Ferramentas de direção: os melhores painéis de controle para sua empresa

Uma boa ferramenta de gerenciamento ajuda a resolver todos os problemas enfrentados por qualquer empresário. Quais são os indicadores-chave de desempenho (KPIs ) que você usa para monitorar o progresso diário de sua empresa? Em que você baseia suas decisões? Como você pode avaliar os resultados ao longo do tempo? E, acima de tudo, como você sabe o que fazer para melhorá-los?

Antes de comparar os diferentes painéis, precisamos ver como eles respondem aos problemas que podem estar afetando você.

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Visão geral do gerenciamento de projetos

Sem ferramentas de gerenciamento, você está com a cabeça na areia

Dirigir sua empresa pela visão não o levará a lugar algum. Você é diretor de uma empresa que está começando? Ou um gerente de uma pequena empresa? Você sabe o que é estar com pressa e o que significa estar "debaixo d'água", e está fazendo malabarismos com os prazos. Você tem um problema urgente atrás do outro, sem tempo para respirar nem para analisar. Assim como os jovens empresários, você lida com os assuntos mais urgentes sem nenhuma estratégia. E esse gerenciamento de emergência, que deveria ser único, vem ocorrendo há algum tempo.

Indicadores de desempenho: o resto é só aparência

O mais complicado de ter a cabeça na areia é confiar em um sentimento enganoso. Você está cheio de trabalho, há cada vez mais clientes. Do lado de fora, isso parece positivo. Na verdade, se há demanda, é porque você encontrou o seu mercado. As luzes parecem estar verdes e o barômetro está em um bom nível. Mas esses não são indicadores de desempenho, apenas aparências, e não provam de forma alguma que sua empresa está no caminho certo.

Os indicadores de desempenho, ou KPIs, incluem, por exemplo:

• indicadores de desempenho financeiro: taxa de retorno, fluxo de caixa, tempo necessário para pagar clientes e fornecedores etc.
• indicadores de desempenho organizacional: capacidade de produção, requisitos de subcontratação, taxa de absenteísmo etc.
• indicadores de desempenho comercial: vendas, análise competitiva, etc.
• indicadores de responsabilidade social corporativa: consumo de energia e matérias-primas, bem como bem-estar dos funcionários.

A medição do desempenho é a única coisa que conta

Do ponto de vista interno, a análise pode ser bem diferente. O número de clientes pode ter aumentado, mas o índice de satisfação deles está caindo. E o tempo médio necessário para processar uma solicitação? Ele pode ter dobrado, o que explicaria o colapso do índice de fidelidade. Em outras palavras, confiar nas aparências é arriscado. Para levar as coisas até o fim, você precisa de evidências mais tangíveis. Você precisa medir seus pontos fortes usando ferramentas de medição de desempenho, como uma auditoria, por exemplo, que pode ser realizada internamente, para garantir que sua empresa esteja saudável e na direção certa.

Como obter melhor controle sobre sua gestão?

Visão de longo prazo

Para avaliar a trajetória geral, primeiro você precisa saber para onde está indo. Antes mesmo de iniciar o processo de recrutamento, você precisa saber para onde está indo. Um marinheiro nunca zarpa sem conhecer seu curso. O mesmo vale para sua empresa. Defina um curso para que você possa avaliar sua posição posteriormente. Caso contrário, é muito tentador ser um cata-vento. Se você se deixar levar pelas ondas, acabará voltando ao ponto de partida, andando em círculos ou à deriva.

A boa governança requer uma gestão estratégica

Não há nada de definitivo em definir um curso. Você não deve ter medo de mudanças e não deve hesitar em reverter uma decisão se ela for errada. Como você pode ver, a agilidade não é apenas um método de gerenciamento, mas o princípio essencial de um bom gerente. Ele precisa ser capaz de se recuperar e adaptar sua abordagem financeira e de marketing para se adequar ao contexto.

Isso exige uma série de habilidades, não apenas em gestão, mas também em questões econômicas. Essa é a definição de um bom gerente e o que o torna eficaz: ele assume suas responsabilidades, não tem medo dos custos de investimento ou de recursos humanos, busca a inovação, não hesita em comunicar suas ideias e busca um único objetivo: a melhoria contínua. Essa é a famosa metodologia iterativa, conhecida como lean, que é particularmente apreciada pelas start-ups: ir ao essencial, investir e fazer isso com zero desperdício.

© L'Agiliste

Mantenha uma estrutura estruturada

Você será mais rápido para tomar as decisões certas se entender o contexto. Seu itinerário inicial está fadado a evoluir. No entanto, ele continuará a servir como um quadro de referência, fornecendo um link transversal para os estágios de sua jornada. Em outras palavras, seu conceito inicial, a ideia que o fez começar, não deve mudar muito. Sua abordagem ao mercado deve estar aberta a mudanças, mas você precisa manter uma estrutura estruturada, uma estratégia implementada desde o início. Por exemplo, se você decidiu vender um novo aplicativo, adapte-se ao mercado, evolua, mas nunca perca de vista seu objetivo: seu aplicativo e sua funcionalidade.

Desenvolvimento de seu sistema de informações

Seu sistema de informações é composto por todos os recursos de que você precisa para gerenciar seus negócios e manter o rumo. Isso envolve a instalação das ferramentas certas.

Criação de seus primeiros painéis

Projetar um painel de gerenciamento é, antes de tudo, uma questão pessoal. Desenvolvê-lo é tão importante quanto o próprio gerenciamento, e você não pode fazer isso às cegas. A primeira ferramenta de gerenciamento de que você precisa deve ser um balanced scorecard, mas, para elaborá-lo, você precisa identificar suas necessidades e definir seus objetivos. Essa avaliação assume a forma de perguntas: quais são seus objetivos de curto, médio e longo prazo? Para onde você quer levar sua empresa? Como você quer que ele se desenvolva? Uma vez que esses elementos tenham sido decididos, eles precisam ser traduzidos em métricas, ou seja, em números: número de clientes, cobertura de mercado, taxa de retenção, volume de negócios gerado.

Aprendendo a dominar a ferramenta

Com esses elementos iniciais, você pode começar. Crie sua tabela. Para começar, o Excel é suficiente. Ele permite que você estabeleça uma relação inicial com esse tipo de ferramenta. O truque é formalizar esse primeiro rascunho. Alguns dos modelos fornecidos pela ferramenta economizarão seu tempo. No entanto, tenha cuidado para não perder de vista suas características específicas ao tentar encaixá-las em um molde excessivamente genérico.

Os limites do Excel

O Excel rapidamente se mostra limitado. Poderosa em termos de cálculos e possibilidades, a ferramenta, no entanto, mantém uma quantidade significativa de parametrização manual. Você precisa inserir suas fórmulas e criar links de uma planilha para outra. Os dados são estáticos e não podem ser atualizados facilmente.

Ferramentas de gerenciamento para pequenas organizações

Para apoiar o crescimento de pequenas e médias empresas, a funcionalidade do painel pode ser integrada ao escopo geral da sua ferramenta ERP (Enterprise Resource Planning).

É isso que a Axonaut oferece. Software de gestão empresarial que combina ERP e CRM, um de seus pontos fortes é a interface amigável para monitorar sua atividade.

Ideal para VSEs e pequenas PMEs, ele ajuda a gerenciar seu fluxo de caixa graças a uma conexão direta com sua conta bancária e a painéis intuitivos para aprimorar seu gerenciamento organizacional (férias, compromissos, tarefas, relatórios de despesas etc.).

Business Intelligence para organizações de médio a grande porte

Um painel de vendas conectado e personalizado

Vários editores de software SaaS (Software as a Service) oferecem painéis que podem ser sincronizados com suas outras ferramentas de negócios. Usando APIs (Interfaces de Programação de Aplicativos), seus dados contábeis são alimentados diretamente nos painéis. Esse software não substitui um bom contador, mas o ajuda a gerenciar suas contas. Assim, você tem todas as informações mais recentes na ponta dos dedos, para que possa tomar decisões rápidas.

Módulos para geração de relatórios

Alguns produtos de software SaaS são módulos autônomos, como o MyReport, que produz relatórios com base em seus dados. A Microsoft também tem sua solução Power BI. O programa Quickstart da Vizzboard é outra boa alternativa. E se você tiver grandes conjuntos de dados, o Bime, com sua capacidade de lidar com Big Data, é a solução ideal.

Uma solução de gerenciamento de desempenho

O EMAsphere é um bom exemplo disso, dedicado a PMEs e pequenas e médias empresas. Com painéis de controle intuitivos e dinâmicos, ele permite que você tome as decisões certas no momento certo para otimizar o gerenciamento da sua empresa. Essa solução colaborativa se integra perfeitamente ao seu software existente, como EBP Compta, Sage 100, Exact, etc.

Plano de negócios, orçamento, fluxo de caixa, previsões, fluxos operacionais... O EMAsphere pode se tornar rapidamente uma ferramenta indispensável para o gerenciamento de sua empresa.

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Análise a serviço de sua gestão de negócios

Muitas vezes estamos tão ocupados que nos esquecemos de analisar. E, no entanto, os números têm muito a nos ensinar. Para que eles falem por si mesmos, equipe-se com painéis de controle personalizados para o gerenciamento de seus projetos. E fique de olho neles: você evitará se desviar do curso.

Artigo atualizado, originalmente publicado em abril de 2018.