Tudo o que você precisa saber sobre a desmaterialização de documentos administrativos
A desmaterialização de documentos administrativos é uma parte importante da transição digital para empresas e organizações públicas. As mudanças na legislação francesa e europeia, juntamente com a proliferação de ferramentas disponíveis no mercado, fazem com que essa não seja uma tarefa fácil.
O documento administrativo mais desmaterializado até o momento é a fatura. E se você não precisasse mais criar, imprimir, assinar, enviar e depois digitalizar seus documentos? As assinaturas eletrônicas são a chave para o sucesso da desmaterialização de documentos: elas simplificam o ciclo de vida dos documentos e, ao mesmo tempo, garantem seu valor legal. Essa é uma questão fundamental para as empresas, mas também para os órgãos públicos, que têm um volume considerável de documentos para gerenciar.
A desmaterialização reduz os custos de processamento de documentos em 91%.
Oodrive/Informatique news
Gostaria de entender mais sobre a desmaterialização de documentos e assinaturas eletrônicas? O appvizer conta tudo sobre isso.
Definição: o que é a desmaterialização de documentos administrativos?
A desmaterialização de documentos administrativos envolve a substituição de documentos físicos e mídias de informação por arquivos digitais. Isso envolve :
- digitalização de documentos em papel para obter documentos digitais para documentos administrativos existentes ;
- usar ferramentas dedicadas para criar, editar, armazenar, compartilhar e assinar documentos.
Quais ferramentas você deve usar?
- Software de automação de escritório,
- software de gerenciamento eletrônico de documentos (EDM),
- software de compartilhamento de arquivos,
- software de assinatura eletrônica,
A desmaterialização de documentos administrativos é um dos principais desafios na transformação digital das empresas.
Quais documentos devem ser desmaterializados?
A contabilidade sem papel e o faturamento sem papel são os dois principais desafios para as VSEs, PMEs e organizações públicas. Outros tipos de documentos também estão em questão
- Documentos comerciais: cotações, formulários de pedidos, contratos etc;
- Documentos de RH: recibos de pagamento, contratos de trabalho, alterações etc;
- mandatos : vendas, gerenciamento, SEPA, etc.
Eliminar o papel: os desafios da desmaterialização
Por que deixar de usar papel? As vantagens da desmaterialização de documentos [infográfico]: - economiza tempo
- economiza tempo;
- facilita o compartilhamento de informações dentro da empresa ou entre a empresa e seus clientes, parceiros, etc;
- incentiva o trabalho colaborativo por meio do acesso compartilhado aos documentos;
- centraliza o arquivamento de documentos;
- registra o histórico dos documentos, quando aplicável, e melhora a rastreabilidade;
- elimina o custo do papel, da impressão e até mesmo da postagem;
- Limpa o espaço de seu escritório;
- protege seus dados, desde a assinatura eletrônica de documentos até o arquivamento.
StarXpert
Qual é o valor legal de um documento desmaterializado?
O que a lei diz sobre a desmaterialização de documentos administrativos? De acordo com o artigo 1316-1 do Código Civil francês:
Os documentos eletrônicos são admissíveis como prova da mesma forma que os documentos em papel, desde que a pessoa que os originou possa ser devidamente identificada e que eles sejam elaborados e armazenados em condições que garantam sua integridade.
O valor legal difere dependendo se um documento é inicialmente produzido em uma mídia digital ou se é um documento em papel digitalizado.
Documento produzido digitalmente
No primeiro caso, o documento é gerado diretamente por um software: ele é único e é considerado original.
Documento digitalizado
O documento digitalizado não é considerado um documento original, mas uma cópia do documento em papel: sua autenticidade não pode ser comprovada, portanto, não tem valor legal. Somente o documento impresso pode ser usado como prova ; nesse caso, você deve manter o documento impresso.
Para que um documento eletrônico tenha valor legal, você deve ser capaz de :
- identificar o emissor do documento,
- manter o documento como foi emitido (isso levanta a questão do arquivamento),
- garantir que ele não possa ser alterado.
Para aproveitar os benefícios da desmaterialização, é fácil ver por que o software para criação, arquivamento, compartilhamento e assinatura de documentos é tão útil.
Como você pode gerenciar seus documentos desmaterializados de forma simples e segura?
Você já deu esse passo na transição digital e agora edita, compartilha e arquiva seus documentos administrativos. Tudo isso é muito bom, mas será que optar por um software on-line ou SaaS é seguro? Seus dados estão seguros?
Assinatura eletrônica de documentos
A assinatura eletrônica é uma etapa importante do processo desmaterializado, antes de os documentos serem armazenados e arquivados. Essa etapa, ainda mais do que as outras, exige que você deixe de lado seus antigos reflexos. Tudo é feito on-line: nem pense em imprimir um documento, assiná-lo e depois digitalizá-lo! Ele perderia seu valor legal.
A norma eIDAS define vários níveis de assinatura eletrônica. Essa norma é aplicável desde 1º de julho de 2014, mas obrigatória desde 1º de julho de 2017. Seu objetivo é aumentar a confiança nas transações eletrônicas; ela diz respeito tanto a empresas quanto a organizações públicas e cidadãos.
Os níveis de garantia da assinatura eletrônica são os seguintes:
- A assinatura eletrônica "simples": os dados estão em formato eletrônico e são anexados ou associados a outros dados eletrônicos. Ela permite :
- a identidade do signatário seja verificada de forma confiável;
- indicar o consentimento do signatário para assinar o documento.
- A assinatura eletrônica avançada:
- seja vinculada exclusivamente ao signatário ;
- permite que o signatário seja identificado
- possibilita a detecção de quaisquer alterações no documento após a assinatura;
- é criada usando uma ferramenta que garante o uso exclusivo do signatário.
- A assinatura eletrônica qualificada é criada usando uma ferramenta que garante o uso exclusivo do signatário e é baseada em um certificado de assinatura eletrônica qualificada.
Mais informações sobre o padrão eIDAS.
Os benefícios das assinaturas eletrônicas
Uma assinatura eletrônica :
- é à prova de falsificação, adulteração e não reutilizável;
- reduz o tempo de processamento de documentos em 30% ao permitir a assinatura on-line;
- facilita as trocas internacionais: tudo pode ser feito on-line;
- confere valor legal aos documentos;
- acelera a produção e o gerenciamento de cada arquivo, reduzindo assim os custos inerentes.
Arquivamento de documentos desmaterializados
Os documentos são arquivados após terem sido assinados eletronicamente. A estrutura legal exige que determinados documentos administrativos sejam mantidos por um determinado período de tempo.
O arquivamento é mais do que simplesmente armazenar documentos:
- Ele garante que documentos como contratos e faturas sejam mantidos por exigência legal;
- Ele garante a integridade do documento desmaterializado durante todo o período de armazenamento;
- Permite que evidências sejam associadas ao documento, como carimbos de data e hora ou o nome da pessoa que modificou o documento;
- Protege o documento: perda, exclusão involuntária (ou não) ou um problema de hardware no disco não são mais sinônimos de desaparecimento do documento.
O cofre digital, ou e-safe, é uma solução segura de todos os pontos de vista, garantindo que os documentos desmaterializados possam ser armazenados e mantidos inalterados, graças a uma terceira parte chamada de terceiro confiável.
As melhores ferramentas para assinar e arquivar seus documentos
oodrive_sign, garantindo o valor probatório de seus documentos
A quem se destina? Todas as empresas
O oodrive_sign acelera o ciclo de vida dos seus documentos graças à assinatura eletrônica, eliminando a necessidade de assinaturas manuais. O oodrive_sign conta com a empresa terceirizada de confiança CertEurope para oferecer um nível de assinatura adaptado às suas necessidades.
Os pontos fortes do oodrive_sign :
- trocas digitais seguras,
- processamento simplificado de documentos,
- uma solução francesa.
A Docusign acelera seu crescimento
Quem pode se beneficiar? Todas as empresas
A Docusign foi projetada para que empresas de todos os portes assinem seus documentos administrativos eletronicamente. O gerenciamento de assinaturas é simplificado: você pode assinar um documento eletronicamente em qualquer dispositivo sensível ao toque (smartphone, tablet, computador).
Os pontos fortes da Docusign :
- um painel de controle para monitorar o status dos documentos (assinados, pendentes),
- centralização de documentos assinados em um único ambiente seguro,
- um sistema de notificação para que os usuários saibam que um documento precisa ser assinado.
Green GED, uma nova maneira de pensar sobre EDM
A quem se destina? VSEs, PMEs, ETIs, grandes grupos e autoridades locais
Uma solução não convencional de gerenciamento de documentos, o Green GED se adapta aos hábitos de trabalho de seus usuários (e não o contrário!). Seus funcionários não ficarão mais relutantes em usar uma nova ferramenta considerada muito complexa. O Green EDM se integra perfeitamente à estrutura de árvore do Windows, para que você possa implementá-lo em tempo recorde.
Os pontos fortes do Green GED :
- EDM eficiente graças ao uso de tecnologias de alto desempenho: mecanismo de pesquisa, OCR, RAD LAD, codificação de vídeo, processamento e conversão de arquivos PDF, fluxo de trabalho, plano de arquivamento automático, etc;
- respeito aos seus dados: eles permanecem na sua infraestrutura e os direitos de usuário são automaticamente transferidos para o Green GED;
- uma licença ilimitada em termos de número de usuários e volume de dados processados, para otimizar os custos.
Universign, a assinatura eletrônica para simplicidade e conformidade
Quem deve usá-la? Empresas de todos os tamanhos e em todos os setores de negócios
O Universign é uma plataforma SaaS de assinatura eletrônica, selo eletrônico e serviços de carimbo de tempo para empresas que estão fazendo a transição digital.
Como um provedor de serviços confiável qualificado de acordo com o regulamento europeu eIDAS, a Universign ajuda você a digitalizar e simplificar seus processos (como faturamento ou contratualização). Você pode controlar os riscos legais e reduzir os custos e o tempo associados às suas transações digitais.
Disponível a partir de seu portal da Web ou integrada por meio de sua API diretamente em um aplicativo de negócios ou caminho de assinatura on-line, a assinatura eletrônica da Universign garante a segurança, mantendo-se ergonômica e fácil de usar .
Os pontos fortes da Universign :
- 3 níveis de assinatura: simples, avançado e avançado com certificado qualificado,
- uma oferta sem compromisso, sem limite de número de usuários, e preços baseados em pacotes ou uso,
- A Universign é membro da Adobe Approved Trust List, cujas assinaturas são automaticamente aprovadas no Adobe® Acrobat® ou Reader®.
Youdoc, uma solução modular e ágil
Quem deve usá-la? PMEs com mais de 100 funcionários, ETIs e grandes grupos
O Youdoc é uma solução intuitiva, confiável e versátil projetada para otimizar o gerenciamento de documentos. Ele oferece 3 módulos, que podem ser ativados mediante solicitação:
- O primeiro é dedicado à aquisição inteligente : digitalização de servidor de arquivos, corte de spool, digitalização com tecnologias RAD e LAD, controle de qualidade etc;
- o segundo para gerenciamento dinâmico de documentos : armazenamento, arquivamento, pesquisa, indexação, gerenciamento de versões, cronogramas de retenção, etc;
- terceiro, circulação: publicação em extranets, assinatura eletrônica e compartilhamento de seus documentos, etc.
As soluções da Youdoc garantem a conformidade com a legislação e são integradas a todo o seu sistema de informações.
Os pontos fortes da Youdoc :
- soluções adaptadas ao seu setor de negócios e aos seus requisitos funcionais,
- Acessíveis em modo integrado ao seu ERP ou em modo autônomo por meio de um portal da Web,
- Suporte sólido: uma equipe de especialistas, suporte técnico e um método de qualidade para ajudá-lo a gerenciar seus projetos.
Yousign, a referência francesa para assinaturas eletrônicas
Quem deve usá-lo? VSEs, PMEs, ETIs, grandes grupos e organizações públicas
Soluções de assinatura eletrônica seguras, simples e legais: essa é a promessa simples e eficaz da Yousign. Integre as assinaturas eletrônicas ao seu processamento de documentos administrativos com a Yousign, garantindo a conformidade e o valor legal dos seus documentos.
A Yousign também oferece arquivamento com valor probatório, pode ser usada como um cofre eletrônico e também é um terceiro confiável. A API da Yousign se integra facilmente às suas ferramentas existentes para aumentar a eficiência.
Os pontos fortes da Yousign :
- uma interface simples, clara e fácil de usar,
- certificações eIDAS, ETSI e LSTI,
- hospedagem segura de dados na França.
Zeendoc, o EDM inteligente para VSEs e PMEs
Quem deve usá-lo? VSEs, PMEs e autoridades locais.
O Zeendoc é uma solução inteligente de EDM que desmaterializa seus documentos e automatiza um número máximo de tarefas e processos administrativos. Capaz de reconhecer a natureza de um documento e arquivá-lo sem intervenção, ele também pode restaurar determinados dados, como uma data ou um valor. Imobiliário, saúde, contabilidade ou construção e obras públicas: seja qual for o seu setor de atividade, você economizará tempo e aumentará a eficiência.
Os pontos fortes do Zeendoc :
- digitalização de documentos usando um scanner, smartphone ou tablet,
- desmaterialização segura e em conformidade com as normas das faturas, graças ao arquivamento com valor probatório e à assinatura eletrônica certificada pelo RGS**,
- aumento do valor das informações, com a capacidade de encontrá-las com apenas alguns cliques, usando palavras-chave ou uma pesquisa multicritério.
A desmaterialização de documentos como uma vantagem competitiva
Para permanecerem competitivas, as empresas têm todo o interesse em concluir com êxito sua transformação digital, e a desmaterialização é uma etapa fundamental em um projeto mais amplo de transformação digital.
Depois de analisar os desafios e os benefícios da desmaterialização, vimos como um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos ou de assinatura eletrônica pode ajudá-lo nesse processo: em particular, ele facilita a organização e o gerenciamento de documentos no sistema de informações e otimiza o ciclo de vida dos documentos digitalizados e digitais.
Você já pensou em equipar sua organização com esse tipo de software? Quais poderiam ser os obstáculos para sua implementação?
Artigo atualizado, publicado originalmente em dezembro de 2018.
Artigo traduzido do francês