Teste: suas ferramentas foram projetadas para o trabalho colaborativo on-line?

Quando uma empresa domina os desafios da colaboração, suas equipes estão acostumadas a trabalhar juntas on-line. A produtividade e a competitividade são o resultado da escolha correta das ferramentas de colaboração, bem como do gerenciamento ágil de projetos. Tem certeza de que está tomando ou tomou as melhores decisões? Faça o teste de usabilidade!

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Para que são usadas as ferramentas de trabalho colaborativo on-line? Quais são os benefícios do trabalho colaborativo?

As ferramentas de colaboração on-line, usadas no mundo dos negócios, permitem que os funcionários de uma empresa atinjam vários objetivos por meio de uma série de funções úteis:

• controle e acesso seguro aos dados da empresa
• compartilhar dados mais facilmente graças a um espaço de armazenamento e troca de arquivos
• troca de informações em tempo real por meio de um espaço on-line dedicado, como mensagens instantâneas ou um feed de notícias do projeto,
• comunicar-se com mais eficiência, reduzindo o número de e-mails,
• organizar tarefas e simplificar o trabalho em equipe,
• incentivar o trabalho colaborativo, por exemplo, com a visualização de agendas compartilhadas,
• monitorar o progresso de um projeto, sabendo sempre o quanto ele avançou, tanto em termos de recursos humanos mobilizados quanto de ferramentas e técnicas necessárias,
• antecipar a qualquer momento a adaptação do progresso e ganhar em reatividade,
• aumentar a produtividade, especialmente usando ferramentas de trabalho que se complementam e podem ser conectadas umas às outras.

Algumas empresas acumulam as ferramentas uma a uma, a fim de satisfazer uma necessidade, um uso, à medida que avançam. Outras, mais maduras no assunto, procuram um software de gerenciamento de projetos ou uma plataforma de trabalho colaborativo on-line que atenda a todas as suas necessidades.

Para orientá-lo na escolha de ferramentas para trabalho colaborativo on-line, a melhor solução é "simplesmente" baseada na questão do uso. Seus usos determinam as ferramentas de trabalho colaborativo de que sua equipe precisa.

Você identificou certas necessidades e certos usos são esperados. Mas você já pensou em tudo isso? Você realmente previu todos os usos relevantes para facilitar o trabalho em equipe e aumentar a produtividade ?

Podemos lhe oferecer um teste de uso: examine suas ferramentas para verificar se suas escolhas atuais correspondem às suas necessidades!

Testes específicos para trabalho colaborativo

Teste 1: videoconferência

Necessidades:
A troca de informações apenas por e-mail torna-se rapidamente incontrolável: muitos funcionários recorrem a outros meios, como mensagens instantâneas ou videoconferências, para aliviar suas caixas de correio, comunicar-se com mais facilidade e economizar tempo. Além disso, assuntos complexos que são difíceis de gerenciar por escrito podem ser tratados mais rapidamente graças a uma troca oral, mesmo que breve.
Usos :

• Comunique-se de forma fácil e espontânea com uma ou mais pessoas,
• convidar facilmente um colega para uma reunião usando um sistema de mensagens,
• compartilhar sua tela com seu cliente ou sua equipe.

Os benefícios :

• Você economiza uma quantidade incrível de tempo ao trocar informações face a face por meio de videoconferência,
• você pode reduzir as viagens e otimizar sua agenda de reuniões,
• A webconferência também é mais amigável e mais humana,
• É a solução ideal para trocas instantâneas durante sessões de brainstorming.

Exemplos de ferramentas de colaboração on-line dedicadas a esse uso:

• Skype,
• Google Hang out.

Teste 2: compartilhamento de arquivos

Requisitos:
Transferir ou disponibilizar arquivos pesados ou arquivos muito grandes para serem enviados por e-mail.

Uso pretendido:
Compartilhar arquivos por meio de um serviço, como um espaço de armazenamento on-line.

Os benefícios:

• Você reúne todos os seus dados em um único espaço de armazenamento on-line,
• você compartilha seus arquivos com as pessoas interessadas

Exemplos de ferramentas especializadas para essa finalidade:

• Dropbox,
• Box.

Teste 3: trabalhar em equipe com documentos compartilhados

Requisitos:
Melhorar o trabalho em equipe é uma preocupação constante: você quer disponibilizar as versões mais recentes dos documentos para seus colegas e torná-los o mais facilmente acessíveis possível.

Usos desejados:

• Uma suíte de escritório on-line, um escritório na Web para todos na empresa,
• fazer com que a equipe trabalhe com os mesmos documentos,
• Acesso seguro a documentos de trabalho de qualquer lugar,
• a capacidade de compartilhar esses documentos, às vezes grandes, com partes externas (clientes, fornecedores).

Os benefícios:

• Todos os funcionários usam as mesmas ferramentas de automação de escritório e o mesmo espaço de trabalho,
• o compartilhamento de documentos e arquivos é simplificado,
• a equipe pode acessar documentos off-line,
• todos têm acesso às versões mais recentes dos documentos, o que é muito útil para a criação de uma base de conhecimento comum,
• Em termos de segurança, um administrador define os direitos de acesso.

Exemplos de ferramentas especializadas nesses usos:

• Office On-line,
• Google Drive.

Os testes que caracterizam uma ferramenta de gerenciamento de projetos

Teste 4: agilizar a organização do trabalho

Requisitos:
Como parte do gerenciamento de projetos, a otimização de tudo o que tem a ver com o projeto é o graal permanente. Para otimizar a organização e o monitoramento do trabalho da equipe, as ferramentas de gerenciamento são essenciais.

Usos relacionados ao gerenciamento de tarefas:

• atribuição de tarefas
• criação de tarefas recorrentes,
• trabalhar no modo de projeto,
• visualizar o progresso,
• coordenar e gerenciar todo o projeto.

Os benefícios :

• planejamento estruturado,
• monitorar o progresso de um projeto,
• reagir em tempo real a incidentes,
• Antecipação por meio de alertas e notificações,
• otimizar o gerenciamento do trabalho em andamento.

Exemplos de ferramentas dedicadas a esses usos:

• Trello,
• Asana.

Teste 5: compartilhar e acessar uma agenda sincronizada

Requisitos:
Como você agenda uma reunião ou videoconferência? Quem estará disponível? Estarei ausente: o que devo fazer?

Usos pretendidos :

• Compartilhar as agendas da equipe entre si,
• organizar reuniões rapidamente,
• manter o acesso móvel.

Os benefícios :

• acesso móvel à sua agenda (sincronizada) em todos os seus dispositivos (incluindo telefones celulares),
• a capacidade de compartilhar agendas,
• melhor organização,
• planejar com antecedência em tempo real,
• cumprir prazos e datas importantes para projetos.

Exemplos de ferramentas de colaboração on-line especializadas nesse uso:

• Google Agenda

Teste 6: elaborar um relatório de atividades

Requisitos:
Qual é o status exato do projeto? Quem está atrasado no cronograma? Quem está trabalhando nessa tarefa? Quanto tempo essa pessoa está gastando nessa tarefa? A equipe está atrasada em relação ao cronograma? Como tudo isso pode ser medido?

Usos pretendidos :

• Necessidade de um mapa mental, um painel de controle que forneça indicadores precisos,
• um sistema de alerta vinculado que envia notificações.

Os benefícios :

• Uma maneira simples de visualizar o progresso de meus projetos,
• medir a atividade de sua equipe e de cada um de seus membros,
• controle os recursos alocados para o projeto,
• estimar a data de término de um projeto, antecipar quaisquer necessidades,
• produzir relatórios facilmente.

O software de gerenciamento de projetos é especializado nesses usos.

Se os seus usos exigirem a utilização de várias ferramentas, você pode considerar seriamente a adoção de uma plataforma colaborativa como a Wimi, pois ela integra todos os principais serviços em uma única interface. Vamos dar uma olhada em por que e como.

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O teste definitivo: fazer tudo na mesma plataforma de trabalho on-line

As desvantagens de gerenciar várias ferramentas de colaboração

Como acabamos de ver, algumas ferramentas on-line são perfeitamente adequadas a usos específicos, e algumas são até mesmo dedicadas a eles. Embora seja fácil combinar algumas delas, isso se torna complicado quando o número aumenta: algumas ferramentas não podem se conectar umas às outras e você perde o impulso inicial de produtividade. Adeus complementaridade, adeus sinergia.

Por exemplo, se a sua ferramenta oferece apenas uma ou duas funções, você corre o risco de :

• multiplicar o número de ferramentas sem que elas se complementem
• espalhar seus dados em diferentes serviços
• ter que controlar os vários acessos multiplicando-os pelo número de ferramentas.

Outro aspecto é a apropriação das ferramentas pelos membros da sua equipe: quanto mais ferramentas você tiver, mais a sua equipe terá que aprender a usá-las de maneiras que não são necessariamente semelhantes. Se as interfaces não forem intuitivas, a curva de aprendizado será longa... e infrutífera.

E se duas ferramentas oferecerem a mesma funcionalidade, mas forem duplicadas? Você terá que impor um uso específico, correndo o risco de frustrar alguns funcionários no processo.

Por fim, a implementação de um grande número de ferramentas em toda a empresa pode ser complexa e dispendiosa, sem falar no gerenciamento dos direitos de acesso.

Quanto mais ferramentas diferentes você usar, mais dependências você criará em ferramentas ou serviços às vezes incompatíveis. Vale a pena correr esse risco?

Por que adotar uma plataforma colaborativa?

Por que ter todas as suas ferramentas da Web na mesma plataforma? O que você ganha com isso? Em primeiro lugar, você naturalmente evita todas as desvantagens listadas acima. Para entender todos os benefícios, vamos examinar o assunto com mais detalhes...

As principais vantagens :

• Você só precisa gerenciar um serviço,
• Você facilita a adoção da plataforma pela sua equipe,
• você não precisa espalhar seus dados em uma infinidade de ferramentas e serviços on-line,
• você centraliza o gerenciamento de seus direitos e o acesso aos dados,
• você concede privilégios específicos às suas ferramentas, dependendo da função dos usuários,
• você pode reduzir e controlar melhor seu orçamento digital.

A ferramenta certa para cada finalidade

No mundo das plataformas colaborativas, a Wimi oferece um pacote completo que atende a todas as necessidades do trabalho colaborativo. O armazenamento, a segurança, a sincronização e o compartilhamento dos seus dados no mesmo espaço simplificam muito o trabalho em equipe. Os gerentes de projeto podem trabalhar com equipes remotas em qualquer um dos oito idiomas!

O Wimi permite que você crie uma sinergia real entre suas ferramentas: tudo está disponível na mesma plataforma. Demonstração em vídeo:

A Wimi se destaca claramente da multidão por reunir todos os hábitos de uso dos usuários. A solução faz parte de uma abordagem totalmente complementar à colaboração. Em espaços de trabalho unificados, a Wimi reúne efetivamente todas as ferramentas necessárias para o trabalho em equipe e o gerenciamento de projetos, como :

• canais de comunicação da equipe (equivalente ao Slack), associados a cada espaço de trabalho,
• sincronização e compartilhamento de documentos com um Wimi Drive (equivalente ao Box ou Dropbox),
• gerenciamento de tarefas no modo ágil (equivalente ao Trello),
• diários compartilhados e conector Wimi Outlook (equivalente ao Google Calendar),
• bate-papo, videoconferência e compartilhamento de tela (equivalente ao Skype),
• gerenciamento centralizado de direitos de acesso.

Escolher várias ferramentas ou uma única ferramenta de trabalho colaborativo on-line é uma escolha que depende de seus usos e expectativas a longo prazo. O importante é encontrar o equilíbrio perfeito entre produtividade e colaboração e tomar a melhor decisão para se manter competitivo.

Em suas posições, preparem-se, façam o teste!