Intranet corporativa: os 20 benefícios de mudar para uma RSE
A intranet corporativa evoluiu: os gerentes de recursos humanos e de comunicações agora estão optando pela RSC. Essa versão moderna da intranet colaborativa oferece as vantagens de centralizar e promover a circulação de informações para fins de produtividade. O site da organização é a vitrine, a plataforma de RSC, a ferramenta de comunicação interna de fácil utilização por excelência.
Por que criar uma rede social corporativa? Vamos dar uma olhada nos 20 benefícios de usar uma RSC para todos os funcionários.
Definição de uma intranet: para que serve?
O objetivo de uma intranet é facilitar a comunicação dentro de uma empresa. Ela representa o fluxo de dados acessível a todos os funcionários de uma empresa por meio de uma rede de computadores.
Ao contrário de uma extranet, que pode ser acessada de fora da empresa, uma intranet só pode ser consultada em uma rede local. A intranet é caracterizada por uma boa ordenação de recursos para facilitar o acesso às informações de acordo com o tipo de usuário e a manutenção da conexão do usuário durante toda a sua atividade.
Andrew Rybalko
Um repositório é pré-estabelecido para configurar um diretório da empresa, as funções necessárias para atender às necessidades de uso e o gerenciamento dos direitos do usuário. A infraestrutura de TI de uma intranet deve, portanto, atender aos requisitos de segurança, confidencialidade, acessibilidade e velocidade.
Os principais benefícios esperados de uma CSR são:
- Melhorar o fluxo e o compartilhamento de informações para 80% das empresas,
- melhorar a agilidade e a capacidade de resposta da organização para 54% das empresas.
Fonte: CSR - estudo de intranet do Observatoire des réseaux sociaux d'entreprise, 2016.
As empresas estão tendendo a abandonar as intranets complexas em favor de uma intranet corporativa simples, ou seja, um sistema de informações mais poderoso que oferece mais espaço e escopo de expressão para a comunicação interna: a rede social corporativa (CSN).
Vantagem nº 1: uma interface fácil de usar
Como você escolhe uma CSN? É tudo uma questão de filtros! E o melhor filtro é o de seus funcionários, independentemente do tamanho da empresa: se seus funcionários adotarem a ferramenta de forma fácil e intuitiva, isso é um ótimo sinal.
Por outro lado, se eles se perderem na intranet colaborativa e não encontrarem espontaneamente as respostas que procuram para atender às suas necessidades, você enfrentará a pior desvantagem possível: desinteresse (ou até mesmo desmotivação)!
Vantagem nº 2: um feed de notícias personalizado
A vantagem de uma rede social corporativa é que ela coloca o funcionário no centro.
Em termos concretos, você obtém um feed de notícias global sobre a empresa, enriquecido com informações dos grupos de discussão privados ou públicos aos quais o usuário pertence.
Benefício nº 3: acesso a informações em tempo real
O termo site de intranet parece realmente ultrapassado hoje em dia em comparação com o uso de uma ESN: a rede social corporativa é um tipo de plataforma colaborativa que centraliza todas as informações e todos os aplicativos funcionais para tornar a comunicação corporativa mais fluida dentro do mesmo espaço. As trocas não são mais feitas após o evento , por meio de e-mails, mas ao vivo, em tempo real.
Vantagem nº 4: comunicar-se como nunca antes
Bate-papo, mensagens privadas, escrever um artigo, comentar, curtir, compartilhar: seja qual for o espaço, não faltam recursos para incentivar a comunicação interna.
Há uma ampla gama de canais de reação e interação: a ferramenta se adapta aos seus desejos e à sua disponibilidade.
Benefício nº 5: quebra de barreiras departamentais
A intranet corporativa de nova geração visa a desenvolver o trabalho em equipe: a boa comunicação entre os funcionários é a chave para maior agilidade e capacidade de resposta.
Para romper os silos e as formas compartimentadas de trabalho, precisamos adotar um espírito colaborativo, além de uma ferramenta adaptada ao tamanho da empresa. Esse é o objetivo de uma RSC: permitir um modo de comunicação horizontal, incentivando trocas e colaboração, em vez de um modo vertical, bloqueando as interações por meio de suas inúmeras camadas hierárquicas.
Benefício nº 6: compartilhar conhecimentos e habilidades
As equipes especializadas em um determinado campo podem criar um espaço dedicado para compartilhar documentos, vídeos, imagens e apresentações a fim de reunir seus conhecimentos e aprimorar sua experiência.
Em uma rede social corporativa, todos podem adicionar a essa base de conhecimento compartilhado criando guias dedicadas em um grupo privado.
Benefício nº 7: encontrar a pessoa certa ou a informação certa
Uma simples intranet corporativa oferece um diretório da empresa com todos os contatos. Uma rede social interna permite que você vá além na sua pesquisa, usando um mecanismo de pesquisa inteligente: a pesquisa é aprimorada porque é contextualizada para ajudá-lo a encontrar as melhores informações ou a pessoa que você está procurando o mais rápido possível.
Vantagem nº 8: não são necessárias habilidades técnicas
O software mais fácil de usar é aquele que funciona para nós: ele centraliza as ferramentas para que possamos nos conectar a elas de forma simples e sempre que precisarmos, por exemplo, o Google Drive, o pacote Office365, o Sharepoint ou o Dropbox.
Reunir tudo no mesmo espaço usando conectores é muito mais fácil para o usuário, não é mesmo?
Benefício nº 9: não precisa mais procurar sua senha
Quando você está trabalhando, não quer gastar seu tempo fazendo login constantemente no seu espaço. O Single Sign On (SSO) integrado a uma solução de rede social interna proporciona uma conexão contextualizada, segura e permanente: você pode continuar a se comunicar sem se preocupar com a 45ª senha que esqueceu.
Benefício nº 10: ferramentas para incentivar a interação
Tem uma ideia? Uma noção para transmitir sobre segurança interna? Uma avaliação de habilidades para colocar em prática?
Combine o útil com o agradável com ferramentas que sejam divertidas e educativas e que ofereçam interação, como questionários ou pesquisas.
Benefício nº 11: use a agenda integrada
Se a agenda de todos não estiver integrada à intranet da sua empresa, isso é uma desvantagem, ou melhor, a gota d'água para uma ferramenta que deveria incentivar a colaboração.
Na maioria dos CSRs, as agendas são integradas e você também pode recuperar os endereços de e-mail das pessoas registradas após um evento (útil para manter contato com clientes ou membros externos que foram convidados).
Benefício nº 12: Preservar sua caixa de entrada de e-mail
Você já economizou 543 e-mails ao aplicar as primeiras dicas deste artigo, e seu capital de motivação continua intacto. Enquanto uma intranet "antiga" da empresa pode consumir sua energia desnecessariamente, o CSR lhe dá alguma.
Para piorar a situação, algumas soluções oferecem módulos adicionais, como videoconferência. A vida não é ótima?
Benefício nº 13: Organização simplificada
Por que você teria que fazer 8 ligações telefônicas ou enviar 15 e-mails para reservar um quarto? Um RSE digno desse nome integra essa funcionalidade diretamente no espaço de comunicação colaborativa, especialmente quando as respectivas agendas já estão conectadas a ele: com apenas alguns cliques, a sala é reservada e a equipe é notificada por convite. Hup.
Vantagem nº 14: envolver outros funcionários
Não pode haver comunicação eficaz sem diálogo - esse é o segredo da comunicação interna eficaz. As soluções colaborativas fornecidas por um CSR são dedicadas à comunicação multifuncional.
Isso permite que o gerente delegue com total confiança e conduza projetos sob restrições hierárquicas. É disso que se trata uma empresa colaborativa: desenvolver a inteligência coletiva.
Vantagem nº 15: integrar informações de outros lugares
Um CSR geralmente permite a recuperação de informações externas. Por exemplo, a interoperabilidade de um sistema de informações permite recuperar uma postagem do Yammer e integrá-la diretamente ao feed de notícias da rede social interna, facilitando a leitura para o leitor.
Benefício nº 16: Reforçar a coesão da equipe
Uma ESN também possibilita a criação de espaços mais informais, mais propícios a outras formas de troca em torno da noção de lazer: passeios culturais, eventos como festas de despedida, grupos esportivos para entusiastas de corrida, organização de eventos internos etc.
Desvantagem no início: ninguém conhece você. Desvantagem a longo prazo (risos bem-humorados): todos o reconhecem. Vantagens para todos: conhecer uns aos outros de uma maneira diferente, criando laços de confiança mais fortes.
Vantagem nº 17: nosso poder de reação
Uma cola fica presa no fluxo de informações, e esse é o drama (ou pelo menos pode ser): todos passam a batata quente de um lado para o outro, evitando o tema quente de uma questão delicada, como uma solicitação altamente técnica ou específica de um cliente.
Em uma rede social interna, você não ficará acordado a noite toda: todos estão envolvidos e a pergunta é facilmente encaminhada por meio de uma publicação para os especialistas mais competentes, para que eles possam responder o mais rápido possível.
Benefício nº 18: aumento da produtividade
A infobesidade é a nova doença do século com a predominância das novas tecnologias. A página inicial dinâmica de uma rede social corporativa e os vários espaços dedicados permitem classificar as informações e evitar o afogamento em dados.
Menos informações para processar e uma colaboração mais fluida aumentam matematicamente a eficiência e a produtividade dos funcionários.
Vantagem nº 19: definir regras de uso com antecedência
Você pode definir se deseja dar voz a todos os funcionários ou se prefere uma pirâmide hierárquica com colaboradores autorizados em áreas específicas.
A ferramenta de RSC deve se adaptar à configuração de sua organização, independentemente de seu tamanho e objetivos.
Vantagem nº 20: configurar sua RSC sem nenhum inconveniente
Como configurar a intranet de uma empresa? Quando se trata de configurar sua intranet corporativa de última geração, mais uma vez você precisa de uma escolha, não de um constrangimento.
E não há falta de opções no mercado de redes sociais corporativas. Aqui estão três exemplos.
Jamespot
Os gerentes e diretores de comunicação recomendam o Jamespot por sua capacidade de unir equipes em um ambiente de fácil utilização.
Essa plataforma colaborativa se integra facilmente ao seu sistema de informações e se adapta aos seus processos, criando fluxos de trabalho específicos, por exemplo.
Um último ponto que pode fazer toda a diferença: sua equipe de suporte é particularmente atenta às necessidades dos clientes.
Animado
É aconselhável recorrer a uma editora com uma dimensão de consultoria séria e uma oferta sob medida. Com seu pacote de software Lively, por exemplo, a editora Inspheris sabe como se adaptar às necessidades de empresas de diferentes tamanhos e de diversos setores para implantar sua rede social corporativa no modo SaaS (Software as a Service, ou seja, totalmente on-line) ou On Premise (no local):
- Nuvem, com hospedagem segura de dados na França,
- On Premise, hospedada em seus servidores, com gerenciamento de instalações por sua conta.
Talkspirit
Como uma ferramenta de trabalho colaborativo, o talkspirit oferece uma solução abrangente que vai além das expectativas de uma RSE. Um verdadeiro espaço de trabalho, o talkspirit incentiva a colaboração e a comunicação da equipe graças a recursos como :
- gerenciamento de documentos
- gerenciamento de etiquetas
- gerenciamento de atribuição de tarefas de acordo com grupos dedicados.
Além disso, com uma conexão a mil aplicativos (incluindo Twitter, LinkedIn, Trello e Zendesk), a plataforma talkspirit centraliza as informações e acelera o compartilhamento dentro da organização. Esse software pode ser configurado e personalizado para atender às suas necessidades e até permite que você faça login usando um nome de usuário para funcionários que não têm um endereço de e-mail. Por fim, a talkspirit garante a segurança e a confidencialidade ao hospedar seus dados na França.
A intranet corporativa para impulsionar o trabalho colaborativo
Tanto as grandes contas quanto as PMEs se beneficiam do uso de uma RSC. Melhor comunicação, centralização e circulação de informações, segurança de dados... uma intranet corporativa incentiva o trabalho colaborativo e ajuda seus projetos a avançar mais rapidamente!
Você já escolheu a sua?
Artigo atualizado, originalmente publicado em julho de 2017.
Artigo traduzido do francês