Como você pode melhorar a comunicação interna? 6 dicas e 7 ferramentas
Como melhorar a comunicação interna em uma empresa, associação ou start-up? Como fazer circular informações internamente para promover um bom ambiente de trabalho e ajudar seus funcionários a atingir seus objetivos ?
Neste artigo, o appvizer reuniu seis dicas para você: ideias sobre como se comunicar melhor dentro da sua empresa - e transformar a comunicação interna em uma verdadeira ferramenta de RH - bem como uma lista de ferramentas de comunicação interna (redes sociais corporativas) que você pode usar para otimizar o gerenciamento de informações.
Está determinado a aumentar a produtividade de sua equipe e, ao mesmo tempo, consolidar uma cultura corporativa genuína? Vamos começar!
O papel da comunicação na empresa
Qual é o papel da comunicação interna na empresa? Quais são os riscos da falta de comunicação?
Na realidade, todas as empresas já estão se comunicando internamente, sem necessariamente se dar conta disso. Por exemplo, a troca de informações essenciais para o bom andamento de projetos ou ligadas à organização da empresa é uma forma de comunicação interna.
O desafio para as empresas é manter e otimizar a comunicação interna.
Quais são os objetivos da comunicação interna?
A comunicação interna serve para :
- desenvolver e aprimorar uma cultura corporativa
- fortalecer o senso de pertencimento dos funcionários,
- promover habilidades,
- transmitir informações estratégicas sobre o desenvolvimento da empresa,
- descompartimentar a empresa,
- melhorar a colaboração dentro das equipes e entre elas.
Comunicação interna para recursos humanos
É possível ir ainda mais longe: a comunicação interna eficaz é um fator significativo na retenção de talentos.
Um funcionário que não se sente ouvido ou incluído em uma organização não vai querer ficar. Uma boa comunicação interna pode, portanto, reduzir indiretamente os custos de RH ao diminuir a rotatividade de pessoal.
➡️ A seguir, apresentamos 6 dicas para melhorar sua comunicação interna.
Dica 1: Identifique os problemas de comunicação
Como a falta de comunicação interna pode se manifestar? Como você pode identificá-la?
Os sinais de falta de comunicação
Há vários sinais de que sua organização pode estar sofrendo de falta de comunicação:
- pessoas indisponíveis
- perda de informações
- falta de adaptação a diferentes culturas de comunicação,
- resistência à mudança,
- um ambiente de trabalho instável ou em rápida mudança.
Por exemplo, o crescimento forte e rápido de uma start-up ou PME e a rápida expansão de suas equipes são um sinal que não deve ser ignorado. Não deixe de fazer a comunicação interna se não quiser alterar a atmosfera geral de trabalho e criar tensões.
Quais são os objetivos da comunicação interna?
- Melhorar a produtividade,
- centralizar as informações
- Desenvolver uma cultura corporativa e compartilhar valores,
- reunir e unir as equipes
- evitar conflitos.
Obstáculos à comunicação interna
Quais são os obstáculos à comunicação interna em uma empresa? Vários:
- Muita hierarquização e hermetismo entre os diferentes níveis da empresa: as informações não são transmitidas, cada um vive em seu próprio mundo e não nos entendemos;
- filtragem de informações: a escuta é seletiva, retemos apenas as informações que são relevantes para nós em um determinado momento e não conseguimos repassar outras informações recebidas para outras pessoas;
- falta de harmonia na terminologia: nem todo mundo usa as mesmas palavras para designar os mesmos conceitos, a mensagem não é transmitida e não nos entendemos.
O glossário da empresa é uma boa solução para o último problema. Um único documento lista o vocabulário específico de sua empresa ou de suas atividades, seu "jargão", a ser usado na comunicação dentro da empresa.
Dica 2: Crie uma cultura corporativa baseada na comunicação
Isso envolve a criação de um ambiente de trabalho que conduza ao bem-estar e à produtividade de suas equipes - os dois conceitos estão intimamente ligados. Confiança, boa vontade e tempo são os três ingredientes essenciais para que os funcionários possam se expressar.
O segredo? Um sentimento de pertencimento à empresa e uma forma de lealdade ao empregador.
Por outro lado, se a sua cultura corporativa se baseia na retenção de informações e na compartimentalização de departamentos e habilidades, é provável que haja uma falta de comunicação interna. Como resultado, seus projetos progredirão com menos facilidade e suas equipes estarão menos envolvidas.
Comemore eventos marcantes para seus funcionários: aniversários, datas de ingresso na empresa, casamentos, nascimentos, o sucesso de um projeto marcante, a chegada ou a saída de um funcionário etc.
Dica 3: Defina uma estratégia de comunicação interna
Perguntas a fazer a si mesmo
Para definir a melhor estratégia de comunicação interna para sua organização, aqui estão algumas etapas a serem seguidas:
- Identifique os diferentes públicos-alvo,
- adaptar o conteúdo aos alvos que você deseja informar
- Varie os tipos de conteúdo e mídia de comunicação: site, boletim interno, blog, newsletter/posting, intranet, rede social corporativa, vídeo, evento etc,
- avançar em direção a um tipo de gerenciamento mais flexível e benevolente.
Aprimoramento da comunicação multifuncional
Melhorar a comunicação geralmente significa quebrar as barreiras : em outras palavras, queremos que a comunicação se torne multifuncional, de modo que as informações fluam verticalmente e não apenas horizontalmente. Esse é um problema recorrente nas PMEs.
A gerência está ciente dos desenvolvimentos operacionais e os funcionários acompanham o processo de tomada de decisões.
Dica nº 4: confie na transparência para envolver os funcionários
Tenha cuidado! Não cometa o erro de anunciar apenas boas notícias ou de comunicar apenas informações factuais sobre um projeto ou um cliente.
Transparência significa comunicar todas as mudanças atuais ou futuras: não saber o que está acontecendo é pior e pode ser uma verdadeira fonte de estresse para alguns funcionários. Mudança de gerência, aquisição, reorganização, novos processos... É bom compartilhar qualquer informação.
Explique claramente o que está acontecendo e os motivos de quaisquer mudanças.
Crie encontros regulares
Depois do trabalho, café da manhã, pausa para o café, almoço, evento noturno, seminário anual... Não faltam oportunidades para se reunir com seus colegas.
A organização de reuniões regulares fortalece os laços entre seus funcionários, sem mencionar a quantidade de informações que podem ser trocadas informalmente!
Dê feedbacks frequentes
Os famosos "feedbacks", tão queridos no mundo corporativo, têm vários objetivos:
- reconhecer o trabalho realizado
- incentivar os funcionários
- dar a eles uma visão mais clara de seu trabalho para que saibam onde estão, se precisam redobrar seus esforços ou se seu trabalho é apreciado pelo que vale, etc.
Para dar feedback aos seus funcionários, não é necessário marcar uma reunião muito formal, como em uma entrevista profissional. Isso pode ser feito semanalmente, de maneira informal ou até mesmo verbalmente.
Se você já está aplicando esse método em sua organização, já deu o primeiro passo. Parabéns!
Mas você pode ir ainda mais longe e inverter a direção do feedback : o feedback não é mais apenas dos gerentes para os funcionários, mas também dos funcionários para os gerentes e até mesmo para a gerência.
Dessa forma, você adota uma comunicação interna multifuncional e bidirecional, caracterizada por :
- feedback,
- ouvir os funcionários e levar em conta seus comentários,
- expressão de necessidades,
- o surgimento de novas questões e propostas para resolvê-las.
O treinamento pode ser uma boa maneira de conseguir isso.
Dica 5: Adote a comunicação colaborativa
A comunicação colaborativa pode parecer um pleonasmo: raramente nos comunicamos sozinhos (não o julgaremos se você o fizer 😉 ).
Mais seriamente, essa forma de comunicação também é uma forma de compromisso para suas equipes. Seus funcionários participam ativamente da comunicação interna de sua empresa; eles são vetores de informações, não apenas receptores de mensagens.
Cada vez mais, a comunicação colaborativa também é uma expectativa dos funcionários. Eles querem se envolver mais e, na maioria das vezes, isso significa usar ferramentas que são comuns a toda a empresa.
O objetivo aqui é incentivar os funcionários a se comunicarem uns com os outros, dentro de uma equipe e entre equipes. Voltamos à ideia de comunicação multifuncional.
Como podemos obter uma comunicação colaborativa eficaz no local de trabalho? Para começar, é importante dar a todos os funcionários acesso às mesmas ferramentas.
Dica 6: Use uma ferramenta dedicada para criar comunicação instantânea [comparação].
Como você pode se comunicar facilmente no local de trabalho, sem perder tempo classificando e-mails ou vasculhando documentos para encontrar a versão mais recente? Existem inúmeras ferramentas digitais para circular informações e incentivar a colaboração: redes sociais corporativas (CSNs).
Bate-papo, feeds de notícias, planejamento, troca e gerenciamento de documentos eletrônicos, controle de versão de documentos, grupos de discussão com gerenciamento de direitos de acesso... Tudo é fornecido para que todos tenham uma ferramenta personalizada para melhorar seu trabalho diário, no escritório ou em trânsito por meio de um aplicativo móvel.
O Appvizer compara vários pacotes de software de CSR para ajudá-lo a fazer sua escolha.
Azendoo
- Empresas envolvidas: todas as empresas
- Os pontos fortes da Azendoo :
- espaços de trabalho por equipe e assunto,
- integração com suas ferramentas, especialmente para gerenciamento de documentos,
- melhor controle de tarefas,
- um aplicativo móvel.
- Preço: Pacote inicial, pacote Business (€15/usuário/mês) ou pacote Enterprise (€29/usuário/mês).
Jamespot
- Empresas envolvidas: VSEs, PMEs, ETIs e grandes contas
- Pontos fortes do Jamespot :
- Uma solução francesa hospedada na França,
- maior capacidade de resposta,
- um parceiro em sua transformação digital que se adapta aos seus negócios,
- colaboração e agilidade concentradas em uma única ferramenta.
- Preço: plataforma colaborativa a partir de € 9/mês/usuário
Netframe
- Empresas visadas: empresas muito pequenas e PMEs
- Pontos fortes do Netframe :
- ferramenta personalizável e adaptável
- tópicos de discussão que simplificam as trocas (semelhante ao WhatsApp),
- rápido de aprender e fácil de usar.
- Preço: a partir de €3/mês/usuário
Slack
- Empresas envolvidas: todas as empresas
- Pontos fortes do Slack :
- A ferramenta de comunicação unificada mais avançada do mundo,
- canais de bate-papo temáticos para que você possa falar com as pessoas certas,
- uma poderosa função de pesquisa,
- clientes de prestígio, incluindo Deezer, Zapier, IBM, Trivago e BBC.
- Preço: gratuito para os principais recursos, depois a partir de € 6,25/mês/usuário
talkSpirit
- Empresas envolvidas: todas as empresas
- Os pontos fortes do talkSpirit :
- uma solução francesa hospedada na França,
- suporte responsivo ao cliente,
- uma interface amigável que é fácil de aprender e usar,
- integração com outras ferramentas, como suas redes sociais (Facebook, LinkedIn, Twitter), Pipedrive ou Zendesk.
- Preço: a partir de € 3/mês/usuário
Local de trabalho do Facebook
- Empresas envolvidas: VSEs, PMEs, ETIs e grandes contas
- Os pontos fortes do Workplace by Facebook :
- uma interface familiar a todos os usuários privados do Facebook,
- gerenciamento intuitivo da plataforma,
- uma ferramenta que é facilmente aceita pelos usuários.
- Preço: US$ 3/usuário/mês
Yammer
- Empresas envolvidas: todas as empresas
- Pontos fortes do Yammer :
- integração com o Office 365,
- comunicação aberta e dinâmica,
- gestão do conhecimento em uma ferramenta colaborativa.
- Preço: a partir de € 2,30/mês/usuário
Soluções para melhorar a comunicação no trabalho
A comunicação e o espírito de equipe estão intimamente ligados: investir na primeira reforça o segundo. Oferecer aos seus funcionários um espaço dedicado à comunicação interna promove o comprometimento diário deles e, por fim, a produtividade.
Teme que suas equipes façam mau uso de um CSR por motivos não comerciais? Então confie neles! Esse é outro dos desafios da comunicação interna: fortalecer sua cultura corporativa e compartilhar valores comuns. E será que esse risco é tão grande assim, comparado com o tempo perdido procurando informações ou compensando uma falta de comunicação?
Você tem alguma ideia inovadora para melhorar sua comunicação interna?
Artigo traduzido do francês