Local de trabalho digital: quando seu local de trabalho está na nuvem
O que é um local de trabalho digital?
Em um contexto em que o teletrabalho, seja ele parcial ou contínuo, está se enraizando em muitas empresas, a maneira como trabalhamos juntos está sendo colocada em perspectiva. Como resultado, há uma boa chance de que o local de trabalho digital se torne a solução para a colaboração em um futuro próximo.
Sem mais delongas, descubra as características do local de trabalho digital, como ele difere da intranet e da RSE e alguns exemplos de plataformas para ajudá-lo a levar a transformação digital da sua empresa um passo adiante.
Resumo 2.0 :
O que é um local de trabalho digital?
Local de trabalho digital: definição
O digital workplace poderia ser traduzido como local de trabalho digital. Isso significa um espaço de trabalho desmaterializado?
Ele pode ser definido como um ambiente digital em que cada funcionário pode acessar, de qualquer mídia e de qualquer local
- documentos privados e compartilhados
- bem como as bases de conhecimento e as ferramentas digitais da empresa (bate-papo, agenda, aplicativos de RH e de negócios etc.).
Em resumo, o local de trabalho digital é um espaço de trabalho virtual e colaborativo de 360°. Ele pode ser visto como um ecossistema, um hub, que fornece um ponto de acesso único para o gerenciamento de sua documentação, comunicações e projetos. Tudo em tempo real e em movimento!
Quais são suas principais funções?
As várias ferramentas digitais, por mais inovadoras que sejam, geralmente permanecem fragmentadas e funcionam mal em conjunto.
É por isso que o local de trabalho digital as centraliza e interconecta para incentivar a colaboração remota, integrando vários blocos de construção modulares:
- gerenciamento eletrônico de documentos (EDM) para criar, compartilhar e arquivar documentos de trabalho;
- gerenciamento de conteúdo (ECM), com pesquisa e indexação de documentos,
- gerenciamento de conhecimento para compartilhar guias e métodos de trabalho (FAQs, tutoriais, processos etc.);
- gerenciamento de projetos, com a capacidade de acompanhar o progresso das várias atividades e tarefas da empresa;
- organização e comunicação interna, incluindo :
- um serviço interno de mensagens
- uma ferramenta de fórum, bate-papo e videoconferência,
- um calendário compartilhado
- um diretório da empresa;
- uma rede social corporativa para que os funcionários troquem informações sobre projetos atuais, monitoramento (competitivo, tecnológico, etc.) e habilidades;
- conexão com aplicativos de negócios (CRM, ERP, software de faturamento, etc.).
Quais são os desafios?
Em virtude de seu design e das várias funcionalidades que engloba, o local de trabalho digital reflete os novos desafios do mundo do trabalho moderno, ou seja, :
- a busca por uma melhor colaboração e uma comunicação mais fluida e não estruturada, tanto dentro da empresa quanto com o mundo exterior,
- a necessidade de maior agilidade,
- inovação, apoiada pela inteligência coletiva,
- o surgimento de novas formas de organização do trabalho (trabalho remoto, coworking, escritório flexível, etc.),
- a disseminação de métodos de gerenciamento novos e mais horizontais,
- a atratividade da marca do empregador e a melhoria da experiência do funcionário, a fim de aumentar a retenção de talentos.
Da evolução da intranet e da CSR ao local de trabalho digital 2020
Diante do exposto, você pode estar pensando que o local de trabalho digital é muito semelhante à intranet e à RSC (rede social corporativa), que já são bem conhecidas no mundo do trabalho.
Mas há algumas diferenças.
A intranet é um site da Internet usado internamente para se comunicar com os funcionários. Pouco interativa, ela está sendo cada vez mais abandonada. Por que isso acontece? Porque, em uma época em que a administração está se tornando cada vez mais participativa, sua operação é considerada muito vertical, com a comunicação indo de cima para baixo.
Daí a mudança para a rede social corporativa. Um híbrido de comunicação interna e ferramentas de colaboração, é também uma ferramenta de rede social, representando uma alavanca para a transmissão de conhecimento e compartilhamento de experiência dentro de uma empresa. Alguns a chamam de intranet 2.0.
Mas para responder às novas formas dinâmicas e inovadoras de trabalho, favorecendo o gerenciamento ágil, a inteligência coletiva e a produtividade, o local de trabalho digital é uma plataforma colaborativa ainda mais global.
Ele não se limita à comunicação interna, como a intranet, mas está aberto a parceiros e clientes, com o objetivo de socializar os aplicativos, como explica o CEO do local de trabalho digital da Jalios:
Quais são os benefícios do local de trabalho digital?
Benefícios operacionais
Produtividade e desempenho
Integrado ao sistema de informações (IS) para interação com suas ferramentas de ERP ou CRM, por exemplo, o local de trabalho digital ajuda a otimizar vários processos. Além disso, o acesso às informações de trabalho se torna mais rápido e fácil.
O resultado? Os funcionários se tornam mais produtivos e a empresa, mais eficiente.
Colaboração e comunicação
O local de trabalho digital possibilita a redução dos custos associados à comunicação interna (especialmente se a empresa tiver várias localidades ou até mesmo for internacional).
Ele também otimiza a colaboração e o trabalho em equipe entre todos os participantes da organização. O resultado? As habilidades e as profissões são descompartimentadas: a empresa pode, então, recorrer à inteligência coletiva para levar seus projetos adiante de forma eficaz e resolver problemas com mais facilidade.
Flexibilidade e mobilidade
Usar um local de trabalho digital também significa se beneficiar de um sistema que incentiva a flexibilidade e a mobilidade. Cada funcionário pode trabalhar onde e quando quiser.
Como resultado, a empresa garante maior continuidade de seus negócios e os funcionários se beneficiam de um ambiente de trabalho de alta qualidade que lhes permite conciliar melhor suas vidas pessoais e profissionais.
Benefícios a longo prazo
Qualidade de vida no trabalho
Acabamos de mencionar os benefícios de um ambiente de trabalho flexível.
Além disso, com sua ênfase na colaboração e na organização horizontal, o local de trabalho digital incentiva os funcionários a assumirem responsabilidades e desenvolverem suas habilidades. Mais um motivo para reter talentos!
Transformando organizações
Em última análise, o local de trabalho digital apoia as empresas que buscam uma transformação real de seu modelo de negócios, principalmente ao incentivar uma organização mais horizontal, em detrimento do modelo hierárquico vertical tradicional (para o qual a intranet era, como vimos, mais adequada).
Essa mudança deu origem a um desejo de trabalhar de forma diferente, mais ágil e inovadora.
Local de trabalho digital: quais soluções você deve adotar?
→ Você é o responsável pelas comunicações internas, um gerente de equipe, o chefe de uma PME ou, no caso de empresas maiores, o departamento de TI?
→ Você estava esperando a feira de intranet em Paris em março passado, que foi cancelada por causa do coronavírus, para descobrir novas soluções para desenvolver sua transformação digital?
→ Você está procurando um software para apoiar a colaboração e a flexibilidade de suas equipes?
Os participantes do mercado não são apenas o Microsoft 365 digital workplace, o Workplace by Facebook ou o G Suite do Google.
Aqui você encontrará exemplos de locais de trabalho digitais e soluções para configurar um espaço de trabalho digital, com a promessa de proteger seus dados pessoais.
- Jamespot: a plataforma central pronta para uso oferece mais de 100 aplicativos colaborativos, direcionados a processos, para fornecer uma resposta altamente personalizada às necessidades de desempenho e inovação de todos os seus negócios.
- LastPass: esse gerenciador de senhas atende aos desafios de segurança do local de trabalho digital: gere senhas complexas para todas as suas ferramentas... sem precisar memorizá-las! Tudo isso com uma interface intuitiva e fácil de usar.
- SharePlace: seu ponto forte está no componente de inteligência artificial, que não só permite que todos os seus dados se comuniquem entre si, mas também sugere automaticamente ações aos seus usuários.
- O Talkspirit promove a proximidade, a coesão da equipe e o compartilhamento de informações, principalmente ao enviar notificações em tempo real de dados de seus aplicativos comerciais integrados (CRM, por exemplo) a todos os funcionários envolvidos.
- W'Sweet: essa plataforma atende às necessidades das empresas que buscam um local de trabalho digital de código aberto. Observe que as equipes também desenvolveram uma solução SaaS, com a promessa de garantir a localização geográfica dos dados.
Local de trabalho digital: o lugar para estar?
Não dá mais para ignorar: para trabalhar de forma eficaz, independentemente do clima econômico, é necessário ter mais flexibilidade e colaboração.
Isso significa uma comunicação mais fluida internamente, mas também com seus prestadores de serviços, fornecedores, parceiros e clientes.
Não é de surpreender que as novas tecnologias e as soluções baseadas em nuvem atendam a essas necessidades.
Porém, embora o espaço de trabalho possa ser virtual, os relacionamentos e as expectativas são humanos. E colaboração significa funcionários.
Optar por um local de trabalho digital torna-o mais ágil, desde que você escolha um que reflita suas equipes, atenda às necessidades delas e promova uma experiência positiva para os funcionários: economia de tempo e facilidade de aprendizado, entre outras coisas.
Você adotou recentemente um local de trabalho digital? Qual é o seu feedback?
Artigo atualizado, publicado originalmente em maio de 2020.
Artigo traduzido do francês