Iniciar um documento: ainda é útil com uma assinatura eletrônica?
Quem nunca teve que rubricar um documento a ponto de ficar com cãibras nas mãos?
Muitas vezes nos perguntamos se essa prática é realmente útil para validar legalmente um contrato. Uma assinatura não é suficiente?
Gostaríamos de lembrá-lo dos princípios por trás da rubrica, seu valor legal e se as assinaturas eletrônicas podem substituí-la. Vamos direto ao ponto!
O que é uma assinatura?
As iniciais são colocadas em cada página, além da assinatura final, para certificar que o documento inteiro foi lido e aprovado.
É uma versão abreviada da assinatura, que garante que :
- os signatários leram todas as páginas de um documento (às vezes extenso),
- o documento não foi alterado (página adicionada, modificada, falsificada etc.) depois de ter sido assinado e que, portanto, é verdadeiro.
A assinatura de um documento é uma forma eficaz de se proteger contra disputas, especialmente quando os riscos são altos.
➡️ Qual é a diferença entre rubricar e assinar?
- A assinatura ocorre no final de um contrato e é obrigatória para validar um documento. As iniciais devem representar o primeiro e o último nome do signatário.
- As iniciais, por outro lado, são obrigatórias somente em determinados casos (consulte o restante do artigo), consistem apenas nas iniciais do signatário e são afixadas em cada página.
➡️ Devo rubricar à esquerda ou à direita? Não existe uma convenção sobre esse assunto. Entretanto, é comum rubricar no canto inferior direito para fins práticos de execução e verificação.
A rubrica tem algum valor legal?
Não no caso de um documento particular
Um documento particular é um documento legal que não é assinado sob a autoridade de um funcionário público (tabelião, oficial de justiça etc.).
Os exemplos incluem :
- um contrato de aluguel
- a venda de um veículo
- um formulário de pedido
- um empréstimo bancário,
- um contrato de venda de propriedade,
- um relatório de danos causados pela água,
- um contrato de trabalho,
- um contrato de seguro
- um contrato telefônico, etc.
De acordo com uma decisão proferida pela Cour de cassation em 27 de janeiro de 1993, 91-12.115 :
Considerando que se depreende desse texto que, salvo as exceções previstas em lei, um documento particular não está sujeito a nenhuma outra condição de forma que não seja a assinatura daqueles que estão vinculados a ele.
Isso significa que as iniciais não têm valor legal real e que somente a assinatura manuscrita ou eletrônica tem valor legal. No entanto, ela pode ser usada como medida de precaução.
Sim para instrumentos autênticos
Outro nome para escrituras notariais, os instrumentos autênticos são diferentes dos documentos particulares, pois devem ser rubricados pelos signatários e pelo funcionário público para validar a escritura.O oficial público é obrigado a validar a assinatura da escritura, conforme estabelecido no Artigo 14 do Decreto nº 2005-973 de 10 de agosto de 2005:
Cada folha é rubricada pelo notário e pelos signatários da escritura, sem o que as folhas não rubricadas são nulas e sem efeito. Entretanto, se as folhas da escritura e, quando aplicável, seus anexos forem, no momento da assinatura pelas partes, unidas por um processo que impeça qualquer substituição ou adição, não há necessidade de rubricá-las.
Assinaturas eletrônicas para rubricar documentos on-line
Como já vimos, embora a rubrica seja obrigatória para garantir a integridade dos atos notariais e para formalizar o contrato, o uso de um processo alternativo pode possibilitar a dispensa da rubrica.
A assinatura eletrônica é frequentemente usada para substituir as iniciais em documentos PDF.
Portanto, assinar um contrato eletronicamente permite legalmente dispensar as iniciais, o que é uma boa notícia quando se assina regularmente contratos de várias dezenas de páginas, não é mesmo?
Desde 23 de julho de 2014, o regulamento eIDAS (Electronic Identification And Trust Services) , adotado pelo Parlamento Europeu e pelo Conselho da União Europeia, tornou possível garantir o valor legal das assinaturas eletrônicas, graças a um conjunto de critérios definidos que devem ser atendidos.
Para ter certeza de que uma assinatura eletrônica é legítima, é necessário passar por um provedor de serviços confiáveis, que pode emitir um certificado eletrônico que permite :
- autenticar uma pessoa física ou jurídica,
- criptografar trocas,
- assinar um documento on-line de forma segura.
Como a assinatura eletrônica garante a integridade do documento? Quando um contrato é assinado, o carimbo de data/hora qualificado é usado para certificar o momento exato em que ele foi assinado e para criptografar o documento de modo que ele não possa ser alterado.
Para isso, você pode recorrer com confiança ao Universign, que permite assinar eletronicamente todos os seus documentos, com apenas alguns cliques, mas, acima de tudo, com total segurança, graças à sua conformidade com o eIDAS.
A rubrica está fadada a desaparecer?
Como vimos, rubricar um documento é obrigatório para instrumentos autênticos. Ao mesmo tempo, o uso de assinaturas eletrônicas significa que isso não é mais legalmente necessário.
Então, será que o processo de rubrica está fadado a desaparecer à medida que as assinaturas eletrônicas continuam a crescer? Vale a pena observar que 39% das organizações já têm uma solução de assinatura eletrônica e 25% das que ainda não têm uma planejam fazer isso até 2021 (fonte: Archimag). É preciso dizer que a pandemia ajudou a acelerar a transição das assinaturas manuscritas para as digitais.
Portanto, a assinatura eletrônica está em expansão, mas ainda estamos longe de vê-la generalizada. Além disso, a prática de rubricar documentos se tornou tão arraigada que alguns softwares de assinatura eletrônica oferecem a opção de rubricar documentos eletronicamente. Uma boa maneira de tranquilizar os nostálgicos daquelas lindas iniciais na parte inferior de uma página.
O que você acha? Estamos caminhando diretamente para o fim das iniciais?
Artigo traduzido do francês