5 erros a serem evitados ao escolher ou renovar seu EDM
O gerenciamento eletrônico de documentos costuma ser a segunda decisão de TI mais importante em muitos projetos, depois dos computadores e do pacote básico de escritório. Também é uma decisão crítica quando se trata de modernizar o SI das PMEs.
A decisão geralmente se concentra na estrutura em árvore e no acesso compartilhado. Entretanto, a seleção de uma ferramenta de GED que vá além e se estenda à produtividade, ao gerenciamento do conhecimento e ao trabalho colaborativo pode transformar uma decisão rotineira em uma poderosa ferramenta de inovação, qualidade e comprometimento dentro da organização.
Entre as práticas recomendadas de gerenciamento de documentos, aqui estão 5 erros a serem evitados:
Erro nº 1: procurar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos
Ao renovar seu sistema de armazenamento e compartilhamento de documentos (codinome interno: EDM), você naturalmente opta pela mesma categoria ao considerar o assunto.
Mas o software de GED o obriga a não mudar nenhuma de suas práticas, a não reexaminar a relevância do formato do documento, seu número, sua classificação e seus próprios processos internos.
Talvez você precise começar fazendo a pergunta novamente:
- Para que estamos usando nossos documentos?
- Quais são legais e essenciais e quais simplesmente compartilham informações em um formato estruturado?
- Qual é o grau de acessibilidade desses documentos? Eles são fáceis de encontrar? Eles são pesquisados? Eles são usados?
- Como é organizada a troca de documentos? Nossa documentação é dinâmica, com adições e alterações frequentes?
- Como a nova documentação é criada? De que forma? Podemos mudar esse processo de redação/criação de documentos?
Quando você se faz essas perguntas, uma coisa fica clara: seu desafio não é apenas classificar seus documentos, mas gerenciar o conhecimento interno, sua circulação e o intercâmbio em torno dele.
E assim como nossas práticas pessoais em nossos smartphones evoluíram (de mensagens de texto para mensagens no estilo whatsapp, por exemplo), o mesmo aconteceu com o gerenciamento de informações internas . Isso é feito de muitas maneiras diferentes, dependendo de seus objetivos e de seus processos de negócios.
Erro nº 2: manter os mesmos processos, a mesma organização, a mesma cultura corporativa
Equipar sua organização com software não pode ser uma simples tarefa de conveniência, realizada de acordo com uma grade de necessidades estabelecidas "em teoria" em um conjunto de especificações. Caso contrário, você se tornará automaticamente um funcionário da Microsoft sem perceber.
Como qualquer peça de equipamento, o software deve ter alguma ambição e apelo para promover mudanças. É uma boa oportunidade de se reengajar com uma ferramenta, de mudar a maneira como ela é percebida e usada e de promover valores que estão profundamente enraizados na organização: inovação, transparência, avanço gradual.
Ao comprar automaticamente soluções que não geram mudanças, você está dando a si mesmo uma falsa sensação de segurança. A segurança de não questionar mais a maneira como você trabalha.
Erro nº 3: não pensar em automação
Em 2019, você não precisará mais cansar as rotinas de trabalho de seus colegas e funcionários com procedimentos longos, complexos ou repetitivos para a realização de tarefas simples. Notas post-it em uma estrutura de árvore, navegação excessivamente programática ou procedimentos ocultos em vários menus suspensos.
Você também precisa se preocupar com a automação de tarefas, os circuitos de validação de documentos, os gerenciadores de tarefas vinculados a documentos, a aquisição de textos ou figuras simples em um formato não documental. Imagine por um momento que todos os documentos com menos de vinte linhas e tabelas com menos de 50 fossem eliminados em favor da documentação do tipo wiki ou de anotações e tabelas on-line?
Você também precisa garantir que está usando uma ferramenta que pensará e evoluirá para o uso de todos esses dados ao longo do tempo. Ela será fácil de usar e formatar? Eles serão relevantes para os funcionários?
Colocar esses aspectos ao alcance de todos é essencial se você quiser transformar seus problemas atuais de EDM em um passo para a criação de uma ferramenta organizacional genuína.
Erro nº 4: compartimentar ferramentas de colaboração e EDMs
Antes de pensar em EDM, é preciso facilitar a vida das informações, em todas as suas formas, a colaboração para permitir que os projetos sejam concluídos no prazo ou simplesmente para gerenciar as interações do dia a dia para que nada se perca. Sem reproduzir nas novas ferramentas os horrores das reuniões ou cadeias de e-mail: fazer as coisas de forma diferente para fazê-las melhor.
Portanto, precisamos considerar a vida útil da informação: torná-la agradável de criar, fácil de modificar (com várias mãos), fácil de usar (ler, validar) pelo tempo que for necessário e eficiente para arquivar sem alterar (se necessário).
Portanto, você precisa de acesso fácil, por meio de um bom mecanismo de busca interno, boa organização de grupos ou tópicos de discussão, às perguntas que são importantes para você e até mesmo à documentação útil. Nos próximos anos, você deve pensar em trabalhar em uma abordagem direcionada para recomendar documentos semelhantes a fim de aumentar o valor de uso da sua base de documentos, permitindo que os funcionários utilizem todo o seu potencial.
Tudo isso requer muitas ferramentas de colaboração: muitas vezes, você pensa que elas são apenas ferramentas de comunicação, mas elas estão no centro da boa vida das informações. Você pode combiná-las na mesma ferramenta ou fazer com que elas se comuniquem entre si. Acima de tudo, evite criar um silo de comunicação e um silo de EDM.
Erro nº 5: esquecer o ciclo de vida das informações: trabalho colaborativo, EDM, arquivamento, proteção de documentos, etc.
Cada estágio é diferente e requer ferramentas diferentes, funções diferentes ou o uso diferente das mesmas funções para obter o fluxo de trabalho correto. As informações são primeiro instantâneas, depois estruturadas em uma postagem mais longa ou em uma nota colaborativa e, por fim, colocadas em um documento, se necessário. É importante ter uma ferramenta que permita esses diferentes estágios, pois eles produzem o atrito necessário das informações a serem armazenadas.
Você provavelmente pensa em seu gerenciamento de documentos como se fosse um laptop pessoal que você usa há 4 anos, com documentos empilhados de forma mais ou menos ordenada. De repente, você está pensando em termos de nomenclatura, estrutura em árvore, arquivamento e armazenamento organizado dos meus documentos. Isso é bastante normal. Mas antes de arquivar, você precisa das ferramentas para produzir, tornar as informações acessíveis e mantê-las vivas para que possam ser atualizadas adequadamente. Portanto, você precisa encontrar o equilíbrio certo e não ter ferramentas para criar e trocar informações que já estejam em uma mentalidade de arquivamento, correndo o risco de ser o local digital mais evitado por seus funcionários (sharepoint). Da mesma forma, a segurança deve ser diferenciada de acordo com o tempo e a criticidade da comunicação. Os documentos (que são facilmente transferíveis e modificáveis, com gerenciamento de direitos complexo) não são necessariamente o formato certo.
Por fim, você provavelmente pode imaginar que esse ciclo de vida repensado não se aplica à repetição do mesmo fluxo de trabalho com um grande número de documentos. Porque você tem muito legado, porque é uma organização voltada para a produção.
Pelo contrário, ao automatizar a parte repetitiva do fluxo de trabalho e, por outro lado, ao permitir uma grande flexibilidade nos canais usados para trocar documentos, você reduzirá consideravelmente o número de documentos que precisam ser enviados para lá e para cá.
Artigo traduzido do francês