Não se afogue na papelada - mude para o arquivamento eletrônico!
Suas caixas de arquivo estão começando a transbordar da sua mesa e você está pensando em usar aquele pequeno espaço entre a máquina de café e a geladeira para armazenar mais? Toda busca de documentos parece uma escavação arqueológica, obrigando-o a reservar uma hora em sua agenda?
Por que não mudar para o arquivamento eletrônico?
Embora esse processo resolva muitos problemas, ele não significa simplesmente digitalizar seus arquivos e salvá-los em pen drives, que acabarão se perdendo entre os materiais de escritório. Existem sistemas muito mais adequados, seguros e em conformidade com a legislação.
Este artigo explica os fundamentos do arquivamento eletrônico, desde seus princípios até seus benefícios, incluindo uma lista dos softwares mais adequados.
Uma definição rápida para você começar
O que é arquivamento eletrônico?
O arquivamento eletrônico é o processo de armazenar os documentos da sua empresa em formato digital. É por isso que também falamos em arquivamento digital.
Ele envolve uma série de componentes diferentes
- os processos implementados para realizar o arquivamento,
- as ferramentas usadas para facilitar as operações e/ou cumprir os vários requisitos legais.
O objetivo do arquivamento eletrônico é tornar os documentos acessíveis a qualquer momento, durante todo o seu ciclo de vida, para que possam ser consultados:
- para fins de informação e como parte dos negócios cotidianos,
- para fins legais.
Quais são os diferentes tipos de arquivo?
Como você está começando a entender, existem "arquivos" e "arquivos".
Embora não exista um arquivo bom ou ruim, conhecer as diferenças entre eles significa entender os sistemas corretos a serem implementados para gerenciá-los.
Veja a seguir os diferentes tipos de arquivo:
- Arquivos vivos ou atuais: estão relacionados a assuntos e missões atuais. Portanto, devem ser fáceis e rápidos de consultar.
- Arquivos intermediários: não são usados nas operações cotidianas, mas são mantidos como evidência.
- Arquivos históricos ou definitivos: os documentos são arquivados a longo prazo por seu valor histórico ou patrimonial. São menos usados em empresas... a menos que sua marca esteja entrando para a história!
Arquivamento eletrônico e obrigações legais
O período de retenção legal de documentos
Para começar, um lembrete rápido: há várias regras que regem o período de retenção legal de documentos. Leia tudo sobre isso neste artigo.
☝️ Cada documento é arquivado por um número específico de anos, correspondente ao seu ciclo de vida. Durante esse período, a empresa é obrigada a apresentá-lo às autoridades fiscais no caso de uma auditoria, por exemplo.
Reconhecimento do formato eletrônico
Ao mesmo tempo, a lei reconhece o formato digital desde 2000. Desde então, os documentos eletrônicos passaram a ter o mesmo valor de prova que os documentos em papel.
No entanto, o artigo 1316-1 do Código Civil francês estabelece :
Um documento escrito em formato eletrônico é admissível como prova da mesma forma que um documento escrito em papel, desde que a pessoa de quem ele emana possa ser devidamente identificada e que ele seja elaborado e armazenado em condições que garantam sua integridade.A pessoa de quem ele emana possa ser devidamente identificada e que seja elaborado e armazenado em condições que garantam sua integridade.
E quanto ao faturamento eletrônico?
Por fim, vamos dar uma olhada no faturamento eletrônico, que será obrigatório para todas as empresas até 2025.
Obrigatório, sim, mas sujeito a requisitos:
- autenticidade
- legibilidade
- integridade do conteúdo
- armazenamento em formato eletrônico por pelo menos 3 anos.
Portanto, o arquivamento eletrônico é, às vezes, uma questão legal e deve obedecer a determinados princípios.
Os 5 mandamentos do arquivamento eletrônico
O arquivamento intermediário, que confere valor probatório aos documentos, baseia-se em 5 princípios principais:
- ✅ Durabilidade: o sistema usado garante a durabilidade dos documentos, pelo menos durante o período de retenção legal determinado por lei, sem que o conteúdo seja danificado. É por isso que devem ser usados formatos e mídias atualizados.
- Autenticidade: autenticidade significa saber quem criou o documento e quando, por exemplo, por meio de um certificado eletrônico.
- Integridade: os dados são arquivados usando tecnologia que garante sua integridade. Em outras palavras, as informações do documento são estáveis, as modificações são proibidas ou rastreadas, se permitidas.
- Confidencialidade: somente pessoas autorizadas têm acesso aos documentos arquivados. É por isso que os sistemas usados incluem criptografia de dados e funções de gerenciamento de direitos de acesso.
- Acessibilidade. Os documentos estão disponíveis quando necessário e são facilmente acessíveis. Consequentemente, os sistemas mais populares incluem ferramentas para indexar, classificar e pesquisar dados facilmente.
Arquivamento eletrônico: vantagens e desvantagens
Quais são os benefícios do arquivamento eletrônico?
Custo
O armazenamento físico de documentos é mais caro do que o armazenamento digital.
Os arquivos em papel já ocupam espaço. E com todas as caixas que eles ocupam, algumas empresas estão começando a se sentir apertadas... a ponto de considerar a mudança para instalações maiores!
Além disso, há as despesas associadas a :
- fotocópia (para transmitir o documento, por exemplo),
- mão de obra, especialmente para o gerenciamento de documentos em grandes organizações.
Acesso aos documentos
Quando os documentos são digitalizados, eles se tornam acessíveis a qualquer momento e em qualquer lugar. Além disso, ferramentas como o EDM facilitam a pesquisa de documentos pelos funcionários (usando mecanismos de pesquisa, por exemplo). Uma grande economia de tempo para as empresas!
Você também pode transformar o arquivamento eletrônico em um ativo comercial. Um cliente liga para você pedindo informações? Você pode encontrá-las com apenas alguns cliques e demonstrar seu profissionalismo no processo.
Segurança
O papel não é o dispositivo mais confiável. Um incêndio (sim, isso pode acontecer!) e todos os seus arquivos virarão fumaça.
E isso sem mencionar os riscos associados a erros humanos: perda de um documento, armazenamento incorreto, etc. É mais fácil garantir um bom gerenciamento de documentos usando um sistema digital.
Análise
Com a maioria dos sistemas de arquivamento eletrônico, você classifica suas informações de forma criteriosa. Basta acessar um grupo de documentos ou arquivos completos, que podem ser comparados em um relance.
Isso permite otimizar a análise de dados para uma tarefa ou caso atual, sem perder elementos importantes.
Interconexão
Integrado ao sistema de informações da empresa, o arquivamento digital interconecta informações para tornar os processos mais fluidos.
Como resultado, você pode trabalhar com mais eficiência e reduzir os tempos de processamento, para que possa se apresentar melhor aos seus clientes ou fornecedores.
Conformidade legal
Como vimos, a versão em papel incentiva a perda ou a deterioração de possíveis evidências. Isso pode ter enormes consequências jurídicas negativas se você for solicitado a fornecer um documento, por exemplo, no caso de uma disputa.
Então, quais são as desvantagens?
Segurança também
O arquivamento eletrônico é certamente mais seguro. Mas é preciso ter cuidado ao proteger seus dados digitais, especialmente em um momento em que os ataques a computadores, como o ransomware, estão aumentando.
Como os dados se tornaram um problema importante na economia atual, proteja suas informações usando uma ferramenta perfeitamente segura.
O fator humano
A transição de um sistema de arquivamento tradicional para um sistema de arquivamento eletrônico pode esbarrar no comportamento humano e na resistência dos funcionários que não desejam mudar seus hábitos.
Portanto, essa transição requer um suporte sério e treinamento quando necessário.
Mídia, formatos e software: o que escolher?
Mídia
Os documentos digitais podem ser arquivados em uma variedade de mídias:
- pendrive USB
- disco rígido interno ou externo
- CD ou DVD, etc.
Mas recomendamos que você não prefira essas ferramentas, que podem ser facilmente perdidas ou danificadas. Não são muito seguras.
Além disso, sua vida útil não é a ideal. Uma chave USB não sobreviverá mais do que algumas décadas... e mais algumas.
Por fim, essas mídias não oferecem flexibilidade ou conformidade legal ideais.
Então, qual é a solução? A nuvem, ou o arquivamento on-line, se você preferir. Esse sistema tem várias vantagens:
- uma grande capacidade de armazenamento que se adapta às suas necessidades (quanto mais você paga, mais espaço obtém),
- uma vida útil praticamente ilimitada,
- segurança aprimorada,
- acessibilidade permanente.
Formatos
Vários formatos são compatíveis com o arquivamento eletrônico. Tudo depende da natureza dos dados a serem armazenados:
Por exemplo, :
- para documentos de escritório e e-mails: PDF ou XML,
- para imagens: JPEG,
- para bancos de dados: XML ou TXT, etc.
Na realidade, considere as restrições de durabilidade e legibilidade. Para respeitar esses princípios, você precisa usar um formato durável ou então aceitar a ideia de converter regularmente seus arquivos.
É por isso que recomendamos que você arquive seus documentos em um formato de texto simples (TXT, por exemplo) em vez de um formato nativo, caso o programa associado fique indisponível com o tempo.
Software
Software de gerenciamento eletrônico de documentos (EDM)
Os EDMs são usados para gerenciar arquivos como parte das atividades cotidianas de uma empresa, o que geralmente é o que ela mais precisa no final. Portanto, essas ferramentas incluem funções úteis, como :
- digitalização de documentos
- indexação de documentos
- compartilhá-los
- pesquisa de documentos
- edição e modificação, etc.
☝️ Por outro lado, o software de gerenciamento de documentos não leva sistematicamente em conta os requisitos de autenticidade e durabilidade.
Sistemas de arquivamento eletrônico, ou SAEs
Os EAS, ou sistemas de arquivamento eletrônico, são soluções desenvolvidas para armazenar documentos fixos e atendem aos seguintes requisitos
- durabilidade
- integridade
- confidencialidade
- e acessibilidade.
☝️ Por outro lado, diferentemente de um EDM, os sistemas de gerenciamento de registros eletrônicos não permitem a colaboração diária nos documentos da empresa.
Cofres digitais
Com um cofre digital, você pode armazenar seus documentos e, ao mesmo tempo, garantir a segurança e a integridade deles, principalmente graças às funções de rastreabilidade e gerenciamento de acesso. Portanto, ele é um componente em potencial do EAS.
☝️Un cofre eletrônico não é tão eficaz quanto um EDM quando se trata de gerenciamento de documentos.
Soluções de assinatura eletrônica
O software de assinatura eletrônica é útil para certificar a integridade de um documento, ou seja, o fato de que o signatário aprova seu conteúdo.
As assinaturas eletrônicas também garantem que os dados tenham registro de data e hora, ou seja, que a data e a hora em que foram emitidos sejam definidas.
Os vários aplicativos de software descritos acima geralmente são usados em conjunto.
Resumo do arquivamento eletrônico
O arquivamento eletrônico oferece uma série de vantagens que estão se tornando cada vez mais atraentes para as empresas:
- custo
- facilidade de processamento e economia de tempo,
- segurança e durabilidade dos documentos.
Mas a escolha do sistema certo depende de suas necessidades. Em outras palavras, você quer se arriscar e gerenciar seus arquivos atuais ou semicorrentes, ou ambos?
Seja qual for o caso, as ferramentas mais populares são os :
- EDMs, que são perfeitamente adequadas para lidar com as operações cotidianas. Você pode encontrar o arquivo certo com apenas alguns cliques, compartilhá-lo, colaborar com ele etc;
- SAEs, desenvolvidos com o objetivo de cumprir as obrigações de durabilidade, integridade, confidencialidade e acessibilidade dos documentos, conforme determina a lei.
O ideal é optar por soluções de arquivamento completas ou complementares.
Artigo traduzido do francês