Faturamento software: guia de compras
O que é um sistema de faturamento?
Definição
O programa de faturamento é uma solução, que automatiza a gestão de cotações, faturas e rastreamento de pagamentos. Alguns também monitoram o fluxo de caixa e são integrados com meios de pagamento online. O sistema de faturamento é como um assistente de contabilidade para pequenas empresas (PMEs e MEIs). Alguns softwares de faturamento são até mesmo adaptados a autônomos, freelancers sem um contador oficial de contas, construtores ou profissões liberais.
Como é que funciona?
A fatura é o documento que reflete o montante de pagamento esperado, daquilo que foi vendido/negociado com o cliente. Como empresa, você é o credor e os seus clientes são os devedores.
O sistema de faturamento e cotação foi concebido para o ajudar no controle dos seus documentos de gestão comercial e tarefas administrativas. Ele permite que você crie contatos e clientes e depois um modelo de fatura, um modelo de cotação e um modelo de pedido de compra. O software de cotação também lhe permite criar uma lista de serviços de produtos que podem ser facilmente adicionados ao pedido de compra, cotações, fatura e, em alguns casos, emissão de nota fiscal.
Finalmente, o software de faturamento criará automaticamente os documentos com base nos modelos, ao inserir corretamente o nome da empresa do vendedor e do comprador com o seu endereço, a data de conclusão da venda, a quantidade de mercadorias vendidas, o preço unitário, a data de vencimento do pagamento da fatura e as penalizações por atraso de pagamento em caso de não pagamento. Com o software online, você pode facilmente criar suas faturas e gerenciar suas cotações, depósitos e notas de crédito!
Para ir mais além, o software de gestão comercial possibilita a gestão de mercadorias, relações com fornecedores e controle de estoque. Existem diferentes tipos de software de gestão comercial online.
Quais são as principais características de um sistema de faturamento?
O software de faturamento, complementar ao software de contabilidade, apoia-o diariamente na criação e gerenciamento dos seus documentos comerciais e faturas, simplificando tudo para que você ganhe em eficiência e controle. Descubra algumas das funcionalidades desses programas:
- Gerar as suas cotações e faturas. Ao preencher as informações de seus clientes, com a maior precisão possível e com antecedência, você precisará apenas de alguns detalhes para estabelecer um orçamento adaptado a cada cotação ou pedido.
- Templates de faturas para criar uma fatura profissional.
- Gerencie seu portfólio de clientes: retire a informação diretamente do banco de dados.
- Edite as suas faturas com toda a informação legal e fiscal necessária para a validade do documento (por exemplo, ICMS ou ISS). Você pode salvá-las em formato PDF.
- Relembre automaticamente qualquer vencimento ou data próximas de pagamentos, inclusive podendo aplicar multas e juros.
- Possibilidade de aplicar descontos;
- Guias e notas de entrega;
- Geração de lançamentos contábeis;
- Potencial integração com softwares contábeis e ERPs.
Porquê utilizar um sistema de faturamento ou cotação?
Vantagens
O software de gestão e faturação é essencial para a sua operação:
- Escrever faturas em planilhas do Excel pode levar a erros.
- Automatiza toda a gestão de clientes, criação de documentos para os seus clientes e para o seu contador;
- Gere seu fluxo de caixa;
- Ele permite que você faça um layout da sua fatura de acordo com as suas necessidades;
- Faturamento recorrente e lembretes de vencimentos e atrasos;
- Automatiza os procedimentos administrativos como a declaração do IVA e poupa-lhe tempo
- Sistemas de faturamento online podem ser usados em qualquer sistema operacional, Windows, Mac OS ou Linux;
Desvantagens
- Sistemas precisam estar em conformidade com a Lei o tempo inteiro, mudanças em alíquotas e cálculos afetam diretamente os sistemas de faturamento.
Que tipos de faturas você pode fazer com o software de faturamento?
Existem diferentes tipos de faturas que você pode criar usando o seu sistema de faturamento.
- Faturas intermédias ou faturas antecipadas. Esta é uma fatura antecipada faturada várias vezes ao ano para distribuir um grande pagamento ou consumo anual.
- A fatura de regularização que é feita para atualizar um valor, por exemplo, aluguel.
- A fatura final que põe fim a um serviço e fim de um contrato.
- A fatura "proforma" que é emitida a pedido do cliente imediatamente após uma compra.
- A fatura final que é o documento que resume o desempenho de um serviço ou a entrega de um bem.
Como escolher um sistema de faturamento?
Não contrate ou compre um software que seja muito complexo, onde poderá mais atrapalhar que ajudar. Escolha um programa de faturamento simples e preste atenção a:
- A interface do software para que as funções sejam rapidamente acessíveis.
- A personalização dos documentos. A fatura deve poder incluir o seu logotipo e as cores da sua empresa para que haja uma sintonia com a marca
- O fornecedor tem um serviço de atendimento ao cliente.
- A segurança dos dos seus dados.
- O preço: existem diferentes tipos de sistemas e planos (preços), dependendo do número de funcionários e perfil da empresa.
- A gestão de contatos deve permitir o preenchimento de todas as informações essenciais relativas aos clientes.
- Possibilidade de elaborar orçamentos;
- Trata-se de um software online ou versão para um único usuário instalada localmente.
Todos têm as suas vantagens e tudo se resume a escolher a solução certa de sistema de faturamento, que se adapta ao seu negócio.
Programa de faturamento instalado localmente
O software será instalado no servidor ou em um computador específico. Será necessário atualizá-lo regularmente. Deve-se ter em conta que o acesso às informações também será restrito. Se você quiser fazer seus lembretes, digitar os relatórios de despesas ou consultar a tesouraria, faturas e orçamentos, você terá que fazê-lo a partir do computador onde foi instalado.
O sistema de faturamento online (web)
O sistema de faturamento online ou web based, é por vezes mais interessante, porque as atualizações são constantes e eventualmente novos módulos e/ou funcionalidades são adicionadas. O acesso também é mais fácil, de qualquer dispositivo (PC, celular ou tablet), de qualquer lugar desde que haja internet. O preço muitas vezes varia de acordo com o número de funcionários que terão acesso ao seu sistema de faturamento. Dessa forma, o preço de um programa para um MEI será diferente do de uma PME ou grandes empresas.
