Qual é a diferença entre gerenciamento de documentos e gerenciamento de ativos digitais?
Todas as organizações têm documentos e arquivos que precisam ser gerenciados. Originalmente, esses eram apenas arquivos estáticos, e os documentos publicados na Internet precisavam de soluções de gerenciamento. De fato, as soluções de gerenciamento de documentos (DMS) surgiram como o mecanismo ou processo óbvio para criar, gerenciar, armazenar e enviar esses documentos para os departamentos certos e para as pessoas certas.
Ativos digitais: definição
As mídias eletrônicas atuais são muito mais do que apenas arquivos de texto on-line. As empresas usam imagens, vídeos, arquivos de áudio e outros formatos digitais que também precisam ser gerenciados. A criação de ativos digitais geralmente consome muito tempo, mas eles são importantes para as organizações porque atraem a atenção dos clientes, tanto internos quanto externos à organização.
Os ativos digitais exigem um formato e um processo de gerenciamento que permita sua reutilização. Ao procurar uma solução, uma pergunta que as organizações precisam responder é se um sistema EDM é capaz de atender às suas necessidades ou se uma solução de gerenciamento de ativos digitais (DAM) é mais adequada.
Para concluir essa resposta, a organização precisa entender a diferença entre as ferramentas de EDM e DAM, uma tarefa difícil porque o mercado confunde essas soluções. Neste artigo, veremos como o software DAM é específico e por que as organizações precisam de uma solução DAM para gerenciar mais do que apenas documentos de texto.
O que é gerenciamento de documentos (DAM)?
As organizações usam o DAM para facilitar a administração, a criação, o fluxo de trabalho e o armazenamento de documentos em diferentes departamentos. Uma solução de DAM usa bancos de dados para armazenamento e mecanismos de fluxo de trabalho para projetar e dar suporte a fluxos de trabalho, incluindo regras de negócios e metadados.
Os sistemas de gerenciamento de documentos são usados com frequência em setores em que há grandes volumes de documentos, como seguros, saúde e governo. As soluções de EDM estão cada vez mais se aproximando dos sistemas de gerenciamento de conteúdo da Web (CMS).
Gerenciamento de recursos e ativos digitais (DAM)
As soluções de gerenciamento de ativos digitais (DAM) também são conhecidas como gerenciamento de ativos multimídia (MAM), gerenciamento de ativos de mídia de entretenimento (EMAM), gerenciamento de recursos de marca (BRM), gerenciamento de conteúdo de marketing (MCM) e gerenciamento de ativos (AM). A solução DAM concentra-se em organizações especificamente ligadas a ativos digitais, como o setor de entretenimento ou publicidade, e é usada em situações em que a replicação de ativos é importante. As organizações geralmente combinam uma solução DAM com uma solução de gerenciamento de conteúdo para manter seu site. Como resultado, os fornecedores de DAM e CMS adquirem uma ou outra solução para complementar sua oferta.
Diferentes maneiras de ver as soluções de EDM e DAM
Embora as soluções de DAM venham em uma variedade de formas, há pequenas diferenças em termos da funcionalidade de cada categoria. Este artigo se concentrará principalmente na funcionalidade regular da solução DAM, incluindo arquivos e tipos de mídia avançada.
Magan Arthur, do Arthur Consulting Group, explica que as organizações podem adotar três abordagens diferentes ao comparar a solução EDM com a solução DAM:
- Ferramentas e processos
- Tipos de arquivo e conteúdo
- Usos
Neste artigo, analisaremos essas abordagens para explorar a diferença entre as ferramentas de EDM e DAM.
Diferença nº 1: ferramentas e processos
As soluções de EDM e DAM são baseadas em uma função comum de gerenciamento de conteúdo. Esses recursos incluem o repositório, a indexação de metadados, os recursos de pesquisa, a acessibilidade definida pelo usuário e as funções de fluxo de trabalho.
O repositório armazena o conteúdo e pode ser um banco de dados relacional ou um sistema de arquivos simples. Ele inclui recursos padrão, como registro e controle, controle de versão de documentos e taxonomia. Ele também permitirá a definição de metadados, de modo que contenha todas as descrições relevantes dos vários documentos e arquivos. Esses metadados podem ser usados pelo mecanismo de pesquisa para indexação. O fluxo de trabalho oferece suporte às diferentes tarefas e funções envolvidas no processo, seja ele serial ou paralelo.
Além dessas semelhanças, há diferenças essenciais nas respectivas ferramentas e processos das soluções EDM e DAM.
A solução EDM, por um lado, concentra-se na captura de conteúdo de texto usando o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), é integrada a ferramentas de processamento de texto e permite que diferentes elementos em um documento sejam definidos como conteúdo. A solução EDM é capaz de reutilizar esse conteúdo em partes ou no documento inteiro. No repositório, a solução DMS pode armazenar elementos do documento em diferentes formatos, como XML (extensible mark-up language).
A solução DAM, por outro lado, integra-se a aplicativos voltados para o design criativo de recursos, como Quark, AutoCAD, Flash e animações tridimensionais. As soluções DAM são capazes de vincular, desmontar e remontar ativos complexos e combinados. A solução DAM também é capaz de modificar imagens diretamente, redimensionando ou modificando cores, e pode gerenciar arquivos grandes, especialmente arquivos de vídeo. Seus recursos de pesquisa vão além das pesquisas padrão e incluem pesquisas visuais usando reconhecimento de imagens. Além da indexação de texto, que as soluções DMS também gerenciam, a solução DAM é capaz de indexar vídeos de conversão de voz para texto, vídeos com legendas e muito mais.
Diferença nº 2: tipos de arquivo e conteúdo
As ferramentas, conforme descrito acima, podem armazenar diferentes tipos de arquivos, o que é outra forma de diferenciar a solução EDM da solução DAM. Os arquivos de EDM são principalmente baseados em texto, como documentos processados em texto, arquivos de ferramentas de escritório, arquivos PDF, arquivos HTML etc. Os sistemas DAM capturam arquivos de mídia avançada, que podem ser imagens, logotipos, mídia de áudio, vídeos, CAD (desenho assistido por computador), animações (inclusive GIFs e Flash) e arquivos de design.
Os sistemas EDM geralmente são capazes de armazenar esses tipos de arquivos, mas fornecem pouco mais do que armazenamento, o que não é suficiente para organizações que usam grandes quantidades de arquivos digitais.
Diferença nº 3: usos comerciais
Cada solução também pode ser usada para diferentes tipos de processos de negócios. Os processos de negócios são automatizados por essas soluções, que ajudam a criar, incentivar a colaboração, revisar e aprovar o conteúdo em diferentes divisões da organização. Veja a seguir alguns exemplos de processos de negócios nos quais as soluções EDM e DAM podem ser usadas. A solução EDM é usada com frequência em negociações de contratos, criação de documentação, políticas e procedimentos, artigos, relatórios ou processos de geração de relatórios. As soluções DAM concentram-se na colaboração e no gerenciamento de materiais de publicidade ou marketing, kits multimídia, apresentações corporativas ou vídeos sob demanda. As bibliotecas criadas pelo sistema incluem galerias de imagens, vídeos, várias fontes e logotipos.
Conclusão
As soluções DAM podem ser diferenciadas das soluções EDM de acordo com as ferramentas, os tipos de arquivos e os processos comerciais nos quais as soluções são usadas. As organizações geralmente consideram a implementação de soluções DAM e EDM em conjunto, porque a integração de conteúdo baseado em texto e mídia é uma estratégia melhor a longo prazo.
Ao gerenciar arquivos de texto e ativos digitais, as organizações estão estudando como integrar as soluções de CMS. Como resultado, os editores estão começando a integrar as soluções DAM com as soluções CMS. Para isso, os editores precisarão trabalhar na integração perfeita entre os produtos e devem compensar as diferentes abordagens tecnológicas entre uma solução DAM e uma solução EDM ou CMS.
Do lado positivo, os editores estão mudando seus objetivos e começando a reconhecer que o mercado está exigindo uma abordagem mais modular para essas soluções, e que o setor está se concentrando novamente em arquiteturas abertas ou orientadas a serviços (SOA).
De modo geral, veremos que os fornecedores de EDM e DAM continuarão a aprimorar suas soluções e a integrá-las para oferecer uma solução robusta e integrada a um mercado cada vez mais exigente.
Artigo traduzido do francês