Assinatura eletrônica: a ferramenta essencial para validar seus documentos com o clique de um botão
A crise da saúde mudou muitos aspectos de nossa vida cotidiana, especialmente a maneira como trabalhamos. O trabalho remoto gerou problemas no mundo do teletrabalho : como assinar documentos remotamente e, acima de tudo, como garantir que eles sejam válidos?
O software de assinatura eletrônica e os pads de assinatura eletrônica forneceram a solução para esse problema. Essas ferramentas inteligentes e eficazes permitem digitalizar e acelerar seus processos de tomada de decisão. Ao integrar assinaturas eletrônicas em todos os seus documentos e contratos.
A desmaterialização realmente revolucionou o mundo dos negócios, eliminando a necessidade de enviar documentos pelo correio e reduzindo o risco de perda ou erros no conteúdo de seus documentos, principalmente nos contratos. Essas plataformas se tornaram indispensáveis para os gerentes de hoje.
Mas o que exatamente é um bloco de assinatura eletrônica? Para que ele é usado e quais são seus benefícios para as empresas? E quais ferramentas são usadas para otimizá-lo? Descubra neste artigo.
O que é um sistema de gerenciamento de assinaturas eletrônicas?
Definição
Um sistema de gerenciamento de assinatura eletrônica, também conhecido como sistema de gerenciamento de assinatura eletrônica ou digital, é um software que permite que um documento eletrônico seja validado de acordo com um circuito antes de ser assinado eletronicamente.
Ele permite que as organizações validem e assinem documentos de forma totalmente desmaterializada . Tudo isso garantindo o mesmo valor legal de um original em papel.
Seja qual for o departamento em que você trabalha, o teclado de assinatura eletrônica é uma solução que pode ser adaptada a todos os tipos de documentos:
- contratos assinados eletronicamente
- faturas digitais
- formulários de pedidos desmaterializados
- documentos administrativos, etc.
Como funciona um teclado de assinatura eletrônica?
Um servidor de assinatura eletrônica funciona em 8 estágios distintos:
- criação de um objeto "documento", seja por importação manual ou por saída de um programa de software que produz esse documento,
- definição de metadados para o objeto em questão,
- seleção e configuração de um circuito de validação e assinatura(s) eletrônica(s),
- envio para esse circuito e notificação dos envolvidos no circuito,
- validação ou recusa,
- monitoramento contínuo do progresso e acesso ao histórico de processamento,
- assinatura eletrônica, usando um certificado eletrônico,
- armazenamento do objeto "documento" ou exportação para outro software.
Por que usar um bloco de assinatura eletrônica?
Garanta a confidencialidade e a rastreabilidade das trocas
Um painel de assinatura eletrônica torna possível proteger o armazenamento e o uso de documentos, pois integra contratos digitalizados em uma cadeia de validação totalmente desmaterializada. Esses circuitos são seguros, de modo que não é qualquer pessoa que pode acessá-los.
Todas as ações realizadas pelos usuários no documento são registradas: modificação, envio, assinatura, etc., permitindo o rastreamento das trocas. Você tem acesso ao histórico completo do processo de validação, o que lhe dá uma visão geral completa do ciclo de vida do documento.
Essa rastreabilidade também pode ser usada como "prova " no caso de um problema ou disputa administrativa.
Beneficie-se de uma ferramenta de alto desempenho em tempo real
Um sistema de gerenciamento de assinaturas eletrônicas é a sua ferramenta para validação e circulação de documentos digitais. Ele está conectado a todos os seus aplicativos e pode ser acessado por todos os seus departamentos.
Isso significa que cada usuário pode acompanhar o andamento de documentos específicos de suas funções e tarefas em tempo real.
Um parágrafo eletrônico é, portanto, uma verdadeira vantagem para as empresas, que poderão acompanhar, criar, modificar, validar e assinar todos os seus documentos em uma única plataforma.
A longo prazo, um bloco de assinatura eletrônica otimiza seu processo de tomada de decisões. Dessa forma, ele proporciona maior capacidade de resposta e eficiência durante o manuseio de seus processos de documentos.
Aumente a produtividade e reduza os custos
Um painel de assinatura eletrônica pode ser acessado on-line por meio de uma simples conexão com a Internet. Assim, você pode validar, rastrear e assinar seus documentos em qualquer lugar, a qualquer momento. Além disso, essa acessibilidade é diversificada: tablet, computador, smartphone... a informação é promovida ao máximo.
Essa vantagem é um verdadeiro impulsionador de desempenho e produtividade para você e suas equipes, que podem acelerar os processos de processamento como resultado.
Além disso, o uso de um teclado de assinatura eletrônica ajuda a reduzir custos, pois diminui todas as despesas associadas ao uso de papel, postagem, etc.
Quais ferramentas devo usar? Exemplos de software
Para rubricar um documento, você pode escolher entre o software de assinatura eletrônica e as iniciais eletrônicas.
Com o software de assinatura eletrônica, você pode transmitir rapidamente seus documentos e evidências de apoio eletronicamente em questão de segundos, sem nenhum risco à segurança dos dados.
Na verdade, graças à autenticação forte e ao arquivamento com valor probatório, o software de assinatura eletrônica é uma verdadeira revolução na automação e desmaterialização de documentos.
A solução de assinatura eletrônica da Lex Persona é um excelente exemplo. Essa ferramenta fácil de usar e de aprendizado extremamente rápido permite desmaterializar os processos de validação e assinatura de documentos com apenas alguns cliques. E mais? Você se beneficia de um carimbo de data e hora qualificado pelo eIDAS que garante a integridade do documento.
É bom saber: o software de assinatura eletrônica pode substituir o uso de um bloco de assinatura eletrônica. Na verdade, quando uma assinatura eletrônica é afixada em uma única parte do documento, ela garante a integridade de todas as suas páginas.
Portanto, você pode recorrer à plataforma 100% on-line da Universign com total confiança para assinar seus documentos eletrônicos com facilidade e garantir a integridade deles. Seu serviço de carimbo de data e hora, qualificado de acordo com o regulamento eIDAS, certifica o momento exato da assinatura e criptografa o documento para que ele não possa ser alterado.
Em resumo 📝
Para validar seus contratos e documentos em formato digital, um bloco de assinatura eletrônica pode ser substituído com total confiança por um software de assinatura eletrônica. Essas ferramentas garantem a integridade de todas as páginas do documento, simplesmente assinando-o eletronicamente. Uma economia de tempo óbvia quando você precisa assinar e rubricar regularmente contratos de várias dezenas de páginas, não é mesmo 😉
Para recapitular, aqui está uma visão geral de todos os benefícios de configurar a assinatura eletrônica e o software de registro de assinatura eletrônica em sua empresa:
- processamento e distribuição mais rápidos de seus documentos em formato eletrônico,
- desmaterialização em conformidade com os impostos, de acordo com a diretriz europeia,
- arquivamento eletrônico garantido e documentos assinados eletronicamente,
- trocas eletrônicas seguras,
- processos simplificados de troca de dados,
- uma abordagem de CSR que beneficia a empresa e sua imagem de marca etc.
Se quiser saber mais, dê uma olhada em nossa comparação do melhor software de assinatura eletrônica.
Tudo o que resta a você é avaliar as diferentes opções e escolher sua futura ferramenta!
Artigo traduzido do francês