Software de Gestão de projetos

Gestão de projetos software: guia de compras

O que é um gerenciador de projetos?

Definição

Um gerenciador de projetos é uma ferramenta (ou software), de gestão dedicada ao planejamento de tarefas inerentes aos projetos de acordo com as restrições de tempo, recursos e custos. É utilizado para organizar o trabalho em equipe, conforme a metodologia de trabalho escolhida.

Como funciona

O gerenciador de projetos é projetado em torno de uma ou mais metodologias de trabalho (Agile Scrum, PMBOK, Prince 2, Critical Path, PERT, etc.). Oferece assim um modelo para executar e monitorar o ciclo de vida de um projeto em condições adequadas. As ferramentas de gerenciamento de projetos são projetadas para aumentar a produtividade da equipe do projeto, simplificando e automatizando a organização do trabalho.

A maioria das ferramentas atuais são também poderosas soluções colaborativas que criam sinergia entre os participantes do projeto (gerente de projeto, engenheiros, clientes, etc.).

Quais são as funcionalidades de uma ferramenta de gestão de projetos?

O software de gestão de projetos oferece funcionalidades que vão desde simples gerentes de tarefas até portfólios de projetos:

• Gestão de tarefas: criação, atribuição e acompanhamento de tarefas
• Controle do tempo: estimativa de tempo e ficha de tempo para controlar o tempo gasto em um projeto ou um conjunto de tarefas
• Gráfico de Gantt: gráfico que permite acompanhar e antecipar o progresso do projeto. Visualização de marcos (milestones)
• Planejamento e monitoramento das atividades: dividir o projeto em várias etapas, coordenar as tarefas atribuídas, estabelecer uma cronologia, etc.
• Gestão de custos: compra de equipamentos, orçamento vinculado a pessoas, alertas de risco de desvio de orçamento...
• Colaboração e gestão dos fluxos de informação: compartilhamento de dados, resumo de acompanhamento, eventuais alertas, etc.
• Dashboard e relatórios para gerenciar o acompanhamento do projeto
• Gerenciamento do Portfólio de Projetos (PPM, Project Portfolio Management)
• Faturamento de um projeto, uma tarefa ou tempo gasto com um cliente
• Gestão da carga de trabalho
• Controle de documentos: compartilhamento de documentos uma única interface para centralizar arquivos
• Roteiro (roadmap): Lista de entregas planejadas ao longo do tempo
• Gestão do fluxo de trabalho do projeto

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Para quem são as soluções de gerenciamento de projetos?

A ferramenta de gerenciamento de projetos permite gerenciar prazos, mas também rastrear seus orçamentos com precisão. Cada participante tem acesso à informação de que necessita para realizar a tarefa que lhe foi atribuída. Relatórios detalhados de faturamento, contabilidade, gestão de estoque e evolução estão a poucos cliques de distância. O gerenciador de projetos é, portanto, adequado para todos os tipos de empresas:

Empresas que trabalham em modo projeto

Qualquer empresa pode trabalhar em forma de projeto para ser mais ágil e produtiva em suas atividades e processos. Na prática, proporciona a todos os colaboradores a possibilidade de assumir responsabilidades e permite à empresa adaptar-se rapidamente às mudanças que encontra. Neste caso, ferramentas de gestão de tarefas colaborativas ou simples ferramentas de planejamento são suficientes para organizar o volume de trabalho em equipes.

Organize o trabalho de sua equipe facilitando a troca de arquivos e usando ferramentas de comunicação. O gerenciador de projetos fornece informações centralizadas, gestão de documentos otimizada e acesso rápido a painéis de controle e relatórios. A gestão de horários e a gestão de tarefas também são funcionalidades importantes.

SSII: Gerenciamento de projetos de TI

O gerenciador de projetos permite às empresas de serviços de TI (prestadores de serviço, desenvolvedores etc) gerenciar eficientemente o processo de desenvolvimento, mas também garantir prazos de entrega aos clientes. Permite assegurar a elevada qualidade técnica e reagir rapidamente a eventuais problemas.

Gestão interna do projeto

Muitas empresas aderem a gestão de projetos online, trabalhando de forma remota com seus colaboradores. Isto é o que o gerenciador de projetos web ou SaaS oferece. Esta ferramenta estratégica é ideal para o gestor de projetos gerenciar recursos e monitorar o progresso em tempo real.

Quais são as vantagens de utilizar um gerenciador de projetos?

Um gerenciador de projetos em conjunto com a metodologia Agile é uma verdadeira vantagem para a sua empresa. Aqui estão algumas características e módulos inovadores que se tornarão essenciais para o seu trabalho diário:

Vantagens

• Economia de tempo: acesso rápido a informações e documentos
• Acesso ao diagrama de Gantt: esta é uma ferramenta que facilita a gestão do projeto, permitindo visualizar as diferentes etapas e milestones do projeto ao longo do tempo.
• Relatórios detalhados: todos os colaboradores têm acesso a esses relatórios para rastrear dados da organização ou financeiros.
• Conexão a partir de diferentes dispositivos: seja numa reunião de negócios ou em viagem, você pode consultar o seu gerenciador de projetos a partir do seu computador, tablet ou smartphone. O sistema é atualizado em todos os dispositivos simultaneamente.
• Um espaço de trabalho colaborativo: troque informações fácil e rapidamente com todos os colaboradores envolvidos no projeto, ao invés de gerar mais e-mails.
• Segurança: coloque arquivos em seu espaço de armazenagem, para que todos os envolvidos possam acessá-los com segurança.
• Gestão de risco: divergências de orçamento ou atrasos nas entregas
• Espaço de armazenagem para todos os arquivos e anexos
• Atribuição rápida de tarefas entre colaboradores

Desvantagens

• Muitos gerenciadores de projetos são na verdade gerenciadores de tarefas.
• Um curso de gestão de projetos (metodologia) é um pré-requisito importante.
• A implementação de uma nova ferramenta pode ser complicada

Como escolher um software de gestão de projetos?

Alguns softwares só estão disponíveis para download, outros estão disponíveis no modo SaaS (aplicações web). O Excel é aconselhável evitar (inadequado).

Critérios

• Integração: Sincronização com Dropbox, Google Drive, CRM, software de contabilidade, ERP (Enterprise Resource Planning), gestão de inventário e outro softwares de escritório (Microsoft Office)
• Modo SaaS (Full Web) ou local (instalado em Windows, Mac OS)
• Usabilidade: simplicidade, interface intuitiva

Software gratuito de gestão de projeto e software de código aberto

• Redmine: um software Open Source desenvolvido em Ruby com uma base de dados MySQL
• Asana: um gestor de tarefas com versão gratuita, porém limitada (ideal para MEIs, autônomes e start-ups)
• Trello : Visualização Kanban, também com uma versão gratuita e possibilidade de upgrade para versão mais completa.

Software de gestão de projetos pagos

• Jira
• Planzone (teste gratuito)
• Wimi
• Microsoft Project (MS Project)
• Plano Bubble
• Podio
• Gênio
• NQI Orchestra
• Smartsheet
• Project Monitor
• Ganttproject
• Genius Project (demo possível)
• Artia