Carimbo de data e hora para garantir a integridade dos seus documentos eletrônicos
O que é registro de data e hora e por que ele é importante para as empresas? Embora esse processo seja usado para registrar a data e a hora de um evento no sentido tradicional, ele é particularmente importante quando se trata de transações e do processamento de documentos eletrônicos.
Em um contexto de transição digital, a transformação de seus processos de negócios traz consigo novos desafios. Manter a prova de trocas, rastrear ações realizadas em um documento on-line, saber a data exata da assinatura eletrônica de um documento são todas funções atribuídas ao carimbo de data/hora.
Mas para que exatamente ele é usado e como funciona? Quando os documentos com carimbo de data/hora devem ser usados e quais são suas vantagens? O appvizer fornece as chaves essenciais para você entender!
Descubra neste artigo:
Registro de data e hora: definição
Carimbo de data e hora eletrônico: datação e não mais edição
O carimbo de data e hora eletrônico é um processo que consiste em associar uma data e hora precisas (até o segundo mais próximo) e confiáveis aos dados, da forma mais segura possível.
Em um contexto de desmaterialização de documentos e processos comerciais, o carimbo de data/hora tem várias aplicações, incluindo
- certificar a data de uma assinatura eletrônica,
- comprovação da existência de um documento
- garantir o tempo das transações (compras, vendas, etc.),
- validação do recebimento de correio eletrônico,
- cumprir os períodos legais de arquivamento e retenção de documentos,
- datar uma fatura eletrônica quando ela for emitida, etc.
☝️ O registro de data e hora usado não pode ser um dispositivo que use um relógio do sistema (como um computador). Como a data e a hora podem ser alteradas manualmente no local, isso não dá nenhum valor legal à data de criação de um documento, por exemplo.
Da mesma forma, embora as ferramentas on-line possam ser usadas para alterar a data em que um documento foi criado ou modificado, ou até mesmo a data em que um arquivo foi acessado pela última vez, esses também não são sistemas de registro de data e hora reconhecidos legalmente.
Então, como é possível garantir a confiabilidade do processo de registro de data e hora?
Registro de data e hora certificado: garantindo segurança e conformidade
O carimbo de data/hora certificado é a garantia criptográfica de que os dados ou documentos com carimbo de data/hora não sofreram nenhuma modificação posterior e que a data registrada é precisa.
De acordo com o regulamento europeu eIDAS, o carimbo de data/hora qualificado permite garantir :
- a existência do documento em uma data e hora precisas, definidas usando uma fonte de Tempo Universal Coordenado (UTC);
- a integridade do documento, que certifica que seu conteúdo não foi modificado desde aquela data.
É aí que entra o PSCo (Trusted Service Provider, provedor de serviços confiável) de registro de data e hora. Graças ao seu equipamento seguro compatível com FIPS, esse provedor de serviços fornece um carimbo de data/hora certificado, que assume a forma de um selo eletrônico ou um token de carimbo de data/hora para um documento eletrônico.
Essa organização de confiança terceirizada está em conformidade com as obrigações estabelecidas no padrão RFC 3161 para se qualificar como uma Autoridade de Carimbo de Tempo (TSA).
Como funciona o registro de data e hora
Uma Autoridade de Carimbo de Tempo usa Infraestruturas de Chave Pública (PKI). O processo técnico é o seguinte:
- Um valor de hash é criado e enviado à TSA pelo aplicativo cliente (como um identificador exclusivo);
- Todas as alterações que precisarem ser feitas no arquivo serão comunicadas ao servidor TSA;
- A autoridade de registro de data e hora associa o hash a outras informações, inclusive a hora de referência. A chave privada da TSA é usada para assinar digitalmente o resultado, e um token de registro de data e hora é emitido e enviado ao cliente;
- Esse token, que contém todas as informações importantes de registro de data e hora, é recebido pelo aplicativo cliente e registrado na assinatura do documento ou do código.
ℹ️ Quando o arquivo com carimbo de data/hora é aberto, o aplicativo cliente autentica o TSA e verifica se o carimbo de data/hora foi emitido por um TSA confiável. Um novo hash dos dados é calculado e comparado com o hash original. Se alguma alteração tiver sido feita após o carimbo de data/hora, a falta de confiabilidade dos dados será informada.
Qual é a vantagem de uma solução de registro de data e hora de documentos?
Dar valor à evidência
O registro de data e hora de um documento eletrônico tem valor legal: ele atua como prova irrefutável no caso de uma contestação ou disputa legal.
A aplicação de um token de carimbo de data/hora ou selo eletrônico, por meio do serviço de carimbo de data/hora, permite comprovar :
- a integridade ou a não alteração do documento: nenhuma alteração foi feita desde o carimbo de data/hora;
- a anterioridade do documento: a data de emissão é a data do carimbo do tempo;
- confirmação de recebimento: o carimbo atesta a data e a hora de recebimento de um e-mail;
- a natureza executória do documento: ele constitui uma prova que pode ser usada perante uma autoridade legal;
- rastreabilidade de todas as ações realizadas durante o processamento do documento.
Garanta a conformidade de seus documentos e transações
O uso de um sistema confiável dedicado ao registro eletrônico de data e hora de documentos pode ser de vital importância para a emissão de documentos desmaterializados e para a realização de transações com seus clientes, parceiros e fornecedores, em total conformidade.
Seus aplicativos empresariais garantem a conformidade e a confiabilidade de vários tipos de documentos e transações, incluindo
- faturas eletrônicas
- recibos de pagamento desmaterializados
- cópias autenticadas de documentos digitais com valor legal,
- assinaturas eletrônicas de documentos, etc.
Carimbo de data e hora certificado e assinatura eletrônica
Para garantir a natureza legal de uma assinatura eletrônica, a data e a hora do computador usado não constituem, de forma alguma, prova legal.
Entretanto, uma assinatura com carimbo de data/hora tem os seguintes benefícios:
- a segurança e a integridade da assinatura são aprimoradas;
- o conteúdo com carimbo de data/hora é irrevogável;
- a data e a hora da assinatura são mais confiáveis;
- a confidencialidade do signatário é preservada, de acordo com o RGPD;
- processamento mais rápido dos arquivos;
- os procedimentos e a tomada de decisões são acelerados, etc.
O processo de registro de data e hora certificado de uma assinatura de documento eletrônico permite que a validade da assinatura seja perpetuada com a validação de longo prazo (LTV). Assim, a assinatura pode ser autenticada e, portanto, a autenticidade do documento pode ser comprovada a qualquer momento.
Seleção de terceiros confiáveis
Para qualquer empresa, é essencial usar um sistema de carimbo de data/hora certificado para garantir a existência, a integridade e a anterioridade de seus dados e documentos eletrônicos.
Em muitos casos, o carimbo de data/hora está incluído na sua solução de assinatura eletrônica, como o DocuSign, que gerencia, envia e assina documentos eletrônicos, além de integrar o sistema de carimbo de data/hora.
Ao optar por um "provedor de serviços de carimbo de data/hora eletrônico " (PHSE), conforme definido pelo RGS (référentiel général de sécurité), que ofereça um serviço em conformidade com o FIPS (Federal Information Processing Standard), você pode garantir a segurança e a legalidade de todos os seus processos.
Esse é o caso da Universign, um Prestador de Serviços Confiável (TSP) qualificado de acordo com a regulamentação europeia eIDAS e reconhecido como uma autoridade confiável pela Adobe, que oferece carimbo de data/hora qualificado diretamente integrado aos serviços de assinatura e selo eletrônicos de sua solução.
Valor legal com o clique de um botão
Para assegurar a melhor garantia possível de confiabilidade e segurança dos documentos, não hesite em recorrer a autoridades confiáveis de carimbo de data/hora ou a carimbadores de data/hora de terceiros, por todas as vantagens que descrevemos.
Mais do que apenas garantir a data e a hora de seus documentos, transações e assinaturas eletrônicas, o carimbo de data/hora permite rastrear com certeza cada evento e estágio do ciclo de vida de um documento, desde sua criação até seu armazenamento, gerenciamento e distribuição. Isso o torna particularmente útil para plataformas colaborativas e espaços de trabalho digitais.
Você está pronto para carimbar seus documentos com tranquilidade?
Artigo traduzido do francês