Reembolso de Despesas software: guia de compras
O que é um reembolso de despesa?
Quando funcionários de uma empresa efetuam gastos utilizando seus recursos pessoais (cartão de crédito pessoal, por exemplo), para fins profissionais ou decorrente de suas atividades e tarefas profissionais. Com quando um vendedor, em uma viagem de negócios, irá usar táxi, almoçar, talvez pagar o almoço para seu futuro cliente. Essas despesas deverão ser reembolsadas pela empresa, uma vez que o colaborador efetuou gastos não para si mesmo, mas para a empresa.
E o que são softwares de reembolso de despesas?
Eles são softwares online (em nuvem) que permitem simplificar, automatizar e otimizar todos os processos relacionados ao gerenciamento de despesas comerciais, despesas de viagem, quilometragem e tudo relacionado a despesas profissionais. Graças a estes programas você pode processar imediatamente pedidos de reembolso relacionados a despesas profissionais (de qualquer lugar e a qualquer momento).
Como funcionam os programas de reembolso de despesas?
As ferramentas de reembolso de despesas on-line de uma empresa são adaptadas às necessidades do negócio:
Gerenciar despesas dos funcionários
Site e aplicação de celular (smartphone e tablet), para que os seus funcionários possam inserir suas despesas profissionais.
- Preencha um formulário para solicitar um reembolso;
- Anexe uma imagem (foto do bilhete, recibo ou fatura);
- Envie o pedido de aprovação.
Gestão de empresas
O responsável pelos reembolsos se conecta da mesma forma que os funcionários (através de um portal ou uma aplicação), ele tem um painel de controle que lhe dá uma visão global de todos os processos e relatórios de despesas. As duas principais funções são:
- Aceitar ou rejeitar pedidos de acordo com as políticas de reembolso;
- Alterações ou liberações manuais para exceções (fora da política).
Na aprovação das solicitações, o reembolso dos funcionários e colaboradores é feito automaticamente e a transação é sincronizada com o software de contabilidade ou ERP da empresa.
Quais empresas utilizam softwares de reembolso de despesas?
Os autônomos e as PMEs não verão uma grande mudança em seus processos com a implementação de um programa, neste caso o software de contabilidade pode ser suficiente para gerenciar as despesas corporativas. Estas aplicações destinam-se principalmente a empresas com estruturas maiores, com o objetivo de facilitar e agilizar o trabalho dos departamentos envolvidos: rh, financeiro e demais áreas.
Principais funções de um software de reembolso de despesas
Existem ferramentas de recursos humanos que incluem estas funções dentro de seus sistemas, porém podem não são tão completas quanto as ferramentas especializadas em reembolso de despesas.
- A introdução/digitalização de recibos de viagem e de despesas profissionais,
- A gestão de notas e faturas,
- Pedidos de reembolso,
- Validação do reembolso,
- Gestão de pagamentos,
- Histórico de despesas,
- Recuperação de taxas e impostos (quando se aplicam);
- Geração de relatórios de despesas.
Os programas de reembolso de despesas como Captio, Notilus, Expensya e Tickelia possuem plataformas que permitem a inclusão de fotos da fatura para anexar ao pedido de reembolso.
Algumas aplicações oferecem funcionalidades avançadas como o preenchimento de formulários utilizando a tecnologia OCR (Optical Character Recognition), estas funcionalidades permitem às empresas ganhar tempo significativo durante o processo de reembolso das despesas corporativas.
Exemplos de recursos avançados em aplicativos de controle de reembolsos:
- Fluxo de aprovação,
- Integração com outros sistemas empresariais (ERP, contabilidade, RH...)
- Exportação de dados (Excel, PDF,...),
- Reconhecimento de dados bancários,
- Conexão com bancos para gerar os reembolsos,
- Gestão em moedas diferentes,
- Gestão das despesas de viagem com o seu próprio veículo (quilómetros percorridos, etc.),
- Geração de relatório de despesas;
- Detalhes de pagamento: dinheiro, cartão de crédito, pré-pago,
- Modo off-line para aplicações móveis,
- Painéis com gráficos, indicadores-chave de desempenho (KPIs) e relatórios para controlar e analisar as despesas da empresa por categoria, departamento, etc.
Por que usar um software de reembolso de despesas?
Estas ferramentas facilitam a gestão das despesas corporativas. Aqui estão algumas das vantagens e desvantagens desses softwares:
Vantagens dos softwares de reembolso de despesas
Se você ainda não sabe como reduzir despesas em uma empresa, nós lhe dizemos que aplicações de controle de custos são a solução. A apresentação de relatórios de despesas, permitirá que sua empresa tome melhores decisões para o planejamento de recursos destinados a despesas corporativas, viagens, refeições, etc. Além disso:
- Não será mais necessário passar horas organizando notas e faturas em papel, e a preencher planilhas. Agora tudo é digitalizado e gerido em um só lugar.
- Otimização dos fluxos de trabalho, automatizando algumas tarefas monótonas e administrativas.
- As despesas dos funcionários são tratadas rapidamente.
- Melhoria da relação com o cliente (transparência): as despesas reais servem como justificativa/demonstração para as cotações e faturas enviadas aos clientes.
- Integração com outros programas, incluindo o software de gerenciamento de projetos, para que você possa acompanhar o tempo, gerenciamento de viagens de negócios e viagens de negócios.
- Ter um histórico de despesas profissionais, permite fazer uma análise detalhada do relatório de despesas e otimizar a gestão de custos.
Desvantagens dos softwares de reembolso de despesas
- A ferramenta deve ser capaz de se conectar com um grande número de soluções de TI utilizadas pelas empresas: software de faturamento, ERP, gestão de projetos, sistema de contabilidade, folha de pagamentos, etc.
Qual software de reembolso de despesas escolher?
Além das necessidades da sua empresa, o tamanho da sua empresa e o orçamento disponível, há três outros aspectos a considerar ao escolher um programa:
- Interface, deve ter uma interface intuitiva e fácil de usar.
- Mobilidade, certifique-se de escolher um software online, de preferência um que tenha uma aplicação móvel e que ofereça a possibilidade de ser utilizado offline.
- As funções:
- Os funcionários têm a opção de poder consultar os reembolsos em aberto e efetuados.
- Os diretores e gerentes devem ter a opção de validar rapidamente as despesas, consolidar os valores para reembolso e gerar dados para a contabilidade sem ter que inseri-los novamente.
