A rede social corporativa, um espaço colaborativo de alto desempenho

O que exatamente é um espaço de trabalho colaborativo para empresas? O que é uma rede social corporativa? Quais são os benefícios? Os termos " plataforma colaborativa " e "local de trabalho digital" se tornaram palavras tão populares que alguns tomadores de decisão pragmáticos veem a rede social corporativa como um gadget. Certos clichês ainda são válidos: bater papo com os colegas, trocar mensagens por trocar, tranquilizar o ego e assim por diante. É fácil ver a ponta do iceberg: os aspectos de conversação e o fluxo ininterrupto de informações.

Se a facilidade de uso das ferramentas é frequentemente destacada, é porque há motivos mais profundos para que todos em sua organização adotem uma plataforma de trabalho colaborativo. É graças à organização colaborativa que uma empresa se torna mais ágil, mais rápida e mais produtiva.

Portanto, é fundamental definir a finalidade das ferramentas de trabalho colaborativo, definir seus limites e ver a colaboração como uma maneira nova e mais eficiente de trabalhar. Em poucas palavras.

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Definição de um espaço de trabalho colaborativo

O que é um espaço de trabalho colaborativo?

Um espaço de trabalho colaborativo assume a forma de um espaço virtual on-line:

• As ferramentas de comunicação são centralizadas em uma plataforma para facilitar a comunicação.
• As equipes da empresa podem trabalhar juntas on-line e, em última análise, a colaboração se estende a todos os participantes envolvidos na atividade da organização, como equipes em vários locais, clientes ou parceiros.
• O objetivo desse ecossistema digital é incentivar o trabalho em grupo por meio do compartilhamento de informações, transferência de habilidades, compartilhamento de documentos, mensagens e assim por diante.

Por que adotar uma ferramenta de colaboração on-line?

Em primeiro lugar, uma empresa opta por adotar essa plataforma para mudar e melhorar a maneira como sua organização trabalha internamente: a competitividade e os usos colaborativos estão levando-a a embarcar em uma profunda transformação digital, a transformação rumo à empresa digital.

Falamos de redes sociais corporativas, mas às vezes nos esquecemos de que um sistema de informações desse tipo não deve ser instalado ou usado por modismo, mas sim com o objetivo de estruturar uma cultura de trabalho coletivo, de modo que toda a empresa se beneficie no longo prazo. É nesse ponto que o termo transformação digital entra em cena.

©️ Nostromo

Trabalho em equipe como vantagem competitiva

Circulação de informações e fluidez das trocas

Algumas empresas, que ainda operam horizontalmente, acham extremamente difícil identificar e mobilizar a pessoa ou as pessoas certas para responder a uma pergunta específica. Quanto à intervenção no momento certo... o especialista, finalmente identificado, geralmente chega tarde demais ou fornece apenas parte da resposta esperada pelo cliente. Os concorrentes são rápidos em reagir.

Há vários motivos para esse hábito desatualizado e contraproducente:

• A questão levantada às vezes exige a consulta de vários especialistas complementares, principalmente no caso de mudanças iniciadas por um gerente de inovação e digital, em que todos os pontos de vista são essenciais para que um projeto seja executado sem problemas.
• A forma como o trabalho é organizado, em silos de negócios compartimentados, isola as equipes que, logicamente, deveriam ser complementares e, portanto, estar em contato constante.
• Como resultado, a comunicação dentro da empresa não é fluida. Um funcionário pode estar fazendo uma pergunta há meses, enquanto outro colega sabe a resposta em um piscar de olhos.
• As informações não são centralizadas nem compartilhadas de forma transparente, o que daria um impulso à inteligência coletiva que aumenta a produtividade.

E quanto à inteligência coletiva?

Esse é o segredo de um grupo de trabalho eficaz para a empresa. É essencial poder acessar as informações de forma rápida e fácil, compartilhá-las e trocá-las com outras pessoas (como o conhecimento): caso contrário, os funcionários têm apenas uma compreensão parcial do contexto de um assunto e não conseguem imaginar a possibilidade de resolver um problema complexo por conta própria, porque estão isolados, tendo apenas suas próprias habilidades para recorrer.

O que podemos esperar de uma rede social corporativa?

A colaboração é a razão de ser de uma rede social corporativa: sua transformação está levando-a a evoluir para um verdadeiro local de trabalho digital que torna as organizações competitivas. Vamos aproveitar essa oportunidade para traduzir o termo Digital Workplace para a linguagem de Molière e chegar à definição mais significativa possível.

Um Digital Workplace engloba todos os componentes de uma empresa digital, reunindo-os:

• uma organização que seja atraente para os funcionários
• funcionários ágeis
• ferramentas interoperáveis e tecnologia centrada no usuário,
• a cultura e a governança do trabalho colaborativo.

Um Digital Workplace não é nada parecido com um canto de máquina de café. Centrado no usuário e adotado intuitivamente pelos usuários, ele representa a ferramenta essencial para a produtividade diária, capitalizando a inteligência coletiva. O objetivo: ficar alerta e manter sua vantagem competitiva.

O objetivo final de uma rede social corporativa desse tipo é a adoção de métodos de trabalho novos, mais ágeis e mais produtivos. Ao aproveitar a transformação digital que ela representa, a ferramenta cria valor e serve ao desenvolvimento da empresa como um todo.
Nesse contexto, o Facebook Workplace, modelado na versão para o consumidor da famosa rede social, parece ser uma plataforma que favorece mais o ego do que qualquer outra coisa? Embora os especialistas em comunicação e marketing possam estar mais inclinados a distinguir entre uma ferramenta de rede pessoal e uma ferramenta de produtividade colaborativa genuína, outros tomadores de decisão precisam de orientação em suas escolhas.

Por que seus funcionários precisam de uma ferramenta de colaboração focada na comunicação fluida? O que ela trará para a sua equipe e para a sua empresa? Antes de adotar um espaço de trabalho colaborativo, sua empresa precisa definir o que esse espaço de trabalho coletivo trará para seus funcionários e como a comunicação será acelerada e tornada mais fluida.

Não há melhor maneira de obter a aprovação de todos quando chegar a hora de implantá-lo internamente...

Comunicação, o principal ativo de uma plataforma colaborativa

Os novos métodos ágeis de trabalho em equipe apoiados por plataformas colaborativas possibilitam enfrentar os novos desafios da empresa digitalizada com inteligência:

• Para se tornarem ágeis, todos os funcionários precisam de um espaço comum, daí a noção de espaços colaborativos. É disso que se trata a rede social corporativa, que oferece às suas equipes acesso compartilhado a informações e a oportunidade de interagir em tempo real nesse espaço dedicado e compartilhado, como parte de uma abordagem colaborativa eficiente.
• O trabalho em equipe é uma preocupação constante dos gerentes de RH, e sua eficácia é aprimorada quando os processos de negócios são mais multifuncionais. Quando as linhas de negócios são descompartimentadas, as interações entre as equipes são aceleradas. Elas são mais ágeis e mais produtivas.
• Uma ferramenta verdadeiramente colaborativa centraliza e recupera todas as informações que orientam a atividade cotidiana da empresa.
• Todos têm o mesmo nível de informações e, portanto, a comunicação entre todos se torna mais fluida.
• É uma verdade cartesiana que uma maior capacidade de resposta leva a uma maior produtividade.
• A sensação de produtividade coletiva leva à motivação. O círculo se completa.

E tudo isso, é claro, enquanto reduz o tamanho de suas caixas de entrada de e-mail.

Como você escolhe sua ferramenta de colaboração?

Dicas para escolher uma plataforma de colaboração

Se você não tiver certeza de qual espaço colaborativo escolher, elabore uma lista de seus requisitos usando a inspiração a seguir:

• a interface deve ser intuitiva e fácil de usar (amigável, lembre-se),
• a plataforma deve ser capaz de centralizar todas as suas ferramentas e conectá-las entre si (os conectores permitem que você use aplicativos de terceiros, como o Google Drive, o Dropbox e até mesmo sua ferramenta de CRM, mantenha a função de diário compartilhado etc.),
• a ferramenta colaborativa é um espaço de trabalho que facilita a troca de arquivos, onde todos podem acessar documentos compartilhados, com, por exemplo, trocas materializadas por links de hipertexto,
• o acesso é controlado por um administrador e seguro (alguns preferem hospedar na França em vez de nos Estados Unidos por causa do Patriot Act),
• todas as informações são agrupadas e acessíveis a todos em um mesmo espaço,
• todos podem personalizar seu próprio feed de notícias, inscrevendo-se antecipadamente nos grupos de negócios que são relevantes para eles,
• Cada membro de suas equipes deve poder reagir no tópico de discussão, o que facilita as trocas em tempo real,
• O espírito de comunidade deve se basear em linhas de negócios, não em personalidades, e deve romper barreiras,
• As mensagens instantâneas e o bate-papo devem estar disponíveis o tempo todo, especialmente quando você estiver em trânsito,
• Uma versão móvel do espaço de trabalho colaborativo é, portanto, inevitável para equipes remotas,
• A videoconferência é uma vantagem inegável para a troca e a comunicação em tempo real,
• o iniciador da ferramenta deve agir como um gerente para incentivar os especialistas a intervir espontaneamente, em vez de perder tempo identificando-os e pedindo que intervenham,
• Por fim, a ferramenta colaborativa deve esclarecer os processos de tomada de decisão e priorização,
• Ela deve facilitar o monitoramento dentro do mesmo espaço, por exemplo, fornecendo acesso a menções em redes sociais, etc.

Uma rede social corporativa para fortalecer a colaboração empresarial

Sua empresa não pode depender de uma simples ferramenta de gerenciamento de projetos para incentivar a comunicação e a troca de informações entre os funcionários. Isso é especialmente verdadeiro se você tiver equipes trabalhando remotamente em vários locais. É aí que entra a rede social corporativa.

Os gerentes preocupados com a produtividade perceberão rapidamente os benefícios: o trabalho multifuncional, interativo e participativo motiva os funcionários e lhes dá um senso de responsabilidade. E não podemos nos esquecer de que isso permite que as empresas mantenham sua vantagem competitiva a longo prazo.

Qual RSC você deve escolher?

Jamespot

Uma plataforma colaborativa baseada na Web, totalmente personalizável e segura: esse é o Jamespot em poucas palavras. Essa solução francesa não apenas facilita a circulação de informações dentro das empresas, mas também permite que as informações sejam capturadas, ordenadas e não se percam.

Jamespot

Jamespot em alguns pontos-chave:

• identificação mais fácil das pessoas a serem contatadas,
• um local de trabalho digital: um ambiente de trabalho único onde os aplicativos podem ser conectados para multiplicar as funcionalidades (gerenciamento de projetos, pesquisas, organização de reuniões, gerenciamento eletrônico de documentos, etc.),
• uma equipe ágil e pronta para ouvir as necessidades de seus clientes em todos os momentos

👉 Netframe

Projetado como um espaço colaborativo, o Netframe organiza e une os funcionários em torno dos recursos da empresa. Essa plataforma abrangente, que também funciona como RSE, promove a sinergia entre as equipes, fortalece o compromisso dos funcionários e acelera os processos de trabalho por meio de uma comunicação eficaz. Visibilidade, eficiência e criatividade: o Netframe oferece a você a receita vencedora para a produtividade.

Netframe

Netframe em alguns pontos-chave:

• organização em grupos de trabalho que incorporam discussões, feeds de atividades, áreas de documentos e calendários compartilhados, para acesso direto às informações,
• gerenciamento de direitos de acesso e distribuição de funções dentro da rede,
• comunicação e compartilhamento de informações no centro dos vários módulos: gerenciamento de tarefas, gerenciamento de projetos e gerenciamento de documentos,
• uma abordagem incremental para se adaptar a todos os tipos de organização: flexibilidade, modularidade e facilidade de uso.

👉 TalkSpirit

Se você está procurando uma solução focada no usuário que facilite o processamento de informações em um ambiente complexo, o talkSpirit é a escolha óbvia: suas equipes têm um espaço colaborativo que lhes permite traduzir suas trocas em ação.
Porque é aí que está o pedal de aceleração digital para sua empresa. Uma ferramenta verdadeiramente colaborativa permite :

• feedback mais rápido
• priorização das ações a serem tomadas
• identificar as pessoas envolvidas,
• gerenciamento de tarefas.

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Um espaço colaborativo para ajudar sua empresa a crescer

Por fim, podemos considerar que uma empresa colaborativa é bem-sucedida em sua transformação digital quando toda a sua organização se torna uma verdadeira plataforma social de inteligência coletiva.

A implementação de ferramentas de colaboração cria vínculos entre os funcionários. O conhecimento e os dados da empresa são trocados com mais facilidade dentro das várias comunidades que são formadas.

O que você está fazendo para criar um espaço colaborativo em sua organização?