Como podemos compartilhar e colaborar melhor no local de trabalho?
Trabalhar onde você quiser, quando quiser... Isso é realmente possível quando várias pessoas trabalham juntas em uma empresa? Podemos realmente considerar que estamos trabalhando "juntos" quando cada um de nós cria planilhas, relatórios ou apresentações que dizem respeito a toda uma equipe? Liberar a comunicação interna é essencial em sua empresa. Aqui explicamos os desafios da colaboração e das redes sociais corporativas (CSNs) e algumas maneiras eficazes de facilitar o trabalho conjunto e o compartilhamento entre os funcionários.
A CSN, uma intranet moderna
Empresas como a sua estão optando por criar uma rede social corporativa, também conhecida como CSN. Não deve ser confundida com Responsabilidade Social Corporativa, e não tem nada a ver com o Facebook ou o Twitter como você os conhece... A RSC é uma plataforma colaborativa que oferece um sistema de comunicação para a equipe interna da sua empresa e seu ecossistema externo (clientes, fornecedores, distribuidores, parceiros etc.).
Nas PMEs e nas grandes empresas, essa ferramenta de colaboração por excelência é usada principalmente pelos departamentos de comunicação e recursos humanos, de acordo com o L'Observatoire de l'Intranet et de la Stratégie Numérique. Esse também era o caso quando a intranet foi introduzida pela primeira vez. Hoje, no entanto, não se trata mais apenas de obter informações em toda a linha.
O objetivo atual da Rede Social Corporativa é mais central, pois coloca os funcionários no centro de sua empresa. As trocas são tanto verticais, para transmitir informações, quanto horizontais, para facilitar as trocas entre departamentos. Hoje em dia, procuramos informações onde quer que elas estejam. Da mesma forma que você vai a um fórum em sua vida privada para saber como assentar seu novo parquet corretamente, você adota os mesmos novos hábitos no trabalho com a RSC.
Você cria sua comunidade com pessoas de dentro e de fora da empresa. Por exemplo, você pode reunir sua rede de parceiros, clientes e clientes potenciais, todos conectados ao seu software de relacionamento com o cliente (CRM). Também é possível criar uma comunidade que trabalhe em um projeto comum. Em seguida, você vincula todos os participantes e as informações circulam facilmente.
Tudo fica mais simples com esses novos modos de comunicação em sua empresa. E os editores dessas soluções, como a Jamespot, entenderam isso. Você não precisa mais monopolizar um desenvolvedor do departamento de TI para gerenciar a intranet da sua empresa. Tudo pode ser adaptado às suas necessidades. Tudo o que você precisa fazer é ativá-las de acordo com o contexto.
Atualmente, a rede social corporativa é tão central que pode ser vinculada a outras ferramentas de colaboração, como gerenciamento de documentos e compartilhamento de arquivos. A Jalios, por exemplo, tem uma plataforma SaaS com uma série de recursos criados em torno de sua CSN para aumentar a eficiência organizacional. Tudo está em um só lugar, para que você possa trabalhar em conjunto.
Compartilhamento de documentos
Quando falamos de um espaço de compartilhamento comum, pensamos em duas ferramentas: gerenciamento de documentos e compartilhamento de arquivos. Embora muitas vezes sejam confundidas, cada uma delas tem seus próprios recursos específicos:
- Gerenciamento de documentos: essa ferramenta armazena, compartilha e recupera documentos eletrônicos. Você gerencia todo o ciclo de vida de um documento: pesquisa, versão, comentário, discussão instantânea, etc. Por exemplo: Google Drive no pacote Google WorkSpace, Ftopia ou Jalios, etc.
Não é mais necessário enviar e-mails para informar seu colega sobre as alterações feitas em um documento. É uma pequena mudança nos hábitos de trabalho que gera conveniência real e economiza tempo. O gerenciamento de documentos é instantâneo e sincroniza automaticamente todos os documentos, especialmente as versões. Se o seu colega excluir acidentalmente a apresentação para a reunião, ele poderá recuperá-la facilmente. Por outro lado, com o compartilhamento de arquivos, você sempre terá a sua apresentação no seu computador, tablet ou smartphone. Portanto, não há necessidade de chorar por enquanto!
As soluções on-line geralmente combinam essas duas ferramentas: gerenciamento de documentos e compartilhamento de arquivos. Podemos ver isso no iExtranet ou no Google WorkSpace com o Drive. Essas ferramentas são, portanto, 100% colaborativas. É possível fazer trocas com colegas e também com pessoas de fora da empresa. Além disso, os backups regulares garantem a durabilidade de seus arquivos. Assim, todos são incentivados a compartilhar e colaborar de forma livre e segura.
Projetos multifuncionais
Os aplicativos colaborativos ajudam você a se organizar. Não há mais listas de tarefas no canto da sua mesa para gerenciar o seu projeto! O objetivo é simplificar o trabalho em equipe para que todos se movam na mesma direção e sejam autônomos quando se trata das tarefas em questão.
Seus dados são centralizados e compartilhados com sua equipe, clientes e parceiros. Independentemente de o projeto ser interno ou externo, o gerenciamento permanece o mesmo graças a essa plataforma. Troque informações sobre o seu projeto em um ambiente compartilhado personalizado, agrupe todos os seus documentos e wikis e gerencie o seu plano de ação acompanhando os indicadores.
O uso dessas ferramentas no modo de gerenciamento de projetos fortalecerá sua colaboração diária. Essas soluções estabelecerão novos hábitos:
- assinar um pacote de escritório on-line com o Google WorkSpace ou o Microsoft Office 365
- configure um sistema de mensagens para seus contatos e agendas com o Zimbra
- configure um gerenciamento centralizado com uma solução como o Slack
- adquira o hábito de fazer videoconferências com seu colega de trabalho remoto usando o Google Meet, etc.
Conclusão
Essas novas formas de trabalho já são práticas comuns em start-ups. Além disso, com a chegada gradual da geração Y ao mercado de trabalho, o trabalho colaborativo se tornará cada vez mais arraigado no DNA das empresas. Sem mencionar, é claro, que todas essas soluções on-line para trabalhar melhor em conjunto são multissuporte e, portanto, acessíveis em qualquer lugar. Portanto, aqui estão algumas soluções para compartilhar e trabalhar onde você quiser e quase sempre que quiser...
Artigo traduzido do francês