Você realmente sabe o que é trabalho colaborativo?

Sua empresa cultiva a cooperação e opera em modo de projeto, mas será que ela está realmente praticando o trabalho colaborativo?

Longe de simplesmente aumentar o espírito de equipe, que é essencial para o funcionamento ideal de qualquer projeto profissional, o trabalho colaborativo leva a mudanças mais radicais nas organizações e nas práticas gerenciais. Isso significa deslocar os limites da empresa e redefinir o envolvimento e a responsabilidade de cada indivíduo.

Mas quais são os novos comportamentos que o trabalho colaborativo exige? E como as organizações podem tirar proveito dele para aumentar sua produtividade diante da pressão competitiva cada vez maior?

Para entender todas as questões que envolvem a colaboração total dos funcionários, vamos redefinir o trabalho colaborativo e suas vantagens.

E como a eficácia desse novo modus operandi depende, em grande parte, da transformação digital das empresas e do uso de softwares específicos, vamos nos concentrar, no final deste artigo, nas ferramentas de trabalho colaborativo.

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O que é trabalho colaborativo?

Definição de trabalho colaborativo

O trabalho colaborativo baseia-se na inteligência coletiva, ou seja, nas trocas entre diferentes funcionários e na união de suas habilidades e conhecimentos para atingir um objetivo comum.

Mas essa ideia de agrupamento não se refere apenas a habilidades; ela também está relacionada a :

• valores
• projetos
• documentação
• meios de comunicação,
• recursos,
• ferramentas de TI.

☝️Le O trabalho colaborativo se opõe a uma organização de trabalho hierárquica e, às vezes, imutável. Como resultado, ele rompe as barreiras hierárquicas e move as empresas de uma estrutura vertical de silos para uma estrutura horizontal e aberta.

O objetivo do trabalho colaborativo

O objetivo dessa estreita colaboração entre os funcionários é incentivar :

• o surgimento de ideias entre os vários protagonistas,
• o envolvimento e a capacitação de cada indivíduo no projeto,
• a emulação criativa e a inovação.

Qual é a diferença entre trabalho cooperativo e colaborativo?

A noção de trabalho cooperativo é frequentemente associada à de trabalho colaborativo.

Para compreender plenamente os desafios do trabalho colaborativo, precisamos destacar as nuances entre os dois.

De fato, o trabalho colaborativo incorpora a ideia de trabalho em grupo. Mas as tarefas que compõem um projeto são hierárquicas e dependem da responsabilidade de um funcionário ou equipe específica, dependendo de suas habilidades e da estrutura da empresa.

Embora esse modus operandi possibilite a visualização de uma organização horizontal das atividades, ele geralmente se enquadra na estrutura de relacionamentos mais verticais.

Trabalho cooperativo :

Por outro lado, vimos que o trabalho colaborativo implica responsabilidade coletiva, metas e tarefas compartilhadas e uma estrutura mais flexível.

Trabalho colaborativo :

Pré-requisitos para o trabalho colaborativo

Entretanto, o trabalho colaborativo só é possível se determinados pré-requisitos intrínsecos forem atendidos.

Saber quais são eles significa compreender todos os problemas envolvidos em uma colaboração eficaz e tranquila.

Comunicação regular

As pessoas não ficam mais concentradas em suas tarefas, e seu escopo de ação está se ampliando. De agora em diante, todos precisam se alinhar com o restante da equipe para atingir o objetivo comum predefinido.

O que isso significa?

O trabalho colaborativo implica uma comunicação constante e construtiva entre todos os participantes envolvidos.

Monitoramento do progresso

Esse ponto está relacionado ao anterior: para evitar o desperdício de esforços, os funcionários precisam ser capazes de monitorar o progresso da ação coletiva, para saber o que foi alcançado e o que falta fazer.

A boa visibilidade do progresso do projeto incentiva o trabalho colaborativo.

Escopo de intervenção ampliado

Com base na inteligência coletiva, o trabalho colaborativo só funciona adequadamente se o mérito, as habilidades e a relevância do indivíduo superarem o status profissional e o cargo.

Pessoas das áreas de vendas, marketing, relacionamento com o cliente, produção etc. são incentivadas a apresentar ideias que não estejam diretamente relacionadas à sua área de especialização.

Essa fertilização cruzada é a fonte da emulação criativa.

Mudança das barreiras hierárquicas

Obstáculos ao trabalho colaborativo de acordo com um estudo da Ipsos e da Openmind Kfé:

O trabalho colaborativo desafia as práticas tradicionais de gerenciamento e exige que a estrutura hierárquica seja achatada.

Por outro lado, dependendo do grau de maturidade da empresa em relação ao trabalho colaborativo, a eliminação abrupta de todas as formas de gerenciamento pode ser desestabilizadora para os funcionários. A plataforma de comércio eletrônico Zappos, por exemplo, perdeu 14% de sua força de trabalho após a abolição de cargos gerenciais (fonte: The Wall Street Journal).

É por isso que algumas empresas estão considerando repensar a função do gerente. Sua função não é mais impor uma estrutura rígida ou aprovar as ações de seus subordinados, mas promover a colaboração, incentivando a emulação coletiva por meio de orientação e liderança.

Ambiente de trabalho colaborativo

Para incentivar o trabalho colaborativo, os espaços de trabalho são reorganizados.

Por esse motivo, os escritórios de plano aberto são adequados, pois incentivam a proximidade e quebram as barreiras entre os departamentos.

Um ambiente de trabalho colaborativo ideal também inclui locais para reuniões e trocas espontâneas, como cubículos, bolhas, áreas de descanso etc.

O uso de ferramentas adequadas

Por fim, embora a noção de trabalho colaborativo não seja nova, ela assumiu uma dimensão particularmente importante nos últimos anos, principalmente com o surgimento de novas ferramentas de trabalho.

Essas ferramentas romperam as barreiras tecnológicas, facilitando o desenvolvimento de práticas de gerenciamento colaborativo.

Os benefícios do trabalho colaborativo

Produção de maior qualidade

Sozinhos, vamos mais rápido. Juntos, vamos mais longe.

Proverbe africain

Cada vez mais empresas perceberam que vários cérebros são melhores do que um, e que é de seu interesse incentivar a inteligência coletiva em vez do individualismo e da competição, a fim de melhorar a qualidade do trabalho.

Mindjet

Economia de tempo

Graças à centralização de informações possibilitada pelo uso de ferramentas e métodos colaborativos, as equipes economizam tempo na execução de suas tarefas.

☝️ Tenha cuidado, o trabalho colaborativo não deve se transformar em uma "fábrica de gás". A economia de tempo só é possível se os funcionários se disciplinarem e se organizarem de forma inteligente, principalmente quando se trata de reuniões de trabalho.

Capacidade de resposta e solução de problemas

As equipes são mais receptivas a emergências e outros problemas porque :

• elas se sentem mais envolvidas e responsáveis,
• o trabalho colaborativo incentiva a flexibilidade e a agilidade,
• o compartilhamento de conhecimentos e habilidades facilita a resolução de determinadas situações.

Bem-estar no trabalho

60% dos funcionários acreditam que o trabalho colaborativo tem um impacto particularmente positivo em sua motivação no trabalho.

Selon une étude Ipsos et Openmind Kfé

Sentir-se valorizado em seu trabalho, criar vínculos e coesão com seus colegas e trabalhar em um ambiente de confiança e abertura são condições que promovem o bem-estar no trabalho.

Atualmente, estamos bem cientes do impacto da realização profissional na retenção de talentos, na motivação e na produtividade.

Quais são as ferramentas para o trabalho colaborativo?

Vimos que a noção de trabalho colaborativo está cada vez mais associada à noção de ferramentas colaborativas.

Vamos dar uma olhada em alguns exemplos dessas ferramentas:

Suítes de escritório compartilhadas

🛠️ Google Docs no pacote Google WorkSpace: as empresas sempre usaram suítes de escritório, como o pacote Office e seus famosos processadores de texto Word e planilhas Excel.Mas o surgimento de soluções baseadas em nuvem, como o Google Docs, mudou tudo isso, permitindo que as equipes trabalhem simultaneamente no mesmo documento.

🛠️ Interstis: essa plataforma colaborativa é dedicada ao setor público e oferece todos os recursos de que você precisa para progredir em seus projetos e se comunicar de forma mais eficaz com sua equipe (agenda colaborativa, videoconferência, mensagens, software de gerenciamento e muito mais) .

Ferramentas de compartilhamento de documentos

🛠️ LockTransfer: o LockTransfer permite que você compartilhe documentos com total segurança com um ou mais destinatários. Além disso, a solução permite que você crie áreas seguras de intercâmbio colaborativo para projetos de alto valor agregado, por exemplo, ou simplesmente para recuperar documentos de terceiros.

Ferramentas de comunicação

🛠️ Slack: o Slack é uma ferramenta de mensagens instantâneas para manter uma comunicação regular (um dos pré-requisitos para o trabalho colaborativo), sem interromper fisicamente seus colegas.

🛠️ Skype: o famoso software de videoconferência permite que você realize reuniões remotamente. Indispensável em organizações colaborativas que incentivam a mobilidade e o teletrabalho!

Ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos

🛠️ monday.com: esse software se estabeleceu como uma das principais ferramentas de gerenciamento de tarefas, graças à sua facilidade de uso e à interface divertida e colorida. Suas várias visualizações (diagramas de Gantt ou Kanban, por exemplo) ajudam a acompanhar a conclusão das tarefas e o andamento do projeto.

🛠️ Wrike: apesar de sua facilidade de uso, o Wrike também oferece um gráfico de Gantt e painéis de controle. Isso dá aos funcionários maior visibilidade e incentiva a tomada de decisões estratégicas.

Plataformas de colaboração

🛠 Acollab: essa plataforma colaborativa "Made in France" totalmente personalizável centraliza todas as suas ferramentas de colaboração em uma única plataforma para simplificar o gerenciamento geral. Graças às funcionalidades inteligentes (agenda em tempo real, documentos de texto compartilhados etc.) e a um módulo de gerenciamento de projetos altamente intuitivo e acessível a todos os seus colaboradores, você pode simplificar e enriquecer constantemente seu trabalho conjunto. Tudo isso a um preço extremamente competitivo, com um teste gratuito de 30 dias sem compromisso .

🛠️ Atolia: o Atolia é uma solução projetada como um espaço colaborativo tudo-em-um ágil e seguro, organizado em torno de grupos de trabalho. Ele reúne todos os elementos essenciais para a colaboração: mensagens instantâneas, videoconferências, compartilhamento e edição de documentos, gerenciamento de projetos, compartilhamento de agendas, etc.

🛠️ SharePlace: essa plataforma colaborativa, baseada em inteligência artificial, oferece uma experiência de colaboração simples e eficaz, para evitar a proliferação de ferramentas. Graças ao seu sistema de convidados gratuito e ilimitado, você pode colaborar no gerenciamento de projetos, compartilhar documentos ou se comunicar perfeitamente com seus clientes, fornecedores ou parceiros.

🛠️ Wimi: o Wimi é um software de gerenciamento de projetos... mas não é só isso! Além de visualizações Kanban e gráficos de Gantt, ele inclui funções para comunicação e troca de informações diretamente na plataforma, centralização de documentação e acesso a relatórios para saber a situação de todos.

Ferramentas de gerenciamento de senhas

🛠️ LastPass : como o uso de todas essas ferramentas colaborativas significa ter que lembrar um grande número de senhas, uma solução como o LastPass rapidamente se torna essencial. Ela permite que cada funcionário lembre e centralize suas senhas relacionadas ao trabalho (com funções de SSO e MFA), de forma altamente ergonômica e segura.

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Apoio às equipes no trabalho colaborativo

Não podemos perder de vista o fato de que, embora as vantagens do trabalho colaborativo sejam inúmeras, a mudança resultante pode, às vezes, ser desestabilizadora para os funcionários. Portanto, a mudança de sua empresa para esses novos métodos organizacionais precisa ocorrer gradualmente.

Além disso, essa mudança nos métodos operacionais geralmente anda de mãos dadas com a transformação digital. A escolha, mas principalmente a adoção, das ferramentas certas pelas equipes é, portanto, uma das chaves para o sucesso. No entanto, de acordo com um estudo da Lecko e da YouGov, apenas 5 a 15% dos funcionários usam regularmente as novas soluções de colaboração, sendo que o e-mail ainda é o canal de comunicação preferido.

Portanto, é necessário implantar uma estratégia de suporte, tanto em termos de transmissão de novas práticas e valores quanto em termos de treinamento nas novas ferramentas de trabalho colaborativo. Mas as empresas modernas têm tudo a ganhar!

Artigo atualizado, publicado originalmente em setembro de 2017.