Método Pomodoro: gerencie seu tempo e aumente sua produtividade

Ter "muitas coisas para fazer", "estar lotado" ou "nunca ter tempo suficiente"... Você já ouviu isso antes? Não é incomum no trabalho querer prolongar nossos dias, que são curtos demais para nosso gosto, com o desejo de fazer mais. Mas, como todos nós sabemos, o tempo é finito. A arte de dominar o uso do tempo está em nossa capacidade de fazer bom uso das horas que temos disponíveis em um dia de trabalho.

Neste artigo, veremos que a boa produtividade está intrinsecamente ligada ao gerenciamento bem-sucedido do tempo. Entre os vários métodos existentes, selecionamos a técnica Pomodoro para descobrir como gerenciar seu tempo de forma eficaz, dividindo seu trabalho em ciclos de duas horas, intercalados com pequenos intervalos . Descubra agora como colocá-la em prática e o que ela pode fazer por você!

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Gerenciar seu tempo de forma eficaz: uma das chaves para o sucesso

Seu tempo vale seu peso em ouro

Todos nós sabemos que nosso tempo é precioso. Portanto, é de nosso interesse aproveitar ao máximo cada minuto dele para fazer o máximo possível, de forma rápida e bem-feita. O problema é que os seres humanos não são máquinas, e aspirar a isso é um sonho utópico. No entanto, há maneiras de exercer um certo controle sobre nosso tempo. Então, como podemos fazer isso sem prolongar nossos dias ou interferir em nosso sono?

Manter o controle do seu tempo...

O tempo pode ser tanto um amigo quanto um inimigo se você não souber como controlá-lo. Muitas vezes, é tentador querer concluir determinadas tarefas ao mesmo tempo, achando que assim podemos marcar as caixas em nossa lista de afazeres mais rapidamente . Mas é um mito pensar que somos mais eficientes quando fazemos várias coisas ao mesmo tempo. Fazer malabarismos com nossas atividades rapidamente pode nos dar uma sensação de controle e levar a uma certa euforia.

Mas cuidado: diante de um excesso de informações para processar, o cérebro fica saturado e a produtividade real cai drasticamente. No final, é provável que aconteça o contrário: podemos ter iniciado mais tarefas, mas não sentimos que concluímos nenhuma delas, o que pode ser frustrante.

A solução é organizar seu tempo de trabalho dividindo as coisas em sequências, definindo prioridades e planejando as tarefas de forma realista, certificando-se de priorizar as mais urgentes. O objetivo final: fazer mais em menos tempo.

Inspirado na pintura "Achieve More by Doing Less" (Alcance mais fazendo menos) de Christine Carter

... respeitando suas habilidades

Mas como podemos fazer mais sem nos sobrecarregarmos? Mudar de uma tarefa para outra nos dá uma impressão enganosa de flexibilidade e eficiência, especialmente porque estamos gastando muita energia mental. Concentração significa não apenas mobilizar nossas capacidades mentais para um único objeto, mas também permanecer permeável a qualquer estímulo externo capaz de desviar nossa atenção desse objeto.

O cérebro tem naturalmente um sistema antidistração: no "modo de concentração", os neurônios se comunicam uns com os outros de forma mais clara e intensa. Portanto, se nosso cérebro estiver sobrecarregado, corremos um risco maior de cometer erros, conforme demonstrado por um estudo publicado em 2015 por pesquisadores da Universidade de Michigan que analisaram o dia a dia de médicos de emergência. Portanto, é importante respeitar essa maneira de trabalhar, fazendo o máximo possível para evitar fontes de distração e filtrar todas as atividades não relacionadas à tarefa em questão.

"Quem quer viajar para longe, poupa sua montaria": não negligencie os benefícios de fazer uma pausa!

Além disso, todos nós precisamos nos distrair para evitar a exaustão mental: fazer uma pausa aumenta a produtividade e facilita a assimilação das informações posteriormente. Por fim, recomendamos enfaticamente :

• Incorpore intervalos em seu cronograma,
• Distribua as tarefas ao longo do dia de acordo com a prioridade e o grau de dificuldade,
• Varie a intensidade do seu trabalho para não ter que fazer sempre o mesmo tipo de esforço,
• Não se esqueça de si mesmo: é do interesse de todos manter contato com suas habilidades pessoais.

O método Pomodoro: gerenciamento de tempo em intervalos

Origem: um cronômetro de cozinha

O italiano Francisco Cirillo é o inventor desse método de trabalho (The Pomodoro Technique, literalmente a técnica do tomate, agora uma marca registrada). Quando era estudante na década de 1980, ele percebeu que poderia ser mais produtivo se se concentrasse em uma única tarefa, em vez de tentar fazer várias em paralelo.

Para cronometrar seu tempo, ele usou um cronômetro em forma de tomate, que deu nome ao conceito (pomodoro significa tomate em italiano). Na prática, isso significa dividir seu trabalho em intervalos de 25 minutos, chamados de tomates, com intervalos de 5 minutos entre eles.

O princípio principal desse método é a segmentação das tarefas em pomodori (plural de pomodoro), que representam períodos de trabalho intenso de duração limitada. A ideia é dividir grandes projetos em tarefas pequenas e finitas e concluí-las sem interrupção, para que você possa recuperar o controle do seu tempo e não ser mais um escravo das distrações.

Para conseguir isso, é necessária muita autodisciplina : você precisa se motivar! Mas não há necessidade de se estressar com isso: qualquer pensamento que o distraia pode ser anotado durante o processo e considerado mais tarde para limpar a mente e obter melhor concentração.

Separe o pensar do fazer para fazer as coisas mais rapidamente e pensar com mais clareza.

« Separate thinking and execution to execute faster and think better. » — Sol Tanguay, Imarklab

Tomates para ação: o método passo a passo

Vamos dar uma olhada nas etapas que você precisa seguir para colocar esse método em prática. Tudo o que você precisa é de um lápis e uma folha de papel, ou a versão digital de um caderno ou planilha, por exemplo.

Uma forma de aplicar o método Pomodoro
2015 Elvindantes.com

Etapa 1: escolha uma tarefa

Use sua lista de tarefas para o dia e defina seus tomates. Isso envolve planejar o número de pomodori que você precisará para cada tarefa. Cabe a você calcular quanto tempo precisará gastar em cada tarefa!

Por exemplo: slides de apresentação em PowerPoint = 3 tomates; inteligência competitiva = 2 tomates, etc.

Etapa 2: Ajuste o cronômetro para 25 minutos

Durante 25 minutos, toda a sua atenção será dedicada ao tomate. O cronômetro pode ser mecânico, como os que usamos na cozinha, ou virtual, com muitas opções disponíveis na Internet, como veremos mais adiante.

Etapa 3: Comece a trabalhar

Comece a trabalhar. A ideia é se concentrar em uma única tarefa durante o tempo alocado, para ser eficiente sem se distrair.

Etapa 4: Pare seu trabalho

A ideia é parar assim que o cronômetro tocar, mesmo que não tenha terminado. Você pode usar vários tomates para a mesma tarefa.

Etapa 5: Anote seu progresso

Faça anotações para acompanhar o progresso da tarefa em questão, mas também para fazer um balanço do seu progresso em cada ciclo de trabalho e do seu dia em geral.

A boa ideia : fazer anotações também é útil para liberar sua mente de todos os pensamentos que surgiram durante o trabalho. As coisas que você anotou podem ser retomadas durante os intervalos.

Etapa 6: Faça um intervalo de 5 minutos

Use o intervalo para se desligar da tela, tomar uma xícara de chá ou um copo de água, alongar-se ou realizar qualquer outra atividade que tire sua mente da tarefa e permita que você relaxe.

Etapa 7: Volte ao trabalho

Repita as etapas desde o início por mais 25 minutos.

Etapa 8: Após 4 tomates, faça uma longa pausa

Após 4 períodos de trabalho, faça uma pausa de cerca de 15 a 30 minutos, dependendo de suas necessidades, e dedique-a a tarefas mais leves que exijam menos esforço mental.

Etapa 9: Inicie um novo ciclo de trabalho

Continue iniciando um novo ciclo de trabalho de 4 tomates intercalados com pequenas pausas. Mantenha o ritmo até que você tenha a quantidade certa de trabalho para o dia.

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Os benefícios do Pomodoro

Perfis em questão

Esse método é particularmente adequado para pessoas que se identificam com uma ou mais das seguintes situações:

• você tem dificuldade de se concentrar em uma única tarefa por qualquer período de tempo,
• você é facilmente influenciado por estímulos externos,
• você tem tendência a procrastinar (em outras palavras, adiar para amanhã ou mais tarde o que pode ser feito no mesmo dia),
• frequentemente tem a sensação de que a carga de trabalho planejada para o dia não foi concluída.

Intensidade e eficiência: uma receita para o sucesso

Essa técnica tem muitos benefícios, e você colherá os frutos se a mantiver. Ela se baseia nos seguintes pilares: disciplina, monotarefa e concentração.

Disciplina versus dissipação

A autodisciplina está no centro de seu funcionamento: ao impor restrições, ela nos leva a romper com hábitos improdutivos . Portanto, sua eficácia dependerá em parte de nossa firme determinação de fazer uma mudança significativa e duradoura na maneira como trabalhamos.

Monotarefa versus multitarefa

O método nos compromete a lidar com apenas uma tarefa por vez, possivelmente dividida em subtarefas, e a descartar de uma vez por todas a "multitarefa" (atividades realizadas simultaneamente), o melhor inimigo da produtividade.

Concentração versus distração

Por fim, ele nos treina para trabalhar sem interrupções: você dedica 100% da sua atenção à tarefa em questão. Além disso, ele o incentiva a alternar entre períodos de alta concentração e intervalos curtos regulares, respirações de ar essenciais para aliviar a pressão e permitir que você se concentre melhor depois.

Dica: para melhor adaptar esse método aos seus hábitos de trabalho, anote o que foi alcançado e também as possíveis melhorias, como trabalhar com interrupções (telefone, colegas, perda de motivação).

Na prática: ferramentas para ajudá-lo

Existem aplicativos para Mac e Chrome, como o Pomotodo, disponível em versão web e para Android, iOS, macOS e Google Chrome (extensão). Com sua interface minimalista, o Pomotodo apresenta uma lista de tarefas e um sistema de cronômetro. As estatísticas estão disponíveis para mostrar o número de tarefas concluídas e seu histórico.

Há uma série de opções, incluindo :

• Clear Focus (disponível no Google Play),
• Agendador (disponível no Android),
• Pomodoro Focus Timer (disponível no iPhone, iPad e iPod touch),
• PomodoneApp (disponível para Mac, Windows, Linux, aplicativo da Web),
• Focus Booster (disponível na Web, Windows, macOS, iOS, Android),
• FocusList (disponível no iPhone, Apple Watch e Mac),
• e muitos outros.

Pronto para começar?

Para melhorar sua eficácia pessoal, é do interesse de todos ser proativo e escolher um método de trabalho adequado a você, a fim de obter resultados positivos. No final, depois de superar as dificuldades iniciais, você ficará encantado ao ver os primeiros ganhos de produtividade, e os novos bons hábitos se encaixarão rapidamente. Agora você tem todas as chaves necessárias para adotar a técnica Pomodoro, tudo o que precisa fazer é experimentá-la!