8 chaves para a circulação de informações dentro da empresa

A circulação de informações é um problema importante para empresas de todos os portes. Informações ausentes, incorretas ou incompletas podem ter um impacto rápido em seus projetos. Não é preciso dizer que a falta de comunicação interna também prejudica as relações entre os gerentes e a equipe. A confiança e o envolvimento dos funcionários dentro da empresa podem ser prejudicados.

Para garantir que a comunicação não permaneça superficial e não manche suas atividades, este artigo analisa 8 chaves para a circulação eficaz de informações em sua empresa. Descubra como impulsionar suas comunicações internas usando uma rede social corporativa (CSN), uma plataforma de gerenciamento de conhecimento ou um software de gerenciamento de documentos.

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1: Diferencie os tipos de informações na empresa

Classifique os diferentes tipos de informações que circulam em sua empresa de acordo com, por exemplo

• sua sensibilidade
• seu grau de urgência
• sua confidencialidade
• seu alvo: ela diz respeito a toda a empresa? A um departamento específico? Somente à gerência?
• sua distribuição: interna ou externamente?

Essa classificação permite que as informações certas sejam distribuídas para o público certo. As informações confidenciais não vazam e, por outro lado, os funcionários têm acesso a todos os dados de que precisam diariamente.

Nº 2: Adapte sua comunicação ao tamanho de sua empresa

As informações compartilhadas com os 10 funcionários de uma start-up não serão as mesmas que as compartilhadas com os 150 funcionários de uma PME. Você também precisa adaptar os meios de comunicação que utiliza. Varie a mídia e a frequência de distribuição para aumentar as chances de as informações atingirem seus alvos (boletins informativos, relatórios de atividades, organização de eventos regulares etc.).

No. 3: Coloque a circulação de informações a serviço da gerência

Do ponto de vista dos recursos humanos, as informações também são cruciais. Para dar apenas alguns exemplos, considere as seguintes situações:

• integração de novos funcionários após o recrutamento. A integração será mais fácil e rápida se o novo funcionário estiver familiarizado com todos os processos e a cultura da empresa.
• Avaliações de funcionários. Os relatórios de avaliação devem estar acessíveis aos funcionários, gerentes e RH.
• relações entre gerente e funcionário: as equipes são mais coesas se se comunicarem adequadamente - e tiverem os meios para isso!

Nº 4: Impulsione sua comunicação interna

A comunicação interna é uma das principais preocupações das empresas, tanto para os gerentes de RH quanto para os gerentes de comunicação. Jornais internos, boletins informativos, a intranet e e-mails são ferramentas de comunicação usadas há muitos anos nas empresas. Hoje, a rede social corporativa está substituindo-as gradualmente. Além de distribuir informações para a pessoa certa em tempo real, ela cria um fórum de discussão.

Nº 5: Incentive o intercâmbio entre os funcionários

As ferramentas de colaboração não são apenas uma fonte de produtividade para seus projetos. Elas permitem que todos contribuam e se expressem. Nem todos estão dispostos a tomar a palavra para compartilhar uma ideia, por exemplo, em uma reunião. Uma plataforma colaborativa permite que aqueles que normalmente ficam mais nos bastidores compartilhem suas ideias e opiniões. As trocas são incentivadas, as informações circulam melhor e os vínculos entre as equipes são fortalecidos.

Nº 6: Liberte a criatividade de sua equipe

Como consequência imediata do ponto anterior, a criatividade e a emulação são incentivadas quando as informações fluem adequadamente entre os funcionários. Uma ideia compartilhada, mesmo que não seja adotada, dará origem a outra. Isso enriquecerá seu trabalho diário e tornará o ambiente de trabalho de suas equipes ainda mais agradável.

Nº 7: Saiba como processar informações

Você se encontra com um monte de ideias armazenadas em uma plataforma e não tem ideia do que fazer com elas? Sua equipe troca muitos e-mails e as informações se perdem? Aprenda a processar informações. As ferramentas de comunicação e colaboração são uma ajuda inestimável. Elas oferecem várias soluções para organizar suas informações e evitar que elas se percam.

É por isso que recomendamos que você segmente suas informações:

• por projeto
• por departamento
• por cargo
• por interesses profissionais (compartilhamento de notícias, convites para feiras ou conferências, etc.),
• para organizar a vida fora da empresa (organizar um evento, uma atividade de formação de equipe, etc.),
• e assim por diante.

Dessa forma, os funcionários sabem exatamente onde ir para encontrar as informações de que precisam.

Nº 8: Escolha um software dedicado para a circulação de informações dentro da empresa

Intranets, soluções de compartilhamento de arquivos, suítes de escritório, gerenciadores de tarefas, ferramentas de gerenciamento de projetos... O mercado de software SaaS está repleto de soluções colaborativas.

Elas oferecem uma série de vantagens tanto para as empresas quanto para seus funcionários, ajudando a melhorar a comunicação interna:

• um espaço colaborativo no qual todos os funcionários podem se expressar, trocar dados facilmente, ajudar uns aos outros e compartilhar seus conhecimentos ou experiências, etc.
• ao centralizar os recursos da empresa, a ferramenta economiza tempo na busca de informações ou inteligência comercial,
• ao melhorar a colaboração, ela incentiva o surgimento de novas ideias,
• ela também ajuda a desenvolver a coesão e o comprometimento da equipe.

Dê uma olhada em alguns exemplos de software:

Software de gerenciamento de conhecimento

A missão do Elium é transformar suas informações não estruturadas em conhecimento centralizado e utilizável. Como ele faz isso? Com apenas alguns cliques, qualquer pessoa pode salvar os elementos essenciais de uma troca de mensagens ou e-mail, em conteúdo formalizado usando mais de 200 modelos (tabela, FAQ, atas, relógio etc.). A função de pesquisa avançada permite encontrar qualquer informação rapidamente e até mesmo distribuí-la por meio de um sistema de notificação ou boletim informativo interno.

Redes sociais internas

A solução Jamespot se destaca por sua capacidade de se adaptar a todas as necessidades da empresa, graças aos diversos aplicativos (gratuitos e pagos) disponíveis diretamente na loja da plataforma. Para aumentar ainda mais a produtividade e o desempenho de suas equipes, você pode complementar seu CSR com a oferta Digital Workplace da Jamespot. Esse espaço de trabalho digital centraliza todas as suas ferramentas e aplicativos de negócios, facilitando o compartilhamento e o acesso a eles no dia a dia.

O pacote de software Lively é uma solução "à la carte" projetada para simplificar a criação de conteúdo e levar as informações certas para a pessoa certa no momento certo. Crie seu conteúdo com o clique de um botão, exiba-o e compartilhe-o para impulsionar suas comunicações corporativas. Em termos de interoperabilidade, é possível conectar o Lively ao Google Drive, Sharepoint, Dropbox, Office 365, etc. para compartilhar sua experiência e gerenciar o conhecimento de suas equipes.

Software de gerenciamento de documentos

O NEXIA é uma solução multifuncional de EDM (gerenciamento eletrônico de documentos), ou seja, destina-se a todos os departamentos da empresa. O uso dessa ferramenta facilita a circulação e o gerenciamento de uma série de documentos desmaterializados (faturas, correspondências, arquivos de RH etc.), desde a aquisição até a validação e o arquivamento. A vantagem do NEXIA? Um mecanismo de pesquisa de alto desempenho com inteligência artificial para ajudá-lo a encontrar as informações que procura, mesmo quando se trata de grandes volumes.

Plataformas colaborativas

Ao usar a plataforma colaborativa do Netframe.co, você tem acesso a uma ampla gama de funções de comunicação, colaboração e compartilhamento de arquivos para circular informações e aumentar o desempenho da equipe! Você pode editar e salvar seus documentos e acompanhar todas as suas atividades de forma segura. Você pode trocar informações em grupos de trabalho virtuais, por videoconferência e mensagens instantâneas, e encontrar qualquer informação de que precise por conta própria usando o mecanismo de busca semântica.

Com o Whaller, você pode criar e administrar suas próprias redes sociais privadas. Essa plataforma colaborativa, que se concentra na confidencialidade e na segurança das informações compartilhadas, funciona por "esferas". Esses espaços privados de conversação permitem distinguir intercâmbios e comunidades por equipe, grupo de projeto, departamento etc. Crie uma esfera e convide seus contatos ou participe de uma esfera existente.

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Agilize o fluxo de informações com o software certo

Agora você tem todas as chaves necessárias para garantir que as informações fluam sem problemas em sua empresa. Graças ao software certo, agora você pode mobilizar os recursos certos e acessar informações facilmente, sem perder tempo procurando a solução para o seu problema.

Além disso, a inteligência coletiva desenvolvida em uma plataforma colaborativa ajuda sua equipe, seus projetos e toda a sua empresa a crescer!

Artigo atualizado, originalmente publicado em julho de 2018.