O que você precisa saber sobre os períodos de retenção de documentos no local de trabalho?
Qualquer documento emitido ou recebido por uma empresa no curso de seus negócios deve ser mantido por um período específico. O período de tempo pelo qual os documentos da empresa devem ser mantidos, conforme definido por lei, varia de acordo com o tipo de documento: da empresa, contábil, fiscal etc. Como manter o controle de faturas, contratos de trabalho, estatutos de associação e documentos de apoio?
Este artigo o ajudará a desvendar a complexidade das regras que regem a retenção dos arquivos da empresa, com um resumo para cada tipo principal de documento.
Saiba também que existem ferramentas especialmente desenvolvidas para ajudá-lo a manter seus arquivos de documentos eletronicamente, em total conformidade e sem restrições!
Continue lendo para saber mais sobre os aspectos práticos das obrigações das empresas - um memorando para guardar com carinho!
Por quanto tempo as empresas devem manter seus documentos?
Documentos da empresa (empresas comerciais)
| Documentos | Período de retenção legal |
| Registro de ações registradas e movimentações de ações. Registro de atas de assembleias gerais e reuniões do conselho. | 5 anos após o término de seu uso |
| Contrato social (se necessário, documento de alteração do contrato social) | 5 anos a partir da perda da personalidade jurídica ou da remoção da empresa do Registro de Comércio e Empresas |
| Contas anuais: balanço patrimonial, conta de lucros e perdas, notas, etc. | 10 anos a partir do final do ano fiscal |
| Acordo de fusão / qualquer documento relacionado à operação da empresa | 5 anos |
| Folha de presença e procurações. Relatório do gerente ou do Conselho de Administração. Relatório dos auditores. | Últimos 3 anos financeiros |
Documentos contábeis
| Documentos contábeis | Período de retenção legal |
| Livros e registros contábeis: diário, razão, livro de inventário, etc. | 10 anos a partir da data de encerramento do livro ou registro |
| Documentos de suporte: formulários de pedido, notas de entrega ou recebimento, faturas etc. | 10 anos a partir do final do período contábil |
Atualização de faturas
As faturas, sejam elas emitidas (para vendas) ou recebidas (para compras), podem ser armazenadas em papel ou eletronicamente, de modo que possam ser arquivadas eletronicamente.
As empresas que recebem ou emitem faturas em papel podem, sob certas condições, digitalizá-las e armazená-las eletronicamente dentro do prazo estabelecido no primeiro parágrafo do artigo L.102 B do Livro de Procedimentos Fiscais da França (LPF).
Os procedimentos para a digitalização de faturas em papel estão em conformidade com as condições estabelecidas no artigo A. 102 B-2 do LPF.
O princípio fundamental a ser respeitado é o seguinte: a cópia digitalizada deve ser uma cópia fiel do original em termos de imagem e conteúdo.
Documentos bancários
| Documentos bancários | Período de retenção legal |
| Cheque a ser depositado | 1 ano e 8 dias a partir da data do cheque |
| Extratos de conta | 10 anos (recomenda-se 30 anos) |
| Canhotos de cheques | 10 anos |
Documentos civis e comerciais
| Documentos | Período de retenção legal |
| Cópias de cartas enviadas e recebidas (correspondência comercial: formulários de pedidos, notas de entrega, etc.) | 10 anos a partir do final do ano fiscal em questão |
| Faturas de clientes e fornecedores | 10 anos a partir do final do período contábil |
| Contratos de compra ou venda de propriedades ou terrenos | 30 anos |
| Contratos celebrados por meios eletrônicos (a partir de €120) | 10 anos a partir do término do contrato |
| Contratos ou acordos concluídos como parte de um relacionamento comercial | 5 anos |
| Garantia de bens ou serviços fornecidos ao consumidor | 2 anos |
| Documentos elaborados para o transporte de mercadorias | 5 anos |
| Declarações alfandegárias | 3 anos |
Documentos fiscais
| Documentos fiscais | Período de retenção legal |
| Imposto de renda e imposto de renda de pessoa jurídica | 6 anos |
| Imposto sobre as sociedades para EIRLs e empresas de responsabilidade limitada | 6 anos |
| Contribuição financeira das empresas (CFE) e CVAE | 6 anos |
| Imposto sobre vendas | 6 anos |
Observação: o período de 6 anos começa a contar a partir da última transação mencionada nos livros ou registros; ou a partir da data em que o documento foi elaborado.
Documentos de gerenciamento de pessoal
| Documentos | Período de retenção legal |
| Recibo de pagamento (em papel ou eletrônico) | 5 anos a partir da data de emissão |
| Contratos de trabalho | 30 anos a partir do término do contrato |
| Documentos relacionados ao registro de horas de trabalho | 1 ano |
| Documentos relacionados a encargos de seguridade social | 3 anos |
| Cartas de demissão, dispensa e sanção disciplinar | 30 anos após o término do contrato |
| Declaração de acidente de trabalho para o fundo de seguro de saúde primário | 5 anos |
| Recibos de pagamento final | 5 anos a partir da data de emissão |
| Registro de pessoal | 5 anos a partir do fechamento do registro |
Essas tabelas são baseadas em informações do portal Service public-pro.fr. Para saber mais sobre os prazos aplicáveis por assunto e os textos de referência, você pode consultar a página dedicada no site.
Gerenciamento de documentos eletrônicos em conformidade
Por que escolher uma ferramenta de gerenciamento de documentos on-line?
O gerenciamento eletrônico de documentos (EDM) oferece muitas vantagens para sua empresa, garantindo que você possa processar e armazenar seus documentos em formato eletrônico de acordo com suas obrigações legais. Um software dedicado oferece a você
- um espaço de arquivamento estruturado: os dados são classificados e priorizados, para que você possa gerenciar todos os seus documentos com mais eficiência, padronizar seus processos e facilitar as auditorias,
- um cofre digital: para armazenamento seguro e arquivamento de documentos desmaterializados,
- Redução do risco de erros: a integridade e a rastreabilidade dos documentos são garantidas,
- Conformidade: arquivamento legalmente válido de documentos confidenciais, como contratos, recibos de pagamento e faturas.
Nossa seleção de ferramentas: EDM e software de contabilidade
Dokmee: EDM e integração com outras ferramentas de negócios SaaS
O Dokmee é uma solução de gerenciamento de documentos projetada principalmente para PMEs, facilitando a digitalização. Entre o gerenciamento de faturas, arquivos pessoais e arquivos, etc., ele permite manter o controle de sua base de documentos e otimizar seus processos. Organize, proteja e gerencie seus arquivos de forma eficiente com esse software de EDM, que está em conformidade com as obrigações regulamentares relacionadas à retenção de documentos.
O software oferece :
- integração com outras soluções de nuvem, como o SharePoint,
- replicação de sua estrutura de pastas do Windows no Dokmee,
- Controle de versão de documentos e restrições de acesso,
- fluxos de trabalho de validação e registros de auditoria.
Youdoc: gerenciamento de documentos ágil e modular
O Youdoc é uma solução abrangente de gerenciamento de documentos que atende especificamente às necessidades das empresas, principalmente aquelas com mais de 100 funcionários, e pode ser adaptado às exigências de qualquer setor de negócios. Seus três módulos abrangem uma variedade de funcionalidades: aquisição inteligente, com digitalização de documentos; gerenciamento, para centralizar o conteúdo e garantir a segurança das informações; e publicação e compartilhamento de documentos, tudo em conformidade com as obrigações legais.
O software oferece a você :
- uma solução versátil e fácil de usar,
- um cofre eletrônico: para armazenar e arquivar seus documentos com valor probatório,
- classificação rápida e automática de documentos graças ao reconhecimento automático de conteúdo,
- garantia de segurança de alto nível no acesso às suas informações.
Wity: automatizando sua contabilidade e protegendo seus dados
O Wity é um software de contabilidade on-line que facilita o gerenciamento de todos os seus documentos contábeis em um espaço on-line personalizado. Basta arrastar e soltar seus documentos e eles serão levados em conta diretamente em sua contabilidade. Com certificação antifraude, a ferramenta permite que você produza suas cotações e faturas on-line, em total conformidade. Ela também oferece um módulo para o gerenciamento de pedidos de reembolso de despesas e IVA. Um verdadeiro cofre digital, seu espaço Wity faz o backup, protege e hospeda seus dados na França.
O software oferece a você :
- faturamento eletrônico,
- folha de pagamento e gerenciamento de contratos,
- monitoramento personalizado e suporte de especialistas: peça conselhos a qualquer momento sobre questões contábeis, jurídicas ou estratégicas,
- comunicação dos últimos desenvolvimentos jurídicos diretamente da interface.
Faça a retenção de documentos rimar com desmaterialização!
Mantenha-se atualizado com os regulamentos em vigor para garantir que você cumpra os períodos de retenção dos documentos da empresa, para cada tipo de documento, e não há nada como um gerenciamento rigoroso de documentos!
Por que não ficar sem papel? Pense em EDM e equipe-se com as ferramentas certas para manter o controle de todos os seus documentos digitais e digitalizados, otimizando o ciclo de vida deles!
Artigo traduzido do francês