
O que é um portal colaborativo?
Definição
Um portal colaborativo é um portal on-line que oferece um espaço de trabalho seguro e personalizado para a troca de informações em uma organização. Ele centraliza as informações e até mesmo as ferramentas compartilhadas pelos funcionários.
Você também pode ter encontrado o termo CSR: rede social corporativa.
Qual é a finalidade de um portal colaborativo?
Em resumo, um portal colaborativo facilita a comunicação dentro e entre as equipes, aumentando sua eficiência.
Ele também possibilita a segmentação do compartilhamento de informações: você garante que uma mensagem seja transmitida às pessoas certas, de forma mais direcionada e mais rápida. Você maximiza as chances de que a informação seja recebida e levada em consideração pelo destinatário desejado.
É também um espaço para compartilhar conteúdo: documentos, fotos, vídeos, links, mensagens etc. Todos os tipos de conteúdo podem ser compartilhados e acessados de acordo com os direitos de acesso definidos.
Essa plataforma on-line também oferece visibilidade das partes interessadas da empresa: quais são suas funções? Quais são suas tarefas?
Por fim, um aplicativo móvel permite o acesso em smartphones e tablets onde quer que você esteja, graças à nuvem. Esse é o caso, por exemplo, da solução TalkSpirit (veja a captura de tela abaixo). O acesso aos seus dados e arquivos está garantido quando você estiver em trânsito.
Por que configurar um portal colaborativo?
Os benefícios de um portal colaborativo
A lista de vantagens de uma solução colaborativa on-line é longa, mas podemos mencionar as principais. Um portal colaborativo :
- facilita a comunicação
- facilita o compartilhamento de informações dentro da empresa,
- facilita a troca de informações externamente (com clientes, parceiros, subcontratados, etc.),
- centraliza as informações,
- segmenta as informações por público: por departamento, grupo de projeto, somente para a gerência, etc,
- gerencia os direitos de acesso para garantir a confidencialidade de determinadas informações,
- reúne os funcionários em uma única ferramenta para colaboração e comunicação,
- evita a perda de dados,
- mantém o controle dos dados,
- simplifica a pesquisa de informações,
- ajuda no gerenciamento eletrônico de documentos (EDM),
- agiliza os processos.
Em suma, isso significa um ganho significativo de produtividade para seus funcionários.
Infográfico: os benefícios de um portal colaborativo em números
Fonte : U Pro
Os recursos de um portal de colaboração empresarial
Que recursos você deve esperar de um portal de colaboração? Nem todas as empresas têm as mesmas necessidades ou os mesmos pré-requisitos, dependendo de seu tamanho, de seus processos, das ferramentas que já possuem e assim por diante.
Agrupamos as principais funcionalidades de uma plataforma de colaboração em cinco categorias.
Colaboração
- sistema de comunicação interna, como mensagens instantâneas ou conversas privadas,
- diários compartilhados,
- feeds de notícias,
- extranet,
- publicações e comentários,
- coleta de opiniões (questionários, pesquisas, votações).
O Lively Software é um ótimo exemplo de RSC nesse sentido: a ferramenta apresenta uma plataforma colaborativa que é um ativo real para a circulação de informações dentro da empresa.
Administração
- Painel de controle,
- gerenciamento de direitos de acesso
- rastreabilidade das trocas,
- indicadores de gerenciamento.
Compartilhamento
- Compartilhamento e disponibilidade de arquivos (EDM),
- todos os tipos de arquivos (artigos, fotos, vídeos, documentos),
- compartilhamento de tela,
- compartilhamento de pastas.
Você é um jogador responsável ? A Interstis facilita o compartilhamento de informações ao oferecer uma alternativa inteligente ao e-mail tradicional. Os funcionários podem trabalhar em equipe graças a trocas mais fáceis, tudo em uma plataforma colaborativa de alta qualidade. Precisa de uma videoconferência para discutir um documento? Inicie uma reunião a partir do seu diário colaborativo e compartilhe sua tela ao vivo!
Gerenciamento eletrônico de documentos (EDM)
- Edição de documentos em tempo real por várias pessoas,
- biblioteca de documentos,
- modelos de documentos disponíveis para os funcionários,
- pesquisa de texto completo,
- visualizador de documentos.
O Jalios Workplace é um ótimo exemplo de uma ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentos de alto desempenho. Suas equipes podem acessar facilmente todos os documentos, as diferentes versões e até mesmo deixar comentários, o que facilita muito o teletrabalho. Essa plataforma pode até ser descrita como um verdadeiro Digital Workplace, onde a comunicação e a colaboração são totalmente facilitadas.
Integração
Centralize todas as suas ferramentas em um único portal: sua agenda, sua caixa de correio, sua lista de tarefas, etc. Veja o Jamespot Digital Workplace, por exemplo: mais de 100 aplicativos, como Sindup, Trustelem ou Zapier, estão disponíveis em um só para melhor atender à sua empresa.
Como você escolhe seu portal colaborativo?
Dica 1: suas necessidades
Antes de mais nada, você precisa fazer um balanço de suas expectativas e definir suas necessidades.
- Quantos usuários usarão a ferramenta?
- Quais recursos são obrigatórios e quais são um bônus?
- Como os direitos de acesso são gerenciados?
Dica 2: Faça uma auditoria em sua empresa
Faça uma auditoria na sua empresa para encontrar o melhor software para você: quais ferramentas você usa e qual é a compatibilidade delas com um portal colaborativo? Como o portal pode ser integrado ao seu sistema operacional?
Dica 3: Avaliações
Confie nos depoimentos dos usuários para saber o que eles têm a dizer.
Dica 4: Mobilidade
Ter um aplicativo móvel é um fator decisivo na sua escolha? Se seus funcionários precisam ter mobilidade ou trabalhar remotamente, um aplicativo móvel é uma escolha muito inteligente.
O Acollab, por exemplo, é uma plataforma colaborativa francesa altamente segura com um aplicativo móvel intuitivo para Android e IOSque oferece aos seus funcionários acesso constante de qualquer lugar. É uma solução verdadeiramente completa, com recursos avançados e personalizados (compartilhamento de arquivos, agenda compartilhada, bate-papo, controle de tempo e despesas, pesquisas etc. ).
Dica 5: A versão de teste
Aproveite as versões de teste quase sempre oferecidas pelos editores para experimentar uma ferramenta e certificar-se de que a solução escolhida atende às suas necessidades.
Colabore para trabalhar melhor
Os benefícios do trabalho colaborativo em números
86% das empresas acreditam que o trabalho colaborativo facilita a integração de novos funcionários.
Fonte: Pesquisa da Archimag realizada para a Jalios
Melhor comunicação, melhor compreensão da cultura e dos processos de negócios de sua empresa: esses são os principais ativos quando se trata de integrar novos funcionários.
Para 51%, o e-mail ainda é a ferramenta preferida para comunicação e troca de informações dentro da empresa, apesar do acesso a mensagens instantâneas ou a uma rede social corporativa.
Fonte: Bureaux à partager e estudo do Instituto Fabernovel sobre Myhappyjob.com, 2018
Isso mostra os benefícios de ter todas as ferramentas de colaboração à sua disposição em um único portal on-line, incluindo sua caixa de correio.
15%: esse é o aumento do envolvimento dos funcionários com portais colaborativos internos.
Fonte : Lecko
Os números falam por si: os funcionários estão procurando uma solução colaborativa para ajudá-los a trabalhar melhor.
Melhore seus negócios trabalhando melhor em conjunto
Como você pode parar de perder informações valiosas trocadas informalmente entre os funcionários? É para isso que serve um portal colaborativo: para centralizar todas as informações, mesmo as aparentemente sem importância e informais, em uma única plataforma que todos possam acessar. Registre-as em uma solução on-line e você evitará perder horas tentando se lembrar de uma conversa que teve várias semanas antes!
Sua equipe também se beneficiará de uma visão compartilhada de seus negócios. Mais simplicidade, trocas mais fluidas e melhores processos: em resumo, melhores condições para um trabalho em equipe eficaz.
Antes de escolher seu portal colaborativo...
Para 51% dos funcionários, a colaboração no local de trabalho é, antes de tudo, uma questão de valores e métodos compartilhados (fonte: estudo La culture de la collaboration en progrès dans les entreprises, Ipsos, 2018). As ferramentas de colaboração vêm em seguida e são apenas o meio de dar forma concreta a uma cultura corporativa colaborativa.
Portanto, antes de escolher e configurar um portal colaborativo em sua empresa, faça uma pesquisa com suas equipes para saber suas opiniões e necessidades. Isso lhe dará a melhor chance de fazer a escolha certa da ferramenta.
Artigo traduzido do francês