Está sobrecarregado? Domine a arte do planejamento de tarefas para triunfar!

No trabalho, o planejamento de tarefas é essencial, pois lhe dá uma ideia clara do que precisa fazer, em que ordem e sem omissões!
É muito importante que você esteja organizado para realizar suas várias tarefas, principalmente no gerenciamento de projetos.

Dessa forma, você saberá onde está, incentivará o trabalho em equipe e estará em condições de comunicar seu progresso à gerência, aos parceiros e aos clientes.

Nós o orientaremos nessa etapa crucial, combinando organização, colaboração e produtividade.

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Planejamento de tarefas: definição e desafios

O objetivo do planejamento é determinar e programar as tarefas a serem executadas em um projeto e, em seguida, estimar sua duração e os recursos necessários para concluí-las.
Há várias técnicas para dividir um projeto em tarefas e alocá-las em um cronograma.

O gerenciamento de tarefas envolve uma série de ações:

1. identificar tarefas, dividindo o projeto,
2. priorização de tarefas: agendamento de tarefas em relação umas às outras,
3. agendamento de tarefas: distribuição das tarefas ao longo do tempo,
4. distribuição de tarefas: alocação de recursos.

Interconectadas, essas ações às vezes exigem que você passe para o próximo estágio e depois se reajuste. Por exemplo, restrições na alocação de recursos humanos podem levar a uma revisão do planejamento.

É claro que o planejamento está intimamente ligado ao fator tempo (quando?), mas também aos :

• objetivos (o quê?)
• partes interessadas (quem?)
• métodos e ferramentas (como?),
• restrições:
  • os recursos geralmente são limitados (mão de obra, equipamentos);
  • A duração do projeto deve ser a mais curta possível;
  • O custo deve ser o mais baixo possível e estar dentro do orçamento inicialmente alocado;
  • a qualidade deve ser ótima e estar de acordo com as previsões.

Portanto, há 5 parâmetros essenciais a serem levados em conta:

• Qualidade
• custo
• prazo de entrega
• desempenho
• risco.

A importância do planejamento

O planejamento de tarefas é essencial porque permite :

• definir a sequência lógica das tarefas em relação umas às outras e ao longo do tempo,
• expressar a necessidade de recursos ou meios,
• analisar as cargas de trabalho
• levar em conta os fatores de risco (restrições externas ao projeto),
• comparar o progresso real com as previsões,
• analisar as consequências de uma diferença entre o que foi planejado e o que realmente aconteceu,
• identificar as datas de início "mais recente" e de término "mais cedo" das tarefas,
• simular hipóteses otimistas, pessimistas ou prováveis,
• priorizar tarefas.

Gerenciamento de tarefas

Divisão e programação de tarefas

Para realizar uma tarefa impossível, nós a dividimos em pequenos pedaços de tarefas simplesmente muito difíceis, que depois dividimos em tarefas terrivelmente árduas, que por sua vez dividimos em tarefas delicadas, e assim por diante.

Terry Pratchett, auteur anglais

Esse é o segredo! Para melhorar a viabilidade do projeto, você precisa tornar as tarefas mais acessíveis e menos assustadoras, para mobilizar e motivar seus funcionários. Assim, cada tarefa concluída se torna um sucesso reconfortante.

Dividir as tarefas também facilita a estimativa de prazos e custos e elimina muitos dos fatores de risco associados à proje��ão em um futuro muito distante. Isso é conhecido como efeito túnel: é impossível avaliar a carga de trabalho de outra forma.

O ideal é que a tarefa a ser dividida seja rápida (um dia, por exemplo) e "atômica": é uma unidade de projeto e pode ser executada sozinha.
Se ela depender de outras pessoas e seus limites forem muito tênues, você precisará revisar a divisão. Há vários métodos que podem ajudá-lo a fazer isso.

Mapeamento mental

Esse método de mapa mental, que permite organizar a mente e tomar decisões bem pensadas ao analisar um problema, pode ser usado individualmente ou em grupo.
O objetivo principal é escrito no centro, dando origem a ramificações de palavras-chave que são criadas à medida que você avança, das quais fluem outras ideias, tarefas e restrições. O diagrama vai do geral (no centro) para o específico.

Gerente de projeto, equipe de projeto, seu trabalho não para por aí: agora que as diferentes tarefas foram claramente identificadas, você precisa estabelecer sua interconexão (ou interdependência).

As tarefas podem ser :

• sucessivas
• simultâneas
• convergentes.

Mas quais delas você deve executar primeiro para garantir uma sequência suave e lógica?

Dois critérios entram em jogo:

• a importância da tarefa no projeto geral,
• seu grau de urgência.

A Estrutura Analítica do Trabalho (EAP)

A Work Breakdown Structure (WBS) é um dos métodos operacionais mais conhecidos para dividir um projeto em unidades gerenciáveis.
É um mapeamento hierárquico que começa com as principais atividades a serem realizadas, ou seja, os principais resultados e as tarefas a serem executadas.-É um mapeamento hierárquico que parte das principais atividades a serem realizadas, ou seja, as principais entregas e as subentregas (projeto pai e tarefas filhas abaixo), para as tarefas necessárias para realizá-las e as subtarefas.

Para fazer isso, você precisa :

• ter feito um inventário exaustivo de todos esses entregáveis e tarefas anteriores,
• identificar as tarefas interdependentes vinculadas a entregáveis e subentregáveis bem definidos (organizados acima em colunas).

O método MoSCoW

No gerenciamento ágil de projetos, esse método de priorização concentra-se precisamente na importância da tarefa e em seu impacto na conclusão do projeto.

Existem :

• Must have: essencial,
• Deveria ter: importante,
• Poderia ter: tem pouco impacto,
• Não terá, mas gostaria de ter: opcional.

A matriz de Eisenhower

Ele prioriza a importância em detrimento da urgência.

O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante.

Dwight David Eisenhower

NB: O mesmo tipo de matriz pode ser usado com os critérios de "ganho" e "esforço":

Para os mais científicos, há outro método: a simulação de Monte Carlo.

Essa é uma técnica matemática computadorizada que propõe vários esquemas possíveis e suas probabilidades de realização, dependendo das decisões tomadas. Todas as consequências das escolhas intermediárias são incluídas no cálculo.

Multiplicação dos critérios ( pontuação)

1. Liste as tarefas a serem executadas, em qualquer ordem;
2. Se você tiver 5 tarefas, atribua pontuações de urgência e importância de 1 (mínimo) a 5 (máximo) a cada uma delas;
3. Multiplique as duas pontuações;
4. Na coluna de prioridade, a tarefa mais urgente é a que tem a pontuação mais alta etc.

Isso também funciona com os critérios de "ganho"/"esforço".

O diagrama PERT

Esse diagrama mostra a conexão entre as tarefas.

O tempo estimado permite que o caminho mais curto seja estabelecido, mas também leva ao método do caminho crítico, que identifica o caminho mais crítico, o caminho mais longo para atingir o objetivo.

Esse método, desenvolvido por Morgan Walker e James Kelley em 1957 para gerenciar projetos com um grande número de tarefas, tem sido questionado por não levar em conta os recursos humanos, orçamentários, materiais e tecnológicos essenciais para uma projeção realista.

Planejamento e alocação de tarefas

Assim como nos métodos de divisão de tarefas e programação, essas duas fases estão reunidas na mesma seção porque andam de mãos dadas.
Há muitas ferramentas de planejamento de tarefas disponíveis. Aqui está uma seleção.

O método da cadeia crítica

Para compensar as deficiências do método do caminho crítico, muitos gerentes de projeto preferem usar o método da cadeia crítica, que leva em conta

• recursos disponíveis e seu nivelamento
• Fatores de risco (custos ocultos, atrasos, falhas),
• conflitos de prioridade devido à multitarefa dos funcionários, que não podem se dedicar totalmente a várias tarefas ao mesmo tempo,
• o agrupamento de margens de segurança para tarefas críticas ( buffer do projeto).

Neste artigo, você encontrará trechos de cursos de treinamento sobre os métodos PERT e de cadeia crítica, que são rápidos e diretos.

O gráfico de Gantt

Apresenta graficamente o progresso das tarefas e seus prazos, com a lista de atividades (na ordenada) e as unidades de tempo (na abscissa).
Cada tarefa pode ser vinculada a :

• recursos (recursos humanos ou materiais)
• conexões (com outras tarefas),
• datas (início e término).

O diagrama de Gantt (nomeado em homenagem ao seu criador, Henry Gantt) é amplamente utilizado porque é :

• fácil de usar
• fácil de atualizar
• facilmente compreendido por especialistas e novatos,
• altamente visual
• estruturante
• colaborativa,
• dinâmico.

Exemplo 2:

Ao mesmo tempo, pode ser elaborada uma tabela de distribuição de tarefas, às vezes chamada de kifékoi?
Ela fornece ao gerente de projeto um resumo das tarefas de todas as partes envolvidas e os recursos a serem empregados para realizá-las.

Soluções de software de programação de trabalhos

Já se foi o tempo dos painéis de parede com calhas ou tomadas em T!

Quanto ao Excel, cujas funcionalidades podem ser aproveitadas desde que você as domine, por que não? Mas para os novatos e gerentes de projeto que não têm tempo a perder, siga em frente!

O Excel é :

• consome muito tempo
• não é adequado para o trabalho colaborativo
• não é móvel
• não é muito legível quando muitas tarefas são planejadas.

Uma rápida olhada no planejador de tarefas do Excel com um gráfico de Gantt:

E agora, bem-vindo à era digital, colaborativa e móvel!

Algumas ferramentas gratuitas de planejamento de tarefas

Sua agenda eletrônica do Outlook ou do Gmail

Crie tarefas, com cores dedicadas, recorrências, inícios e fins. Elas aparecerão no seu calendário on-line, que pode ser consultado pelo computador ou smartphone, e enviarão lembretes.
Você também pode convidar pessoas e adicionar anexos.
É melhor do que o Excel para colaboração, mas não permite que você crie diagramas, por exemplo, ou tenha uma visão geral, relatórios personalizados e assim por diante.

Aplicativos no Android ou iPhone

Há muitos aplicativos do tipo lista de tarefas, como o Wunderlist e o Todoist. Mas suas funções são bastante básicas. Para obter mais, geralmente é necessário fazer upgrade para a versão premium.

Veja o Todoist, por exemplo, que detecta automaticamente determinadas informações importantes em seu idioma ("reunião toda segunda-feira") e automatiza a tarefa recorrente.

Outras vantagens incluem

• lista de verificação,
• notificações geolocalizadas,
• sincronização com iCal, Google Calendar, etc,
• gratuito para 80 projetos ativos.

O software de gerenciamento de tarefas de código aberto de referência: redmine

Totalmente configurável, o Redmine se adapta facilmente às especificidades de seus projetos. Você pode criar quantos campos quiser na forma de tíquetes (solicitações de ação), para que possa agrupá-los e filtrá-los rapidamente.
Como todo software de código aberto, leva tempo para ser configurado e requer habilidades internas de TI, mas a ferramenta vale bem o esforço, adaptando-se às suas necessidades e restrições.

O Redmine oferece :

• um número ilimitado de usuários,
• uma conexão segura com login e senha,
• uma visão geral de todos os projetos atuais,
• um roteiro,
• uma visualização de calendário ou lista,
• criação de listas personalizadas,
• compartilhamento com os membros da sua equipe,
• criar tíquetes com título, descrição, número e campos personalizáveis,
• gerar relatórios (gráficos de Gantt, gráficos burndown).

Planejadores de tarefas pagos e profissionais

Asana, a colaboração em sua essência

O Asana é um software de gerenciamento de tarefas e projetos desenvolvido para colaboração e planejamento de projetos de médio porte.

Ele oferece uma experiência agradável de usuário e colaboração com uma interface intuitiva e funcionalidades bem pensadas.
Ele pode ser integrado a uma ampla gama de ferramentas, incluindo Redmine, Gmail, Outlook, Slack e Zapier.

A Asana oferece uma versão gratuita para até 15 usuários e uma versão premium a partir de €5,75/mês/usuário para pequenas empresas.

Beesbusy, poder simplificado

O Beesbusy é um pacote de software francês de gerenciamento de projetos, ideal para empresas com 20 a 300 usuários. Sua promessa: torná-lo mais eficiente no planejamento e no gerenciamento diário de suas tarefas e projetos.

O Beesbusy oferece um pacote gratuito com projetos, listas e tarefas ilimitados para organização simplificada, sem custo. Deve-se observar que, para seus pacotes pagos, o editor leva em conta o fato de que "nem todos os usuários são ativos": ele leva em conta os usuários ocasionais para uma escala móvel mais justa de cobranças.

Os pontos fortes do Beesbusy no planejamento de tarefas incluem :

• visualização de tarefas em uma lista para que possam ser gerenciadas em grupos, no modo Kanban,
• Priorização visualmente simplificada das tarefas (elas permanecem visíveis no topo da lista),
• um gráfico de Gantt para cada projeto, com uma exibição que permite planejar para durações curtas ou longas, também disponível na visualização de vários projetos,
• a capacidade de dividir facilmente a carga de trabalho por recurso, separadamente da duração da tarefa, para que você possa ver por si mesmo a viabilidade do projeto dentro do prazo esperado,
• sua facilidade de uso é reconhecida pelos usuários, que o preferem ao Trello, graças à atenção especial dada à ergonomia.

MeisterTask, ágil e visual

O MeisterTask é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas altamente intuitiva para equipes que trabalham em modo de projeto. Ela se adapta a todos os projetos e processos de trabalho ágeis. Possui uma interface agradável e personalizável.
Combinado com o MindMeister, ele permite que você crie e colabore em mapas mentais.

O MeisterTask também oferece uma versão gratuita, clique no link para ver o que ela inclui.

Ele oferece :

• a criação e o gerenciamento de painéis personalizáveis,
• quadros Kanban
• calendários editoriais,
• automação de determinadas tarefas,
• fácil integração com as ferramentas usadas pela sua equipe (Github, Office 365, G Suite, Outlook, Zapier, etc.),
• adição de documentos,
• conexão e dependência entre tarefas,
• campos personalizáveis em cada tarefa, etc,
• um aplicativo móvel gratuito para iPhone e iPad.

O planejador de tarefas no Windows 10

O Microsoft Planner faz parte do pacote Office 365.
Ele é frequentemente comparado ao Trello por seu agendamento de tarefas:

• colunas personalizáveis
• cartões de tarefas que podem ser movidos de uma coluna para outra.

Ele também permite :

• compartilhamento de arquivos,
• Discussões sobre o trabalho em andamento,
• atualizações de progresso.

É gratuito para qualquer pessoa que assine o Office 365 para indivíduos ou empresas, ou você pode encontrar todas as tarifas para PMEs aqui.

Trello, a ferramenta para pessoas criativas

O Trello é um aplicativo que permite criar facilmente espaços visuais divididos em etapas para organizar e acompanhar o andamento de seus projetos de forma integrada.

Muito popular entre as equipes criativas, ele fornece uma visão geral rápida do progresso do projeto usando quadros inspirados no método Kanban (notas post-it em um quadro branco).
Como o Microsoft Planner, ele não é adequado para projetos complexos, mas é uma boa solução para o gerenciamento de tarefas simples.

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Pare de desperdiçar seu tempo!

Não faltam soluções para ajudá-lo a gerenciar suas tarefas e otimizar seu planejamento de trabalho.
Vale a pena escolher uma que permita integrar as ferramentas que suas equipes já utilizam no dia a dia, como Asana ou MeisterTask, para uma economia de tempo exponencial e um gerenciamento altamente intuitivo.
Experimente as versões gratuitas e compartilhe suas experiências conosco!