Tudo sobre gerenciamento eletrônico de documentos: definição, implementação e escolha do software certo

O gerenciamento eletrônico de documentos, conhecido como EDM, é uma consequência da desmaterialização de documentos, que está sendo adotada atualmente como parte das novas práticas comerciais.

É fato que as prateleiras estão sendo libertadas de arquivos pesados, esquecidos e empoeirados, que não permitem que as informações neles contidas sejam usadas adequadamente. Mas como você organiza suas faturas, cotações, contratos e assim por diante?

Aqui está um novo método para armazenar, arquivar e usar os recursos documentais de sua empresa da melhor maneira possível.

Seja você um empresário ou um gerente, o Appvizer fornecerá todos os conceitos básicos que você precisa saber sobre o gerenciamento eletrônico de documentos e suas vantagens, especialmente no modo SaaS.
Bem-vindo à era do gerenciamento de documentos 2.0, a transição digital para o trabalho colaborativo!

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O que é gerenciamento eletrônico de documentos? Definição e desafios

Definição de EDM

O EDM faz parte da família de gerenciamento de conteúdo empresarial. Também é conhecido como Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS).
É um processo computadorizado projetado para organizar e gerenciar informações e documentos eletrônicos dentro de uma organização.

Dessa forma, o DMS contribui para os processos de trabalho colaborativo, capitalização e troca de informações.
Ele também gerencia :

• direitos de acesso de acordo com os usuários e suas funções,
• sistemas para :
  • aquisição (digitalização em massa de documentos impressos),
  • indexação
  • arquivamento,
  • armazenamento de informações,
  • distribuição de documentos,
• fluxos de trabalho.

Fluxo de trabalho: um processo para automatizar a circulação e a classificação de fluxos de informações, nesse caso, regras de negócios, metadados etc.
Metadados: dados usados para definir ou descrever outros dados, a fim de classificá-los adequadamente.

No passado, um sistema de gerenciamento de documentos era usado com mais frequência em setores empresariais com um grande volume de documentação (serviços governamentais, finanças, seguros ou setores de saúde, por exemplo). Mas agora ele está sendo estendido a todas as empresas, incluindo as muito pequenas e as PMEs.

Os desafios da EDM

A Lei de Modernização da Economia (LME) de 2008 incentiva boas práticas, como a adoção de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos até 2020, para organizações públicas e privadas de todos os portes.

Seu objetivo é remover barreiras estruturais e regulatórias na economia francesa.

O grande volume de informações e documentos nas organizações pode se tornar rapidamente incontrolável e prejudicar a produtividade. Por isso, é importante centralizá-los e padronizá-los, para que :

• facilitar o trabalho e a comunicação interna,
• controle de custos e prazos de entrega de documentos,
• gerenciamento contínuo do relacionamento com o cliente (sem perda de documentos contratuais ou financeiros),
• melhorar o uso das informações, já que elas são adicionadas gradualmente por vários funcionários ou terceiros,
• conformidade contábil e legal em termos de arquivamento.

A desmaterialização reduz os custos de processamento de documentos em 91%.

Oodrive/Informatique news

Vantagens do gerenciamento eletrônico de documentos

Vantagem nº 1: uma solução de longo prazo

O papel é danificado, perdido ou esquecido no fundo de uma gaveta. Em formato digital, ele fica protegido. Existem até sistemas de backup ultrasseguros que garantem a duplicação em vários servidores.

Vantagem nº 2: uma poderosa ferramenta de pesquisa

É possível atribuir várias características a um documento, usando metadados, para que o mecanismo de pesquisa possa encontrá-lo por vários caminhos de acesso.

Por exemplo, uma fatura pode ser encontrada digitando-se o nome do cliente ou o nome do produto.

Vantagem nº 3: arquivamento estruturado

Os documentos são armazenados em uma biblioteca virtual e são acessíveis a todos graças à estrutura em árvore. A estrutura em árvore orienta os usuários na organização de pastas, subpastas e arquivos.

Benefício nº 4: redução de custos, economia de tempo

Não há necessidade de imprimir tudo e armazenar em caixas de papelão que consomem muito espaço - tudo é feito digitalmente! Sem falar que você economiza em recursos humanos, eletricidade e manutenção de máquinas.

O tempo é economizado em todos os níveis: busca de documentos, arquivamento, distribuição e automação de determinadas tarefas (indexação etc.).

Benefício nº 5: trabalho colaborativo e rastreabilidade

Os arquivos retrabalhados são atualizados em tempo real, com todos trabalhando nos mesmos documentos, simultaneamente, em vários locais.

As versões anteriores podem ser acessadas por meio de um histórico, com a data e o nome do funcionário que fez as alterações, graças ao registro de data e hora. Isso é conhecido como controle de versão e evita a duplicação.

Benefício nº 6: proteger os ativos de informações

Você pode gerenciar os direitos de acesso para proteger suas informações.
Há também cofres digitais integrados para indexação, recuperação e arquivamento de arquivos confidenciais com valor de prova, em um ambiente altamente seguro.
Embora complementar, essa ferramenta não intervém no mesmo ponto do ciclo de vida de um documento. O EDM lida com arquivos "ativos", enquanto o cofre lida com documentos quando eles não estão mais em uso.

As desvantagens do gerenciamento eletrônico de documentos

A diversidade de dados

Hoje em dia, cada vez mais dados são provenientes de várias fontes (aplicativos da Web, mensagens eletrônicas, formulários eletrônicos, wikis, blogs ou publicidade de mídia avançada, incluindo imagens, vídeo e som). Isso torna os desafios associados ao EDM mais complexos em termos de arquivamento e indexação.

É por isso que as soluções de gerenciamento de documentos eletrônicos estão evoluindo gradualmente para sistemas de gerenciamento de conteúdo da Web (CMS).

Um investimento humano e financeiro

Há um investimento mínimo a ser feito no início, em termos de organização interna, possivelmente auditoria, treinamento ou suporte, e a desmaterialização completa dos documentos em papel existentes.

A implementação de um EDM exige uma revisão completa da organização e de seus hábitos para que seja realmente eficaz e o mais rápido possível.

57% dos tomadores de decisão identificam a forte cultura do papel e o medo da mudança como um obstáculo à digitalização dos processos documentais.

Source Markess - juillet 2017

Como você pode configurar um EDM em sua empresa?

Etapa 1: Reúna seus documentos

Digitalize todos os seus documentos impressos existentes.
É uma tarefa tediosa, mas muito importante. Depois de concluí-la, você nunca mais precisará fazê-la novamente.

NB: graças à tecnologia LAD (Leitura Automática de Documentos), é possível extrair informações de imagens digitalizadas, especialmente usando técnicas de OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres), reconhecimento de código de barras e ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres). Isso pode economizar um tempo precioso.

E quanto aos documentos originais?
A norma NF Z 42-026 (maio de 2017) da AFNOR (Association française de normalisation), que respalda a norma NF Z 42-013 (evoluindo para o arquivamento para fins de preservação da durabilidade e integridade das cópias) se concentra na confiabilidade das cópias digitais.

A destruição de originais em papel torna-se uma opção quando :

• a digitalização garante a confiabilidade e a integridade das cópias digitais,
• sua preservação a longo prazo é garantida em um Sistema de Arquivamento Eletrônico (EAS).

Etapa 2: processar seus documentos

Indexe seus documentos digitalizados para facilitar as operações do mecanismo de pesquisa:

• por tipo (descrição formal do documento usando seus metadados, como autor, título, fonte, data etc.)
• por conceitos ou palavras-chave.

Alguns pacotes de software podem fazer isso automaticamente para você.

Etapa 3: Arquivar seus documentos

Arquive-os na mídia de sua escolha, tendo o cuidado de respeitar os princípios de :

• Autenticidade: as cópias são verdadeiras, idênticas aos originais,
• Durabilidade: seus dados podem ser usados a longo prazo,
• confidencialidade: seus dados confidenciais estão protegidos.

Etapa 4: organizar a distribuição de documentos

O EDM permite determinar a distribuição de documentos dentro da empresa de acordo com procedimentos e métodos de trabalho predefinidos (fluxo de trabalho).

Para garantir que sua implementação seja útil e beneficie a todos, distribua esses procedimentos a todos os seus funcionários.

Etapa 5: Aproveite ao máximo seus documentos

Explore seus dados. Essa é a análise e a exploração do conteúdo de big data da empresa para transformá-lo em indicadores, tendências, situações e, em seguida, decisões.

Escolhendo o software EDM certo

Critérios para fazer sua escolha

1. Conformidade

Você é responsável pela escolha do software. Sua empresa deve estar em conformidade com procedimentos muito específicos de armazenamento e distribuição. Certifique-se de que a solução que você escolher esteja em conformidade com a ISO 9001 e com o RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados).

Isso tranquilizará seus parceiros, fornecedores e clientes e lhe dará paz de espírito no caso de uma auditoria.

2. Mobilidade e trabalho colaborativo

Um sistema EDM eficiente significa que você pode consultar seus arquivos a qualquer momento, onde quer que esteja e em qualquer mídia que tenha à mão (smartphone, tablet, computador).

Um aplicativo da Web responde às novas práticas de trabalho graças à Internet (trabalho móvel, teletrabalho etc.) e permite maior capacidade de resposta, pois a base de documentos está acessível a todos os funcionários.

3. Compatibilidade

Você não tem tempo nem produtividade a perder. Optar por um EDM deve facilitar sua vida, e sua implementação deve ser simples e compatível com seus outros softwares.
Portanto, o critério da API [Interface de Programação de Aplicativos] é algo que deve ser observado com atenção.
Essas são interfaces de programação de aplicativos que permitem :

• permitir que sua solução EDM evolua graças aos blocos de funcionalidade disponíveis,
• oferecem melhor adaptação e sincronização com suas ferramentas existentes,
• promovem uma adoção mais fácil e bem-sucedida da ferramenta dentro da organização.

Algumas dicas de bônus:

• Faça uma auditoria e especificações: liste seus requisitos de acordo com as características específicas da sua empresa, as funcionalidades que você está procurando, os usuários e as ferramentas de negócios que você usa. A solução que você escolher deve combinar com o restante do seu ambiente de TI.
• O armazenamento em uma caixa de correio, em um servidor ou em um disco rígido, sem nomenclatura consistente ou estrutura em árvore, é tão obsoleto quanto o arquivamento em papel!
• Todos estão familiarizados com os serviços de armazenamento e compartilhamento de arquivos, como o Google Drive ou o DropBox, mas eles não foram projetados para classificar e arquivar arquivos de maneira ideal e segura.
• Opte por um serviço de suporte. A ferramenta é importante, mas o método e a implementação são ainda mais.
• Sua solução de EDM pode ser implantada em uma rede local ou na nuvem [no modo SaaS] para maior flexibilidade.

Seleção de software

• O Dokmee é uma solução avançada de EDM, arquivamento e captura eletrônica de dados para todas as organizações, especialmente PMEs e ETIs. Ele fornece um kit de desenvolvimento de software que permite a integração de qualquer sistema de gerenciamento de processos de negócios, e o suporte ao cliente é altamente responsivo a solicitações específicas.

• O J-Doc é uma solução fácil de usar que se concentra principalmente no compartilhamento e na transferência de arquivos, com recursos interessantes de EDM. O software garante a máxima confidencialidade, com os dados hospedados na França, bem como um cofre digital.

• O Netframe é uma ferramenta projetada para "quebrar os silos" nas empresas. Suas funcionalidades variam de uma rede social corporativa (CSN) e gerenciamento de tarefas a um EDM simples, combinando compartilhamento de informações e estrutura de conhecimento corporativo. Em particular, ele oferece registro de data e hora de documentos e uma biblioteca de documentos.

• O Zeendoc é um EDM francês no modo SaaS que permite centralizar e agregar valor a todos os seus documentos administrativos. A solução os analisa e depois os arquiva automaticamente no lugar certo, permitindo que você os encontre por palavra-chave, compartilhe-os e envie-os de forma segura e rastreável. Colabore em equipe graças aos comentários no modo de bate-papo e aos circuitos de validação, enquanto controla os direitos de acesso.

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Vire a página do papel!

Mais uma vez, pense cuidadosamente sobre qual ferramenta é mais adequada para sua empresa e sua estratégia de médio prazo.

Um sistema completo de gerenciamento de documentos eletrônicos aprimora e consolida o seu sistema de informações. Combinado com outros softwares ou aplicativos de negócios, ele pode atender a necessidades mais amplas, especialmente no gerenciamento de processos de negócios (BPM), comunicação ou gerenciamento de projetos.

Se você ainda não adotou a desmaterialização de documentos, facilite sua vida e entre na era digital!

Você terá que fazer isso mais cedo ou mais tarde, e o aumento de produtividade que obterá confirmará sua decisão.